Procurement

Wenn Ausgaben auf Werte treffen

 

Die Wissenschaft des Ausgabenmanagements. Die Kunst Menschen und
Prozesse zu managen.
Alle Informationen zu verknüpfen, dass ist was Beschaffung schon immer sein sollte.

 

 

Warum Ivalua für die Beschaffung?

 

  • Nutzen Sie ein fehlerfreies, vertrautes “Amazon-ähnliches” Interface.
  • Verfolgen von aktuellen oder geplanten Beschaffungen gegen Budget
  • Verschicken Sie Anfragen aus jeder Quelle oder Format über Genehmigungsworkflows, die auf die jeweiligen Inhalte und Werte abgestimmt sind.
  • Einrichtung eines Warnsystems für fehlende Nachweise, ablaufende Dokumente und neue Stammdaten.
  • Stehen sie an der Spitze der Auftragserfüllung mit Lieferavisen und Abschlussbelegen .

 

Demoversion anfordern

Die Beschaffungsmodule von Ivalua

Bestellanforderungen

Anfragen aus Katalogen, Verträgen, PunchOuts oder aus Freitext – all dies kann über Genehmigungsworkflows gesteuert werden, die auf bestimmte Typen von Inhalt oder Wert abgestimmt werden.

KEY FEATURES

  • Kostenrechnung für verschiedene Kostenarten, mehrfach Lieferanten und mehrere Lieferstandorte.
  • Legen Sie Validierungsworkflows auf Basis des Typs der Bestellanforderungen fest.
  • Starten sie Spot-Bidding Events direkt aus der Bestellanforderung heraus.
  • Nutzen sie die Integration von Buchhaltungswerkzeugen für die Buchführung und Beschaffung.
  • Generieren Sie Buchhaltungseinträge für verschiedene Bücher (Einkaufsbuch, Verfahrensbuch, Buchungsbelege), die Sie anschließend in Ihr Buchhaltungssystem exportieren können.
  • Management der verschiedensten Möglichkeiten der Steuerverrechnung (absetzbar, nicht absetzbar, anteilig, selbst einzuschätzen).

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Bedürfnisse der jeweiligen Bedarfsträger direkt von ihnen erfahren und zwar mittels eines vertrauten Einkaufserlebnisses online, welches die User durch den Prozess leitet. Sparen Sie die Zeit von Fachexperten und Managern mithilfe des Arbeitsablauf-Routings – somit müssen sich diese Mitglieder Ihres Teams ausschließlich mit Ausnahmefällen befassen. Budgets und Projekte werden vorgewarnt bevor Bestellungen generiert werden.

Mehr dazu »


Bestellung

Bestellungen werden Lieferanten zur Bestätigung kommuniziert und ein formeller Bestelländerungsprozess tracked kontinuierlich die entsprechenden Anforderungen.

KEY FEATURES

  • Erstellen und verteilen Sie firmenspezifische, benutzerdefinierte Auftragsbestätigungsformulare.
  • Nutzen sie Vorrauszahlungen bei Bestellungen.
  • Managen Sie Rabatt-Prozentsätze.
  • Weisen Sie automatisch Kostenkategorien auf Basis des jeweiligen Benutzerprofils und des Einkaufstyps zu.
  • Verfolgen Sie sowohl geplante als auch vertraglich vereinbarte Ausgaben je nach Budgetkategorie nach.

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Automatisieren Sie die Erstellung mehrerer Bestellungen aus einer Bestellanforderung (oder umgekehrt), was Ihnen als Käufer Zeit einspart. Kommunikation über das Lieferantenportal oder via EDI/cXML führt den Lieferanten in den Prozess ein und zwar ohne die Notwendigkeit auf ein Fax, die Post oder eine E-Mail zu warten. Änderungen in der Reihenfolge der Auftragsausführung sparen im Vergleich zum Hinzufügen von Daten zu bereits freigegebenen Bestellungen Zeit.

Mehr dazu »


Wareneingänge

Erweiterte Lieferavis von Lieferanten mit einem Finalen Beleg für den Abschluss der Lieferung.

KEY FEATURES

  • Verfolgen Sie vertraglich vereinbarte Kosten je nach Budgetkategorie nach.
  • Erstellung vollständiger oder Teilbeläge.
  • Mehrere Budgetabgaben mit Auftragserfüllung.

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Weil Lieferungen und Belege ein Teil desselben Prozesses werden, außerdem wird die Notwendigkeit erneuter Eingabe von Daten minimiert. Lieferanten können Lieferungen im Voraus vermerken (oder in einigen Fällen um Liefererlaubnis bitten) und Käufer können Belege eintragen indem sie die gleichen Lieferavis bestätigen. Der Arbeitsablauf kann die Bedarfsträger über erhaltene Artikel oder Dienstleistungen benachrichtigen, um vor der Rechnungsstellung ihre Bestätigung zu optimieren.

Mehr dazu »


Budget Tracking

Verfolgen Sie tatsächliche und geplante Ausgabenverpflichtungen nach und vergleichen Sie diese mit dem online verwalteten oder aus Ihrem Finanzsystem importierten Budget.

KEY FEATURES

  • Laden Sie Budgets ganz einfach in das System.
  • Verwalten Sie die Budgets je nach Geschäftsjahr, Kostenstelle, Organisation, Projekt, usw.
  • Führen Sie eine Ausgabenanalyse bzgl. der Budgetgrenzen basierend auf dem Fortschritt durch (verplant, verhandelt, vertraglich vereinbart, in Rechnung gestellt).
  • Konfigurieren Sie Warnmeldungen bei Budgetüberschreitungen.

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Stoppen Sie Einkäufe bevor sie umgesetzt werden indem Sie Bestellanforderungen mit dem vorhandenen Budget abgleichen. Steuern Sie das Budget besser indem Sie nicht einfach nur sehen, wie viel Geld noch im Budget übrig geblieben ist, sondern auch das Budget zuvor eingesetzter Mittel sehen (in Form von Bestellanforderungen und Bestellungen, in Bezug auf die noch keine Rechnung ausgestellt wurde). Kommunizieren Sie Budgetbelastungen aus Bestellanforderungen und Bestellungen an das Budget-ERP oder ein anderes Buchhaltungssystem (andere Buchhaltungssysteme).

Mehr dazu »


Komplexe Leistungen

Erfassen und bestätigen Sie den Bedarf der Anfrager, sourcen Sie und erstellen Sie die Verträge, erteilen Sie Bestellungen und arbeiten Sie mit den Lieferanten zusammen für Leistungen wie Zeitarbeit, kostenpflichtige Leistungen oder Leistungen, die von der Produktion von Deliverables oder der Erfüllung von Zielen abhängen, und auf Pflichtenheften (SOW) basierende Leistungen.

DIE WICHTIGSTEN FUNKTIONEN

  • Anforderung von Zeitarbeit und Erfassung von Leistungsprofilen, Kompetenzniveaus, Lieferorten, Dauer, Meilensteinen und Preislisten – aus Vorlagen oder über Personalsachbearbeiter.
  • Anforderung von kostenpflichtigen Leistungen oder von der Produktion von Deliverables oder der Erfüllung von Zielen abhängigen Leistungen und Erfassung von Leistungsprofilen, detaillierte Beschreibungen von Deliverables, Dauer und Rabatten – aus Vorlagen oder Anfragen.
  • Bestellung von auf Pflichtenheften (SOW) basierenden Leistungen direkt aus diesem Pflichtenheft und Verträgen.
  • Initiierung von Spot Bids direkt aus einer Bestellanforderung und Nutzung von Überkapazitäten und überschüssigen Ressourcen.
  • Aktive Unterstützung bei der kollaborativen Beurteilung von Bewerbern, Zuweisungen, Integration, Timesheets, Fakturierung und Profilen.
  • Interne Verwaltung der Ziele/Meilensteine und Zahlungen für einfachen Abgleich von Rechnungen.

WELCHEN NUTZEN BIETET DIESES PAKET?

Kaufen Sie die geeigneten Leistungen über das Lieferantenportal zum günstigsten Preis, indem Sie die Zusammenarbeit nutzen. Nutzen Sie die Verbrauchererfahrungen zu jedem Gerät.

Sorgen Sie für die Einhaltung von Verträgen und rechtlichen und steuerlichen Fragen, auch in Bezug auf Lieferanten und Strategie. Stellen Sie die Genehmigung der Verantwortlichen und die Unterstützung aller Beteiligten beim Einkauf von Dienstleistungen sicher

Mehr dazu »