Rechnungsstellung

Schließen Sie den Kreislauf

 

Reichen Sie der Buchhaltung die Hand. Elektronische Rechnungsstellung wacht über ungerechtfertigte Ausgaben und ordnet zugleich die Ausgaben Verträgen und Auftragsbestätigungen zu.

 

 

Warum Ivalua für die Rechnungsstellung?

 

  • Erfassen Sie Rechnungen elektronisch.
  • Bringen Sie Bestellungen mit Belegen und Zahlungs-Vouchern in Einklang.
  • Nutzen Sie die schnelle Anpassungsfähigkeit für Early-Payment-Nachlässe.
  • Managen und verfolgen Sie Berichterstattungen zu Kosten und Reisebestätigungen nach.
  • Buchen Sie Rückstellungen für Waren und Dienstleistungen, die nicht vollständig empfangen oder noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

 

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Die Rechnungsstellungsmodule von Ivalua

Rechnungen & Zahlungen

Erfassen Sie Rechnungen elektronisch, stimmen Sie diese mit Bestellungen und Belegen ab und stellen Sie Zahlungs-Voucher aus.

KEY FEATURES

  • Initiieren Sie vorab Rechnungen auf Basis egal welchen Datensatzes oder Status.
  • Importieren Sie eingescannte Rechnungen und aus Rechnungen extrahierte Daten.
  • Konfigurieren Sie den Arbeitsablauf bei Rechnungsgenehmigungen mittels Preis- und Mengen-Ausnahmen.
  • Nutzen Sie die Integrierbarkeit mit Buchhaltungswerkzeugen für Buchhaltungseinträge und deren Bereitstellung.
  • Generieren Sie Buchhaltungseinträge für verschiedene Bücher (Einkaufsbuch, Verfahrensbuch, Buchungsbelege) und exportieren Sie sie anschließend in Ihr Buchhaltungssystem.
  • Management der verschiedensten Möglichkeiten der Steuerverrechnung (absetzbar, nicht absetzbar, anteilig, selbst einzuschätzen).

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Das manuelle Eintippen von Rechnungen wird mithilfe von Aufträgen, in denen Rechnungen elektronisch erfasst werden, erheblich reduziert. Warnmeldungen erinnern Lieferanten daran, Rechnungen korrekt auszustellen und Käufer daran, Aufträge abzuwickeln, damit das Unternehmen saubere Rechnungen erhält. Lieferanten müssen nicht wegen ihren Zahlungen anrufen, da sie den Status und die Zahlungszeitpläne sehen können.

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Erfassung der Rechnungsdaten

Lassen Sie die Lieferantenrechnungen zuschicken und hochladen, nutzen Sie die automatische optische Zeichenerkennung (OCR), erstellen und validieren Sie Daten aus PDF-Rechnungen; nutzen Sie Supplier Self-service und Self-learning für das Ausfüllen von Rechnungsdaten.

DIE WICHTIGSTEN FUNKTIONEN

  • Hochladen der Rechnungen durch die Lieferanten; automatische optische Zeichenerkennung (OCR); Erstellung und Validierung von Rechnungen; Einkäufer-Lieferanten-Workflow und Integration der Ivalua-Suite in eine Benutzerschnittstelle mit HTML-Format.
  • Zusendung von Mitteilungen an die Lieferanten per E-Mail, um sie aufzufordern, bestimmte Felder zu validieren und fehlende Informationen mitzuteilen; Verwendung eines Selbstlern-Systems zur automatischen Verbesserung der zukünftigen Validierung und Verwendung von Daten.
  • Möglichkeit für Lieferanten oder Einkäufer, zur Überprüfung die eingescannten PDF-Dokumente nebeneinander mit der automatisch erstellten Rechnung anzuzeigen.

WELCHEN NUTZEN BIETET DIESES PAKET?

Verwalten Sie Ihre nicht strategischen Kosten (Tail Spend) auf effiziente Weise, indem Sie 50-60% des Fakturierungsvolumens, das Sie per PDF-Dateien und Bilder erhalten, erfassen und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten nutzen, um Rechnungen zu übersenden, auszufüllen und zu verarbeiten und die Compliance erhöhen.

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Rückstellungen

Buchen Sie Rückstellungen für Waren und Dienstleistungen, die nicht vollständig empfangen oder noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

KEY FEATURES

  • Generieren Sie Rückstellungen und Prepaid-Kosten.
  • Erstatten Sie Bericht über Rückstellungen für Rechnungen ohne Belege (und umgekehrt).
  • Berechnen Sie dank detailliertem Backup Rückstellungsbeträge zum Ende des jeweiligen Zeitraums.

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Schließen Sie den jeweiligen Abrechnungszeitraum mit einem Backup für Rückstellungen, was dank all den Details bei Ivalua möglich ist. Managen Sie Rückstellungstransaktionen über Debit- und Kredittransaktionen.

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Kosten

Verfolgen Sie Zustimmungen zu Reisen nach und managen Sie die Kostenberichterstattung.

KEY FEATURES

  • Erfüllen Sie die firmeneigenen Kostenberichterstattungsbedingungen (tägliche oder aufgeschlüsselte Kosten, mit oder ohne unternehmenseigenen Kosten) und verfolgen Sie kumulierte Kosten je nach Zeitraum nach.
  • Importieren Sie Rechnungen aus mehreren Agenturen oder von mehreren Dienstleistern.
  • Nutzen Sie die eingebaute Integrierbarkeit mit dem Rechnungsstellungs-Modul von Ivalua.
  • Erstellen Sie Spesenabrechnungen und/oder Auftragsbestätigungen auf Basis des Akkreditivs.
  • Generieren Sie Buchhaltungseinträge und Mehrwertsteuer Management über die Integrierbarkeit mit Buchhaltungs Tools.

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Autorisieren — oder stoppen Sie — Kosten bevor sie entstehen. Automatisieren Sie die Erfassung und Weiterleitung von Spesenabrechnungen und sparen Sie somit wertvolle Zeit. Stellen Sie eine bessere Compliance der Online-Formulare und Guidelines für individuelle User sicher.

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Skonto

Nutzen Sie schnell zu bearbeitende Rechnungen für Early-Payment-Nachlässe.

KEY FEATURES

  • Präsentieren Sie Lieferanten, die ihre Rechnungen korrekt ausgestellt haben die Möglichkeiten zu Early-Payment-Nachlässen.
  • Managen Sie maximale Zahlungsbeträge, die täglich für frühzeitige Zahlungen zur Verfügung stehen.
  • Geben Sie Lieferanten die Möglichkeit dazu, Standard-Early-Paylment-Pläne zu erstellen.

WARUM STELLT DAS EINEN KONKRETEN WERT DAR?

Nutzen Sie Ihre Bargeldposition, um Lieferanten mit Cashflow-Problemen Entlastungen anzubieten. Erhalten Sie auch nach Ablauf der ausgehandelten Early-Payment-Bedingungen Rabatte.

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