4 Wege, wie moderne Software digitale Beschaffungsprozesse unterstützen wird

Die letzten Jahre waren ein Segen für das Beschaffungswesen, da es eine immer größer werdende strategische und kritische Bedeutung für die Wirtschaft erhalten hat. Die Pandemie hat diesen Trend noch beschleunigt, wobei der Geschäftsbereich Beschaffung an vorderster Front steht, wenn es darum geht, die Widerstandsfähigkeit und Kontinuität der Lieferkette zu gewährleisten, die Kosten zu senken und das Endergebnis zu schützen. Um diesen Aufwärtstrend beizubehalten, muss  der Beschaffungsbereich seine Relevanz beibehalten, insbesondere wenn sich die Prioritäten der Unternehmen auf die Wiederherstellung des Wachstums verlagern.

In einem kürzlich abgehaltenen Webinar, haben Alex Saric, CMO von Ivalua, und Duncan Jones, Vice President und Principal Analyst von Forrester, die Ergebnisse einer neuen Forrester-Studie vorgestellt, die sich mit der Frage beschäftigt, wie das Beschaffungswesen dazu beitragen kann, das Wachstum wiederherzustellen und die Widerstandsfähigkeit der Unternehmen zu gewährleisten. 

Laut Jones konzentrieren sich die Hauptprioritäten der Unternehmen nicht mehr auf die Kostensenkung, sondern primär auf die Verbesserung der Kundenerfahrung. „Die Beschaffungsabteilung muss ihren Fokus vom traditionellen Kostenschwerpunkt auf jene Dinge verlagern, die für die Kunden auch wirklich wichtig sind“, sagt er. Dazu gehören eine schnellere Innovationskooperation mit Lieferanten, die Zusammenarbeit mit nachhaltigen und ethischen Lieferanten sowie die Förderung der Mitarbeiter – all dies führt zu einer erhöhten geschäftlichen Agilität. 

Mittlerweile sehen sich Unternehmen mit unzähligen externen Risiken konfrontiert: Faktoren wie Klimawandel, geopolitische Probleme, zunehmend strengere Gesetzgebung und Vorschriften,  und natürlich die globale Pandemie wirken sich alle auf die Lieferkette aus, womit das Beschaffungswesen unter erhöhtem Druck steht, die Auswirkungen  dieser Makrorisiken mit effektiven Sourcing- und Lieferanten-Managementprozessen zu begrenzen. Infolgedessen hat es ein bislang ungekanntes Wachstum in der Softwarekategorie ‚Supplier Value Management‘ (SVM) gegeben, die dazu beträgt, Kapazitäten durch Automatisierung freizusetzen, die Zusammenarbeit zu verbessern und fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen. 

SVM ist eine 12-Millionen-Dollar-Kategorie

Die Forrester-Befragung von 500 Beschaffungsfachleuten beschäftigte sich mit den Möglichkeiten, die SVM-Software bietet, um Unternehmen wieder zu nachhaltigem Wachstum zu verhelfen. Laut Jones gibt es vier Schlüsselbereiche, in denen moderne Software das Beschaffungswesen fördern und stärken wird:

1) Optimierung der Automatisierung. 

Laut Jones sind die interessantesten Beispiele für Automatisierung die Aufgaben, die von einigen wenigen und kostengünstigen Sourcing- und Beschaffungsexperten ausgeführt werden. „Bei den ersten Automatisierungswellen ging es darum, die wirklich einfachen, unqualifizierten Aufgaben zu automatisieren“, sagt er. „Aber man kann nur einen begrenzten Wert gewinnen, wenn die Aufgaben für die kostengünstigsten Mitarbeiter automatisiert werden. Eine viel größere Gewinnquote lässt sich erzielen, wenn man die langweiligsten, alltäglichsten Aufgaben der Top-Sourcing-Profis automatisiert.“  

Zum Beispiel erfordert die Zuordnung zu den richtigen GL-Codes für eine Rechnung Erfahrung und Wissen – und das ist eine Aufgabe, die nicht an einen Sachbearbeiter auf Einstiegsebene vergeben werden kann. „Das sind Aufgaben, die qualifizierte Beschaffungsprofis erledigen müssen, die aber mühsam und zeitaufwändig sind“, so Jones. Er fügt hinzu, dass der Trend zur Automatisierung anspruchsvollerer Aufgaben zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt, da das Arbeitspensum verringert wird und die Mitarbeiter ihre höherwertigen Fähigkeiten zum Vorteil des Unternehmens einsetzen können. „Man kann einen höheren Geschäftswert erzielen, wenn man diese Fachkräfte von dem Arbeitspensum entlastet, damit sie sich auf Aufgaben auf höherer Ebene konzentrieren können, wie z. B. Vertragsverhandlungen oder Risikobewertungen.“ 

2) Umstellung von Drilldown auf Alerting. 

Laut Jones konzentriert sich Beschaffungssoftware traditionell bisher darauf, Daten zu aggregieren und auf das zurückzublicken, was bereits geschehen ist, um sich auf das vorzubereiten, was in der Zukunft passieren könnte, was nicht immer sinnvoll ist. Intelligente Software verlagert sich vom Drilldown vorhandener Daten hin zum Alerting, so dass Manager auf Ereignisse oder Trends in Echtzeit reagieren können. 

„Nehmen Sie zum Beispiel Liefertermine“, erwähnt Jones. „Durch die Alarmierung können Sie Umweltfaktoren wie Verkehr oder Wetter berücksichtigen und erkennen, dass sich eine Lieferung wahrscheinlich verspäten wird. Auf diese Weise können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Verspätung zu begrenzen und alternative Lieferquellen zu erschließen.“ Andere Beispiele sind übermäßige Preisabweichungen, doppelte Rechnungen oder überflüssige Genehmigungen. Wenn die Software so eingestellt ist, dass sie potenzielle Risiken oder Fehler erkennt und die Beschaffungsmitarbeiter alarmiert, ermöglicht sie einen proaktiveren Ansatz für das Management der Lieferkette und die Gewährleistung der Geschäftskontinuität.

3) Optimierung der Entscheidungsfindung. 

Laut Jones war die ursprüngliche Vision für Künstliche Intelligenz (KI) beim Sourcing und der Beschaffung, dass sie die Abteilungen darüber informiert, was sie wann brauchen, dass sie automatisch die Verkäufer für die Preisgestaltung kontaktiert und den Auftrag ohne menschliche Beteiligung vergibt. Auch wenn das noch in weiter Ferne liegt, sagt Jones, dass KI-gestützte Software wertvoll ist, wenn es darum geht, mehrere Datenquellen an einem Ort zusammenzuführen, um sie dem Benutzer zu präsentieren. „Wir müssen uns nicht mehr darum kümmern, mehrere Extraktions- und Ladeschnittstellen zu integrieren und alle Daten in eine Datenbank zu pferchen“, so Jones. „Die Daten können an verschiedenen Stellen in einer SVM-Lösung vorhanden sein, und wir können sie für die Analyse zusammenführen, wenn es für den Benutzer an der Zeit ist, eine Entscheidung zu treffen.“ 

Moderne Software kann z. B. Empfehlungen auf Basis des bisherigen Nutzer- oder Lieferantenverhaltens geben. Jedoch ist dies keine zuverlässige Anwendung von KI, warnt Jones. „Diese Art der Vorhersage beruht auf dem Lernen von den beteiligten Personen“, sagt er. „Wenn der Risikobewerter voreingenommen ist oder sich in der Art und Weise, wie er die Antworten interpretiert, immer wieder irrt, wird die Software dies reproduzieren. Oder wenn die Menschen, die die Software benutzen, keinen Verhaltensmustern folgen, dann wird das System Schwierigkeiten haben, genaue Vorhersagen zu treffen.“

Laut Jones wird die Software in Zukunft in der Lage sein, Verzerrungen zu erkennen und bessere Optionen vorzuschlagen. Die Herausforderung wird darin bestehen, einen objektiven Weg zu finden, um den Erfolg oder Misserfolg früherer Entscheidungen zu messen. Für Unternehmen ist es wichtig, jetzt eine solide Datengrundlage zu schaffen, um von den verbesserten KI-Fähigkeiten zu profitieren.

4) Verbesserung der Zusammenarbeit. 

Ein gemeinsamer Trend in den Umfrageergebnissen war die Bedeutung der Zusammenarbeit mit Lieferanten und der damit verbundenen Herausforderungen. Zusammenarbeit führt zu schnelleren Produktinnovationen, und die Forrester-Umfrage ergab, dass 44 % der Befragten mit Lieferanten zusammenarbeiten, um neue Produkte und Dienstleistungen einzuführen. Software kann eine effektive Zusammenarbeit unterstützen, indem sie eine skalierbare, effiziente Interaktion zwischen Beschaffung, Geschäftsinteressenten und Lieferanten ermöglicht. Sie kann helfen, Informationen sicher auszutauschen, die Kommunikation effizienter zu gestalten und das Projektmanagement zu verbessern. 

Der Einsatz von Technologie nicht nur für die Zusammenarbeit entscheidend, sondern auch zur Verbesserung von Transaktionsprozessen. Software kann zum Beispiel schnellere Zahlungen und Transparenz ermöglichen, was zu zufriedenstellenderen Lieferantenbeziehungen führt, die das Engagement und die Loyalität fördern. „Wenn Sie der bevorzugte Kunde für Ihren Lieferanten werden und großartige Innovationen von ihm erhalten wollen, ist die pünktliche Zahlung eines der besten Dinge, die Sie tun können“, so Jones. „Es gibt einen greifbaren Zusammenhang zwischen schnellerer Bezahlung und Transparenz des Zahlungsprozesses einerseits und der Bereitschaft der Lieferanten, mit einem Unternehmen gemeinsam zu innovieren andererseits – und die richtige Software kann das ermöglichen.“

Die Zukunft der Beschaffung ist digital

Jones schließt mit einigen hilfreichen Empfehlungen für Beschaffungsteams, wie sie Software am besten nutzen können, um die digitale Transformation zu bewältigen, die notwendig ist, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, was auch immer die Zukunft bringen wird:

• Richten Sie die Beschaffungsziele an den Wachstumstreibern des Unternehmens wie Innovation und Agilität aus.
• Modernisieren Sie Ihre SVM-Software, um diese Ziele zu erreichen und Ihr Lieferantenökosystem agil, ethisch und zuverlässig zu gestalten.
• Suchen Sie nach Softwareanbietern mit KI-gestützten Fähigkeiten sowohl in ihrem aktuellen Angebot als auch in ihrer Produkt-Roadmap.
• Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Automatisierung von geringqualifizierten Aufgaben und implementieren Sie präskriptive Warnmeldungen, um ein proaktives Lieferantenmanagement zu ermöglichen.

Ivalua hilft Unternehmen weltweit dabei, Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten und gemeinsam zu innovieren, den Zugang zu verwertbaren Erkenntnissen zu verbessern und die Geschäftskontinuität in der Covid-19-Ära sicherzustellen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ivalua Ihr Unternehmen in jeder Phase der digitalen Transformation unterstützen kann, kontaktieren Sie uns noch heute.