5 Schritte zur Modernisierung des Lieferantenmanagements

von Alex Saric

Wenn wir die Beziehungen zwischen Käufern und Lieferanten betrachten, betreten wir eine schöne neue Welt. Unternehmen hängen zunehmend von ihren Lieferanten ab, um innovative Waren und Dienstleistungen rechtzeitig auf den Markt zu bringen, ESG-Vorgaben zu erfüllen und andere Ziele zu erreichen. Selbst Kostensenkungen erfordern auf dem heutigen Markt häufig eher eine effizientere Zusammenarbeit als Preisverhandlungen. Gleichzeitig waren Unternehmen noch nie so großen Lieferkettenrisiken hinsichtlich Lieferkontinuität, Qualität oder ESG-Verstößen ausgesetzt. Regierungen, Mitarbeiter und Kunden verlangen, dass Unternehmen Verantwortung für Scope-3-Emissionen, Zwangsarbeit und Sanktionsverstöße übernehmen. Zu allem Überfluss haben die äußerst angespannten Beschaffungsmärkte die Verhandlungsmacht weiter von den Käufern auf die Lieferanten verlagert.

Ein effektives Lieferantenmanagement ist deshalb mittlerweile einer der wichtigsten Faktoren für den Unternehmenserfolg. Dennoch tun viel zu wenige Unternehmen das Richtige. Eingeschränkte Kommunikation, geringe Transparenz und transaktionale Beziehungen sind bei den meisten Lieferanten immer noch die Regel. In einer kürzlich von Ivalua in Auftrag gegebenen Studie von Forrester Consulting wurde festgestellt, dass nur 13 % der Unternehmen ein effizientes Lieferantenmanagement haben. Hierunter versteht Forrester ausgearbeitete Programme, die in der gesamten Lieferantenbasis umfassend angewendet werden.

Führungskräfte müssen einen neuen, ganzheitlichen Ansatz für das Lieferantenmanagement einführen. Die sehr lesenswerte Forrester-Studie identifizierte häufig vorhandene Hindernisse wie auch klare Strategien für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement, um eine Reihe von strategischen Zielen zu erreichen. Im Folgenden erläutern wir die 5 Schritte zur Modernisierung des Lieferantenmanagements, die sowohl Transparenz als auch effizientes Engagement umfassen.

1. Verschaffen Sie sich Kontrolle über Ihre Lieferantendaten. Wenige Unternehmen wissen, bei welchen Lieferanten sie einkaufen – und nicht einmal wie viel… Die Daten sind häufig über verschiedene Systeme verstreut und enthalten nicht selten Dubletten und Fehler. Ausgabenanalyse-Software könnte helfen, die Lieferantendaten zu bereinigen und eine genaue Momentaufnahme zu erstellen, ist aber nicht ausreichend. Eine solche Software arbeitet stets im Nachgang und behebt selten die zugrunde liegenden Probleme in den Backend-Systemen. Um wirklich die Kontrolle über die unternehmensweiten Lieferantendaten zu erhalten, müsste ein fortgeschrittenes Lieferantenmanagement “Master Data Management (MDM)” eingesetzt werden. Vor allem wenn sie in Spend-Management-Suiten eingebettet sind, können solche Lösungen helfen, die Daten im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen und Dubletten und andere Probleme direkt an der Ursache zu beheben. Chassis Brakes Int’l (das jetzt zu Hitachi gehört) ist ein gutes Beispiel, denn sie haben mithilfe ihrer globalen Source-to-Pay-Plattform (S2P) die Lieferantendaten in allen 25 globalen ERP-Umgebungen vereinheitlicht. Die durchgängige Transparenz trug dazu bei, eine Rationalisierung der Lieferantenbasis durchzuführen, die Leistung und die Beziehungen zu verbessern sowie Einsparungen und Risikominimierung zu erzielen.

Die erfolgreiche Verwendung von MDM setzt voraus, dass die Beschaffung eng mit der IT zusammenarbeitet. Allerdings wurde die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung als das größte Hindernis für eine verbesserte Sichtbarkeit der Lieferanten identifiziert. Deshalb ist eine gemeinsame Anstrengung der Führungskräfte notwendig.

2. Ermöglichen Sie eine 360-Grad-Sicht. Nachdem Sie wissen, wer Ihre Lieferanten sind, sollten Sie die Sichtbarkeit aller relevanten Aspekte wie Risiken, Performance oder ESG-Richtlinien ermöglichen. Dies gilt sowohl für neue Lieferanten, deren Aufnahme Sie prüfen, als auch für das Monitoring der bestehenden Lieferanten. Fragmentierte S2P-Anwendungen sind hier die größte Herausforderung. Paradoxerweise hat Forrester herausgefunden, dass dieses Problem für Unternehmen, die beim Lieferantenmanagement am weitesten fortgeschritten sind, am akutesten ist. Allzu viele von ihnen, die mit Begeisterung Best-of-Breed- oder punktuelle Technologielösungen einführten, um unmittelbare Probleme zu lösen, mussten feststellen, dass sie damit das Problem der Datenfragmentierung noch verschärften. Manager sollten daher bei der Auswahl der Technologie ihre langfristige  Datenstrategie im Fokus haben.

Obwohl keine Lösung alle erforderlichen Informationen liefert, bietet ein Hub-and-Spoke-Modell mit einer zentralen, modularen Plattform, die unternehmensweite Daten zu einem einzigen Datensatz für jeden Lieferanten zusammenführt und sich nahtlos in ein robustes Ökosystem zusätzlicher Quellen (z. B. Finanzdaten, ESG-Bewertungen …) integriert, die erforderliche Visibilität. Entscheidend ist, unter die Oberfläche der vielen sogenannten „integrierten Suiten" oder „Plattformen" zu schauen, um zu erfahren, ob die Daten innerhalb von S2P tatsächlich vereinheitlicht sind und wie einfach sie durch externe Quellen ergänzt werden können.

3. Erfassen Sie Ihre Sublieferanten. Ein 360-Grad-Überblick über Ihre unmittelbaren Lieferanten reicht nicht aus. Die meisten Lieferrisiken aufgrund von Unterbrechungen oder ethischen Verstößen liegen nicht bei direkten Lieferanten, sondern auf den darunterliegenden Ebenen. Allerdings ist die Visibilität weitgehend schlecht. So überrascht es nicht, dass dies das drittgrößte Hindernis war, das von Forrester identifiziert wurde. Ein effizientes Risikomanagement oder Verbesserungspläne müssen auch Sublieferanten einbeziehen.

Zur Lösung dieses Problems sollte eine S2P-Technologie eingesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass Lieferanten direkten Zugang zum System erhalten und Aktionspläne definiert werden, damit sie Abhängigkeiten zwischen Lieferanten angeben. Die direkte Eingabe dieser Informationen in das System steigert die Effizienz, da keine manuelle Konsolidierung von E-Mails oder Tabellen erforderlich ist. Es erlaubt den Nutzern auch, Sublieferanten automatisch mit Risiko- und Leistungsdaten aus externen oder internen Quellen anzureichern und wechselseitige Abhängigkeiten zwischen Lieferanten abzubilden, um Risiken besser einschätzen zu können.

4. Ermöglichen Sie eine effiziente, skalierbare Zusammenarbeit. Ein effizientes Lieferantenmanagement besteht nicht nur darin, die richtigen Lieferanten auszuwählen und sie zu verfolgen. Dies sollte einen ersten Schub bei den Ergebnissen bringen, aber die größten Fortschritte ergeben sich oft aus der fortlaufenden Kooperation. Nehmen wir zum Beispiel die Kohlenstoffreduzierung. Kaum ein Unternehmen ist so weit, wie es möchte. Da 70 % der Emissionen in der Lieferkette entstehen, liegt der Schlüssel zum Erreichen der ehrgeizigen Ziele, die von immer mehr Unternehmen angekündigt werden, in der Zusammenarbeit mit Lieferanten, die sich genauso dringend verbessern wollen wie Sie. Das Anstoßen von Innovationen durch Lieferanten (das von den Befragten der Forrester-Studie als wichtigste Möglichkeit genannt wurde) hängt ebenfalls von der Zusammenarbeit ab.     

Wie bei der Transparenz liegt auch hier der Schlüssel zur Wertmaximierung in der Förderung einer umfassenden und intensiven Zusammenarbeit. Die Zusammenarbeit sollte den gesamten Lebenszyklus der Lieferanten umfassen, von der Planung der Einführung neuer Produkte über Prognosen und Bestellplanung bis zu den Zahlungen. Hier sind mehr als nur Transaktionsdetails nötig, nämlich auch der sichere Austausch von Produktspezifikationen, die gemeinsame Arbeit an Aktions- oder Verbesserungsplänen und vieles mehr.

Die Digitalisierung der Zusammenarbeit ist Voraussetzung für den Erfolg. Der Mangel an Technologie für die Zusammenarbeit mit Lieferanten wurde als größtes Hindernis für die Verbesserung der Nachhaltigkeit und an dritter Stelle bezüglich der Verbesserung der Innovation genannt.

Manager sollten gewährleisten, dass die Zusammenarbeit die erforderliche Tiefe und Breite unterstützt. Das bedeutet eine Erweiterung des S2P-Prozesses, der sichere Austausch einer Vielzahl von Informationen, die Unterstützung des Projektmanagements und die Automatisierung von Aktions- oder Verbesserungsplänen. Der führende Automobilzulieferer Meritor ist dafür ein gutes Beispiel. Durch die Digitalisierung des gesamten Lieferanten- und Produktlebenszyklus konnte er die Zusammenarbeit verbessern und die Einführung neuer Produkte beschleunigen.

5. Setzen Sie Anreize für richtiges Verhalten. Und schließlich dürfen wir auch den entscheidenden menschlichen Aspekt nicht vergessen. Die genannten Schritte werden nur dann zum angestrebten Ergebnis führen, wenn für die Einkaufsabteilung UND Lieferanten Anreize zur Zusammenarbeit gegeben werden. Der Einkauf muss auch ein Interesse daran haben. Das bedeutet, dass die Beschaffungskennzahlen die Verbesserungen durch ein optimiertes Lieferantenmanagement belohnen müssen, zum Beispiel eine verbesserte Nachhaltigkeit, weniger Störungen oder anderes. 

Kostendominierte KPIs setzen Anreize für die traditionelle Art der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Genauso müssen Anreize für Lieferanten geschaffen werden, wenn Sie von ihnen erwarten, dass sie Innovationen teilen oder mehr Zeit investieren, als für die bloße Auftragserfüllung nötig ist. Dies gilt auch für die größten Unternehmen. Führen Sie ein Kundenbindungsprogramm ein oder überprüfen und verbessern Sie Ihr bestehendes Programm. Bezahlen Sie Ihre Lieferanten pünktlich, gewähren Sie ihnen mehr Flexibilität bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen, zeigen Sie Transparenz und ermöglichen Sie ihnen den Zugang zu den Systemen, die sie benötigen, um einfacher und effektiver mit Ihnen zusammenzuarbeiten. 

Natürlich sind für jeden dieser Schritte mehr Einzelheiten erforderlich. Doch wenn Sie jeden einzelnen Schritt durchdenken und den richtigen Ansatz für ein ganzheitliches Lieferantenmanagement unter Berücksichtigung Ihrer Prioritäten und Anforderungen entwickeln, werden Sie Ihren Mitbewerbern weit voraus sein. Warten Sie also nicht! Machen Sie sich auf den Weg, um das wahre Potential Ihrer Lieferantenbasis zu entfalten.Hier können Sie die neue Forrester-Studie herunterladen.