7 Schritte zum Erfolg: Wertschöpfung, Transparenz und Compliance in der Beschaffung

Die Beschaffung befindet sich an einem Wendepunkt. Procurement ist heute nicht mehr nur eine Kostenstelle, sondern ein strategischer Motor, der entscheidend zur Wertschöpfung und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beiträgt. Globale Marktveränderungen, technologische Innovationen und steigende Anforderungen an Nachhaltigkeit zwingen Unternehmen, ihre Strategien neu zu überdenken. 

Wer heute handelt, sichert sich Wettbewerbsvorteile: Von Kostensenkung und Risikominimierung bis hin zu mehr Effizienz und Transparenz. Die Digitalisierung bietet eine nie dagewesene Chance, Prozesse zu automatisieren, den Einkauf zu vernetzen und zukunftssicher aufzustellen. Unternehmen, die diese Transformation frühzeitig angehen, schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Resilienz in einem zunehmend volatilen Marktumfeld.

Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wie Sie Ihre Beschaffungsorganisation zukunftssicher gestalten können.

Warum sollten Unternehmen schon heute daran denken, die Beschaffung umzugestalten? 

Es gibt viele Gründe, Beschaffungsprozesse neu zu überdenken, um sie effizienter und transparenter zu machen. Hier sind einige der wichtigsten: 

• Strategische Wertschöpfung: Durch die Ausrichtung der Aktivitäten an den Unternehmenszielen kann die Beschaffungsfunktion strategisch zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen. Durch eine verbesserte Zusammenarbeit mit den Lieferanten und Innovationen können Unternehmen die digitale Transformation nutzen, um engere Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen, Produkt- und Service-Innovationen voranzutreiben und fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Ressourcen optimieren und Chancen zur Wertschöpfung bieten .
• Effizientere Beschaffung: Die Transformation des Beschaffungswesens rationalisiert und optimiert Beschaffungsprozesse, indem manuelle Aufgaben reduziert, Engpässe beseitigt und Zykluszeiten beschleunigt werden. Die Automatisierung steigert die Effizienz, indem sie wertvolle Ressourcen freisetzt, Fehler reduziert und den Verwaltungsaufwand minimiert. Effizientere Beschaffung hilft Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen schneller auf den Markt bringen sowie schneller auf Kundenwünsche reagieren.
• Kostenreduzierung: Die Umgestaltung des Beschaffungswesens optimiert das Ausgabenmanagement, indem es Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert, günstige Konditionen mit Lieferanten aushandelt und verschwenderische Ausgaben eliminiert. Skaleneffekte und standardisierte Beschaffungsprozesse tragen dazu bei, Kosten zu senken und die Kaufkraft zu erhöhen, was sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirkt.
• Erhöhte Transparenz: Die Transformation des Beschaffungswesens erhöht die Transparenz der Beschaffungsaktivitäten und ermöglicht den Beteiligten einen Echtzeit-Zugang zu Daten und Erkenntnissen. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien zu gewährleisten und das Risiko von Betrug und Korruption zu verringern. Transparente Beschaffungsprozesse schaffen Vertrauen bei Kunden, Investoren und Aufsichtsbehörden und stärken den Ruf und die Markenintegrität des Unternehmens.
• Qualitätsverbesserung: Die Umgestaltung des Beschaffungswesens konzentriert sich auf die Gewährleistung von Qualitätsstandards für Produkte und Dienstleistungen durch eine exakte strenge Bewertung, Kontrolle und Verwaltung der Lieferanten. Qualitätssicherungsprozesse und Leistungskennzahlen versetzen Unternehmen in die Lage, Qualitätsprobleme proaktiv zu erkennen und zu beheben, wodurch das Risiko von Mängeln und Rückrufen verringert und letztlich die Kundenzufriedenheit verbessert wird.
• Compliance: Ob EU Verordnung 2022/2554 über die digitale operationale Resilienz (Digital Operational Resilience Act, kurz DORA) oder rechtliche Anforderungen zum Thema elektronische Rechnungsstellung, robuste Procurement-Technologien vereinfachen Compliance in vielen Sektoren. 

7 Schritte für eine erfolgreiche Strategie zur Transformation der Beschaffung

Bei der Entwicklung einer Strategie zur Umgestaltung des Beschaffungswesens ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre langfristigen Ziele zu berücksichtigen und zu überlegen, wie Sie eine zukunftsfähige Beschaffungsorganisation aufbauen wollen. Hier sind sieben wichtige Schritte für eine erfolgreiche Umgestaltung:

1. Bewerten Sie die aktuellen Prozesse: Bewerten Sie die bestehenden Beschaffungsabläufe und -praktiken, um Stärken und Schwächen zu ermitteln. Untersuchen Sie Ihre aktuelle Technologie auf Lücken oder doppelte/überlappende Funktionen, und ermitteln Sie, wo Datensilos bestehen.
2. Identifizieren Sie Verbesserungsbereiche: Ermitteln Sie spezifische Aspekte der Beschaffungsprozesse, die optimiert, rationalisiert oder automatisiert werden können, um die Effizienz und Effektivität zu steigern.
3. Erstellen Sie einen Fahrplan: Erstellen Sie einen strategischen Plan mit Zielen, Zeitvorgaben und Ressourcen, die für die Umsetzung Ihrer Initiativen zur digitalen Transformation der Beschaffung erforderlich sind.
4. Gewinnen Sie die Akzeptanz der Führungskräfte: Sichern Sie sich die Unterstützung und das Engagement der Führungsebene, indem Sie die Vorteile und die strategische Bedeutung der Transformation der Beschaffung vermitteln.
5. Auswahl und Implementierung der richtigen Technologien: Identifizieren und implementieren Sie geeignete Technologielösungen wie Beschaffungssoftware und Analyseplattformen, um die Prozesse zu verbessern und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
6. Kontinuierliche Verbesserung und Messung: Definieren Sie konkrete Leistungskennzahlen (KPIs) und Benchmarks, um den Fortschritt zu überwachen, Performance zu analysieren und Potenziale für eine kontinuierliche Optimierung der Beschaffungsprozesse zu identifizieren. 

Change Management: Gehen Sie proaktiv auf Widerstände gegen Veränderungen ein, bieten Sie Schulungen und Unterstützung an und fördern Sie eine Kultur der Innovation und kontinuierlichen Verbesserung, um die erfolgreiche Einführung neuer Prozesse und Technologien zu gewährleisten. Eine Befragung von 100 Kollegen aus über 30 Ivalua-Partnern hat ergeben, dass Stakeholder Alignment und Change Management die größten Herausforderungen bei der Transformation der Beschaffung darstellen. Laden Sie hier weitere Umfrageergebnisse herunter.

Nutzen Sie neueste Technologien, um die Beschaffung zu transformieren

Die passende Beschaffungssoftware verwandelt Ihr Team in zentrale Akteure für den Unternehmenserfolg. Einkaufsabteilungen sehen sich häufig Herausforderungen wie inkonsistenten Daten, manuellen Prozessen und fehlender Transparenz gegenüber, was die Entscheidungsfindung und Kostenkontrolle erschwert. Unser Einkaufsratgeber hilft Ihnen, die richtige Auswahl zu treffen. 

Moderne Beschaffungstechnologien helfen bei der Lösung dieser Herausforderungen, indem sie Risiken verringern, Einsparungen maximieren und die Leistung der Lieferanten steigern. Der Gartner® Magic Quadrant™ 2024, der Ivalua als führend auszeichnet, zeigt, dass S2P-Lösungen eine umfassende Verwaltung aller Einkaufsaktivitäten in einer integrierten Plattform ermöglichen.

Künstliche Intelligenz (KI), wie zum Beispiel Ivaluas KI-Assistentin IVA, ist entscheidend für die Automatisierung der Beschaffung, da sie durch den Einsatz fortschrittlicher Algorithmen und maschinellen Lernens die Entscheidungsfindung optimiert. Indem sie große Datenmengen analysiert, ermöglicht KI Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die strategische Aktivitäten verbessern und Störungen in der Lieferkette abmildern.

Erfahren Sie, wie Sie Künstliche Intelligenz für zeitaufwändige und repetitive Tätigkeiten nutzen können, um Ihren Teams mehr Raum für strategische Aufgaben zu geben. Laden Sie jetzt Ihren “KI für Procurement”-Leitfaden herunter.

Fazit: Beschaffung 2025

Die Umgestaltung des Beschaffungswesens ist für Unternehmen eine entscheidende Initiative, um langfristige Wertschöpfung und Nachhaltigkeit sicherzustellen. Durch die Umsetzung der oben genannten sieben Schritte können Unternehmen nicht nur ihre Prozesse optimieren, sondern auch ihre Beziehungen zu Lieferanten verbessern und Kosten senken. In einer Zeit, in der Transparenz und Effizienz mehr denn je gefragt sind, bietet eine strategische Neuausrichtung der Beschaffung die Chance, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. 

Beginnen Sie noch heute mit Ihrer Transformation und positionieren Sie Ihr Unternehmen für eine erfolgreiche Zukunft.