In einem zunehmend komplexen und dynamischen Umfeld stoßen traditionelle Beschaffungssoftware und manuelle Prozesse an ihre Grenzen. Viele Einkaufsabteilungen setzen daher auf Künstliche Intelligenz (KI) in der Beschaffung, um Antworten zu finden.
Wir erleben, wie KI bereits alltägliche Tools und Suchmaschinen verändert – nun entwickelt sie sich auch im strategischen Sourcing und in der Beschaffung zu einem strategischen Instrument.
Bei Ivalua unterstützen wir globale Einkaufsteams dabei, KI über den gesamten Source-to-Pay-Prozess hinweg zu integrieren – für mehr Automatisierung, bessere Einblicke und höhere Agilität.
In diesem Artikel erläutern wir, wie KI die Beschaffungsprozesse transformieren kann und welche messbaren Vorteile Unternehmen bereits heute realisieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Anwendungsbereiche von Generativer KI haben sich im vergangenen Jahr deutlich ausgeweitet und helfen heute bei Risikofrüherkennung, Compliance und Governance sowie Entscheidungsfindung.
- Die Wahl der passenden KI-gestützten Beschaffungslösung ist ein entscheidender Schritt zur Modernisierung Ihres Einkaufs. Sie sollte nicht nur aktuelle Herausforderungen lösen, sondern vor allem auch zukunftsfähig und skalierbar sein.
Warum Beschaffungsabteilungen zunehmend auf KI setzen
Einkaufsteams stehen unter dem Druck, mit weniger Ressourcen mehr Wert zu schaffen – und das bei sinkender Fehlertoleranz. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen weiterhin auf manuelle Prozesse, die ineffizient sind und Fehler begünstigen.
Solche Ineffizienzen führen zu Zeit- und Budgetverlusten und erhöhen das Risiko für Fehleinkäufe oder Fristversäumnisse. Hinzu kommt ein steigendes Lieferantenrisiko: Ohne geeignete Tools fürs Lieferantenmanagement ist es schwer, Anbieter zuverlässig zu bewerten oder frühzeitig Warnsignale zu erkennen. Oft wird erst reagiert, wenn Probleme bereits eskaliert sind – proaktives Risikomanagement bleibt die Ausnahme.
Auch fundierte Entscheidungen leiden unter verstreuten Informationen in E-Mails, Excel Tabellen oder veralteten Systemen. Entscheidungen basieren häufig auf Bauchgefühl statt auf Datenanalysen.
Hier schafft KI Abhilfe. Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie die Lieferantenanlage, das Starten von Ausschreibungen, die Rechnungsprüfung, die Konsolidierung von Bestellungen oder Vertragsanalysen. So entstehen automatisierte Workflows bei gleichzeitig geringeren Betriebskosten. Einkaufsteams gewinnen Zeit für strategische Themen und treffen fundierte Entscheidungen auf Basis valider Daten.
Laut Gartner haben sich die Anwendungsbereiche von Generativer KI im vergangenen Jahr deutlich ausgeweitet. Anbieter führen laufend neue Funktionen ein. Hier einige zentrale Anwendungsmöglichkeiten:
- Risikofrüherkennung: KI analysiert Finanzdaten, Leistungskennzahlen und Nachrichtenquellen, um potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren – für bessere Lieferantenentscheidungen ohne böse Überraschungen.
- Compliance und Governance: KI sorgt für die automatische Einhaltung von Richtlinien und erkennt Regelverstöße frühzeitig – für weniger regulatorisches Risiko und höhere Prüfbereitschaft.
- Bessere Entscheidungen: Mithilfe prädiktiver Analysen erhalten Teams Echtzeit-Einblicke in Ausgaben, Marktveränderungen und Lieferantenperformance – und können schneller und gezielter handeln.
Kurz gesagt: KI verwandelt die Beschaffung von einem reaktiven, manuellen Prozess in eine proaktive, datengetriebene Funktion.
Konkrete Anwendungsbeispiele von KI im Sourcing und in der Beschaffung
KI verändert jede Phase des Source-to-Pay-Prozesses – von der Lieferantenauswahl bis zur Zahlungsabwicklung. Hier einige zentrale Anwendungsfelder:
KI-gestützte Sourcing-Strategien
Tools mit KI analysieren historische Einkaufsdaten, Markttrends und Lieferantenleistungen, um optimale Sourcing-Strategien zu empfehlen. Sie erkennen Einsparpotenziale, identifizieren Lieferantenrisiken und automatisieren erste Schritte wie die Lieferantensuche oder die Erstellung von Ausschreibungen.
Vertragsmanagement
KI-unterstützte Lösungen zum Vertragsmanagement verkürzen langwierige Vertragsprüfungen, indem sie Schlüsselbegriffe extrahieren, Unstimmigkeiten aufdecken und Änderungen vorschlagen. Natural Language Processing (NLP) vergleicht neue Verträge mit genehmigten Vorlagen und unterstützt sogar Verhandlungen.
Lieferantenmanagement
KI-Lösungen zum Lieferantenmanagement überwachen kontinuierlich Leistungsdaten, Finanzen und ESG-Kriterien von Lieferanten – auch unter Einbeziehung externer Quellen wie Nachrichtenfeeds oder Bonitätsbewertungen. Risiken werden so frühzeitig erkannt.
Ihr Leitfaden zum Lieferantenmanagement: Strategien und Erfolgskonzepte für 2025.
Bedarfsanforderung und Bestellung
KI erleichtert den Einkauf, indem sie bevorzugte Lieferanten vorschlägt und unzulässige Anforderungen aufdeckt. Intelligente Assistenten empfehlen passende Produkte – basierend auf bisherigen Einkäufen oder internen Richtlinien.
Rechnungsbearbeitung
KI automatisiert die Erfassung, den Abgleich und die Validierung eingehender Rechnungen. Abweichungen zwischen Bestellung, Rechnung und Lieferschein werden durch Invoicing-Lösungen in Echtzeit erkannt und korrigiert – bevor Zahlungen verzögert werden.
Zahlungen
KI-Technologie für Payments optimiert Zahlungsabläufe, z. B. durch bessere Nutzung von Skonti oder zur Vermeidung von Doppelzahlungen und Betrug. Diese Anwendungsfälle zeigen, wie KI den Einkauf entlastet und datenbasierte Entscheidungen ermöglicht – ganz ohne manuelle Routineaufgaben.
Die wichtigsten Vorteile von KI in der Beschaffung
Laut einer Studie von Ardent Partners vom April 2025 unter fast 400 Einkaufsverantwortlichen erwarten 62 % einen „transformierenden“ oder „signifikanten“ Einfluss von KI auf den Einkauf in den nächsten 2–3 Jahren – und das aus gutem Grund. Die Vorteile von KI für Einkaufsteams sind bereits heute spürbar:
Kosteneinsparungen: KI reduziert Beschaffungskosten, indem sie ineffiziente Ausgaben identifiziert, dynamische Preisgestaltung unterstützt und Verhandlungen mit Lieferanten stärkt. Intelligente Kaufentscheidungen und optimierte Sourcing-Prozesse führen direkt zu Einsparungen.
Risikominimierung: Durch Echtzeit-Überwachung und prädiktive Analysen erkennt KI potenzielle Lieferantenrisiken frühzeitig. So lassen sich Störungen in der Lieferkette proaktiv vermeiden.
Compliance und Governance: KI setzt Einkaufsrichtlinien automatisch durch, identifiziert Vertragsabweichungen und erkennt verdächtige Transaktionen. Dies verbessert die interne Kontrolle, reduziert regulatorische Risiken und erhöht die Audit-Fähigkeit.
Effizienz: KI automatisiert repetitive Aufgaben wie Bestellungen, Rechnungsabgleich oder Freigaben und beschleunigt so die Einkaufsprozesse. Weniger manuelle Arbeit bedeutet kürzere Durchlaufzeiten und höhere Produktivität.
Lieferantenbeziehungent: KI unterstützt bei der Auswahl und Leistungsbewertung von Lieferanten. Modernisieren Sie Ihr Lieferantenmanagement, für mehr Transparenz und vertrauensvolle Beziehungen – die Basis für langfristige Wertschöpfung.
Diese Vorteile sprechen klar für den Einsatz von KI in der Beschaffung. Entscheidend ist jedoch ein strategischer Fahrplan, der Ihre Ziele berücksichtigt.
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Strategische Einführung von KI in der Beschaffung: Ihr Fahrplan
Der erfolgreiche Einsatz von KI in der Beschaffung beginnt mit der genauen Analyse Ihrer aktuellen Situation sowie einer klaren Zielsetzung:
- Wo liegen Ihre aktuellen Engpässe? (z. B. lange Durchlaufzeiten, unklare Ausgaben, Lieferantenrisiken)
- Welche Prozesse bieten das größte Potenzial für KI?
Wählen Sie dann geeignete technologische Lösungen. Wichtig ist, dass diese sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen.
Nicht zuletzt: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit den neuen Tools. Denn der Erfolg von KI hängt genauso stark vom Change Management ab wie von der Technologie selbst.
Tipp: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, so schaffen Sie schnell sichtbare Mehrwerte und sichern die interne Akzeptanz.
Experten raten oft dazu, Beschaffungssoftware in Etappen einzuführen, anstatt den gesamten Source-to-Pay-Prozess auf einmal zu implementieren.
Für weitere Tipps, laden Sie unseren Implementierungsleitfaden herunter.
Daten – der heilige Graal für optimale KI Nutzung
Bevor Sie KI-Tools implementieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten KI-fähig sind. Saubere, strukturierte und zentralisierte Daten sind die Grundlage jeder erfolgreichen KI-Initiative. Schlechte Datenqualität gefährdet selbst die besten Technologien – investieren Sie also in die Datenaufbereitung.
In der Tat können schlecht strukturierte, unvollständige oder gar falsche Daten zu Reibungen in grundlegenden Beschaffungsprozessen führen. Ob sie nun das Onboarding von Lieferanten verlangsamen oder zu Fehlern bei der Rechnungsstellung und -zahlung führen, Auswirkungen sind im gesamten Source-to-Pay-Zyklus zu spüren.
CPOs wissen, was auf dem Spiel steht. Laut einer kürzlich veröffentlichten Studie von Ardent Partners sind für die überwiegende Mehrheit (92 %) der Befragten genaue Stammdaten entweder geschäftskritisch (23 %), äußerst wichtig (51 %) oder sehr wichtig (18 %) für ihr Unternehmen – sowohl aus operativer als auch aus finanzieller Sicht.
Worauf sollten Sie bei KI-Lösungen für den Einkauf achten?
Die Wahl der passenden KI-gestützten Beschaffungslösung ist ein entscheidender Schritt zur Modernisierung Ihres Einkaufs. Sie sollte nicht nur aktuelle Herausforderungen lösen, sondern sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln können.
Wichtige Auswahlkriterien:
- Datenschutz, Sicherheit & Compliance: KI verarbeitet sensible Daten – stellen Sie sicher, dass DSGVO-Vorgaben und IT-Sicherheitsstandards eingehalten werden..
- Systemintegration: Die Lösung sollte sich nahtlos in Ihre ERP- und eProcurement-Systeme integrieren lassen.
- Skalierbarkeit und KI-Funktionen: Neben Generativer KI sind auch andere fortschrittliche Technologien wichtig – etwa Machine Learning, Natural Language Processing (NLP) oder Automatisierung. So lassen sich verschiedenste Aufgaben im Einkauf abdecken, von der Lieferantenauswahl bis zur Ausgabenprognose.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Nutzeroberfläche erleichtert die Akzeptanz – insbesondere in dezentralen Teams.
- Support und Implementierung: Selbst die beste Lösung scheitert ohne erfolgreiche Einführung. Prüfen Sie daher die Unterstützungsangebote des Anbieters – vom Onboarding bis zum laufenden Support.
Wenn Sie wissen, worauf es ankommt, ist der nächste Schritt die Wahl eines passenden Anbieters. Ivalua bietet eine umfassende Lösung, die den gesamten Source-to-Pay-Prozess KI-gestützt abdeckt. Dieser Einkaufsratgeber hilft Ihnen dabei. he next step is choosing a platform that can meet those needs. Ivalua offers a comprehensive solution designed to support AI-driven procurement across the entire source-to-pay process.
Ivalua: Generative KI für optimierte Beschaffungsprozesse
Die KI-gestützte Plattform von Ivalua hilft Ihnen, Daten intelligenter zu nutzen, Routineaufgaben zu automatisieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen – über alle Prozesse hinweg: vom Sourcing bis zur Rechnungsverarbeitung.
Ein zentrales Element ist der „Intelligent Virtual Assistant“ (IVA) von Ivalua. IVAerkennt Risiken, vereinfacht repetitive Aufgaben und liefert auf der Basis von Echtzeit- und historischen Daten proaktive Empfehlungen.
Zu den herausragenden Funktionen der Ivalua-Lösung zählen:
- Automatisierte KI-Prozesse für Sourcing, Vertragsmanagement und Beschaffung
- Integration mit gängigen ERP- und Einkaufssystemen
- Eingebaute Tools für Risikomanagement, Ausgabenanalysen und Entscheidungsunterstützung
- Starke Governance- und Compliance-Funktionen
- Bewährte Umsetzung auch in komplexen Projekten
- Flexible Implementierung und laufender Support
Mehrfach Leader im Gartner® Magic Quadrant™ ist Ivalua eine zukunftssichere Investition. Laut einer kürzlich erschienenen Total Economic Impact™ (TEI)-Studie von Forrester Consulting erzielen Unternehmen in der Regel:
- 393 % Rendite (ROI) in den ersten drei Jahren
- 25,5 Mio. $ Kapitalwert (NPV) über drei Jahre
- Amortisation in weniger als sechs Monaten
Lesen Sie die komplette Total Economic Impact Studie.
Damit ist Ivalua die strategisch richtige Wahl für Organisationen, die ihre Beschaffung mit KI modernisieren wollen – ob gezielt oder im Rahmen einer umfassenden Transformation.
Generative KI in der Praxis: So unterstützt IVA Ihre Beschaffungsprozesse
Generative KI verändert die Arbeit im Einkauf grundlegend. Ivaluas Lösung IVA ist direkt in die Plattform integriert und unterstützt derzeit mehr als 25 Anwendungsfälle in den Bereichen Lieferantenmanagement, Sourcing, Vertragsmanagement und Procure-to-Pay.
Einige Praxisbeispiele:
Optimierte Kommunikation
IVA erstellt automatisch Lieferantenanschreiben auf Basis einfacher Eingaben – keine leere Seite mehr zum Start. Zudem liefert IVA fundierte Marktanalysen für spezifische Warengruppen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen.
Unterstützung in juristischen Fragen
IVA fasst Verträge und Dokumente zusammen, hebt zentrale Verpflichtungen hervor und bietet Übersetzungen in verschiedene Sprachen. Auch Vertragsklauseln lassen sich generieren oder anpassen. Für das Lieferantenmanagement erstellt IVA automatisch Verbesserungspläne inklusive KPIs und Nachverfolgung.
Interaktive Dokumentenanalyse
IVA erlaubt es Ihnen, Verträge, Richtlinien oder Lieferantendaten direkt abzufragen. Sie erhalten sofort präzise, kontextbezogene Antworten – von Kernaussagen bis zu relevanten Details.
Diese generativen KI-Funktionen sparen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für mehr Präzision und Agilität in der täglichen Arbeit.
Die Zukunft der Beschaffung ist intelligent – und sie hat schon begonnen
KI verändert die Beschaffung grundlegend: Routinetätigkeiten werden automatisiert, Entscheidungen datenbasiert verbessert und Risiken minimiert. Tools wie Ivaluas IVA zeigen: Es geht nicht nur um Effizienz – sondern darum, smarter zu arbeiten.
Dennoch bleibt menschliches Know-how unverzichtbar. Die besten Ergebnisse entstehen durch das Zusammenspiel von KI-gestützten Einblicken, strategischem Denken und starken Lieferantenbeziehungen.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um zu prüfen, wie KI Ihre Beschaffung stärken kann. Die Zukunft hat begonnen – stellen Sie sicher, dass Ihr Team bereit ist.
Kontaktieren Sie uns für eine Live-Demo unserer KI!
FAQ – Häufige Fragen zu KI in der Beschaffung
Was ist KI und wie wird sie in der Beschaffung eingesetzt?
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet Technologien, die menschenähnliche Fähigkeiten wie Lernen, Mustererkennung und Entscheidungsfindung nachahmen. In der Beschaffung automatisiert KI Routineaufgaben, analysiert große Datenmengen, erkennt Lieferantenrisiken, verbessert Sourcing-Strategien und unterstützt fundierte Entscheidungen.
Kann KI den Menschen in der Beschaffung ersetzen?
Nein. KI ist ein Werkzeug zur Unterstützung – kein Ersatz für menschliches Fachwissen. Während KI Daten effizient verarbeitet und Routineaufgaben übernimmt, bleiben strategisches Denken, Beziehungspflege und komplexe Entscheidungen klar in menschlicher Hand.
Was bringt Generative KI im Vergleich zu herkömmlicher KI?
Generative KI erstellt eigenständig Inhalte, wie z. B. Texte, Zusammenfassungen oder Handlungsempfehlungen. Im Einkauf spart das Zeit bei Kommunikation, Dokumentation und Vertragsmanagement.
Für welche Unternehmen lohnt sich KI in der Beschaffung?
Vom Mittelstand bis zum Konzern profitieren alle Unternehmen, die komplexe Einkaufsprozesse, viele Lieferantenbeziehungen oder hohe regulatorische Anforderungen managen.
Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz (KI) im strategischen Einkauf?
KI unterstützt Einkaufsabteilungen bei der Analyse großer Datenmengen, der Vorhersage von Preisentwicklungen, der automatisierten Bewertung von Lieferantenrisiken und der Ableitung strategischer Entscheidungen auf Basis von Prognosemodellen.
