Neue Dynamik für Ihr AP-Team mit Invoice-to-Pay

Mit Invoice-to-Pay erreicht Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam Spitzenleistungen.

Die Leistungsfähigkeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung (AP) kann einen erheblichen Einfluss auf Ihr Unternehmen haben. Jüngste Trends haben gezeigt, dass die strategische Bedeutung eines effizienten und transparenten Invoice-to-Pay-Prozesses, der von der Kreditorenbuchhaltung gesteuert wird, stetig zunimmt. Gleichzeitig sind Unternehmen aufgrund der Outsourcing-
Bedürfnisse in zunehmendem Maße von den Lieferanten abhängig, um Innovationen voranzutreiben. Eine kürzlich von Forrester durchgeführte Studie ergab, dass der entscheidendste Faktor für die gesteigerte Bereitschaft eines Lieferanten, mit einem Kunden zusammenzuarbeiten und Innovationen mit ihm zu teilen, fristgerechte und transparente Zahlungen waren. Unterdessen hat die Covid-19-Pandemie die Bedeutung eines effizienten Cash-Managements, bei dem Invoice-to-Pay ein zentraler Hebel ist, weiter erhöht.

Was ist Invoice-to-Pay?

Invoice-to-Pay ist ein Prozess, bei dem Lieferantenrechnungen eingehen, bearbeitet und anschließend bezahlt werden. Jedoch vergisst man leicht, dass eine Rechnung lediglich eine Zahlungsaufforderung ist, und deshalb ist es die Aufgabe der Technologie, dies sowohl für den Lieferanten als auch das Kreditorenbuchhaltungsteam einfach, schnell und effizient zu gestalten. Allzu oft wurde die Rechnungsbearbeitung als ein isolierter Vorgang gesehen, der am Ende eines Beschaffungsprozesses losgekoppelt für sich steht. Der Einkaufsprozess beginnt jedoch mit einem Bedarf, beschäftigt sich mit der Auswahl eines Lieferanten, dem Vertragsabschluss und/oder mit der Bestellung der Artikel, die dann als Waren oder Dienstleistungen empfangen werden, bevor schließlich eine Rechnung vom Lieferanten versandt wird.  Bei jedem Schritt dieses Prozesses werden Belege gesammelt, die sicherstellen, dass das AP-Team die Rechnung bei ihrem Eingang für die Zahlung validieren kann. Hierfür wird der Zahlungswunsch des Lieferanten berücksichtigt und qualitativ hochwertige Daten eingesetzt, weshalb leistungsstarke Unternehmen einen hohen Grad an Direktverarbeitung und Automatisierung erreichen können. 

Invoice-to-Pay ist daher ein integraler Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses und umfasst typischerweise die folgenden Aufgaben:

Anstatt der traditionellen Datensilos der Rechnungsbearbeitung, der Budgetzuweisung und der Zahlungen ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Kreditorenbuchhaltung Teil des gesamten Beschaffungsprozesses ist. Der Grund dafür ist, dass bei jedem Schritt Daten gesammelt, Lieferanten mit einbezogen und Lieferungen akzeptiert werden. Geschieht dies auf koordinierte Weise, ist Invoice-to-Pay noch leistungsfähiger. Das Ergebnis der Zusammenführung der drei Schritte Prozess, Zuteilung und Zahlungen mit den Daten aus dem gesamten Beschaffungsvorgang ist ein nahtloser Arbeitsablauf. Ein Element, das die Kreditorenbuchhaltung transformieren kann und die Bezahlung einer Rechnung schneller, einfacher und pünktlich erfolgen lässt. 

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Welches sind die Vorteile von Invoice-to-Pay?

In einem kürzlich veröffentlichten Hackett-Report wurde festgestellt, dass leistungsstarke Unternehmen mit einem hohen Grad an Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung bis zu 54 % der Kosten für die Rechnungsbearbeitung einsparen könnten und dass sich nur ein Drittel der internen Mitarbeiter sich auf AP konzentrierten musste. Weitere Einsparungen sind jedoch mit Self-Service-Tools für den Lieferanten möglich, die bis zu 50 % der Kosten für die Stammdatenverwaltung einsparen können.

Durch die Umgestaltung des Prozesses der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen einen eindeutigen Wert in Form von reduzierten Transaktionskosten, Rückverfolgbarkeit und besserer Kontrolle über die Zeitplanung ihrer Verbindlichkeiten erzielen. Jedoch konzentrierten sich die leistungsstarken Unternehmen nicht nur auf die elektronische Rechnungsstellung oder das Rechnungsmanagement, sondern verfolgten einen vielschichtigen Ansatz. Dazu gehörten ein zentralisierter Rechnungseingang, die Digitalisierung aller Transaktionen und die Optimierung einer einzigen Invoice-to-Pay-Reise im gesamten Unternehmen. So konnte beispielsweise Select Medical mit Invoice-to-Pay 96 % der Zahlungsanforderungen direkt verarbeiten.

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Wie funktioniert Invoice-to-Pay?

Der Sprung von der reinen Rechnungsbearbeitung zu einem Top-Performer erfordert eine Abkehr vom analogen Denken. AP-Teams müssen sich digitale Daten zu eigen machen und ganzheitlich und durchgängig denken. Der Grund dafür ist, dass die Kontrolle des Rechnungsflusses in der Kreditorenbuchhaltung immer komplexer geworden ist. Zum Teil ist dies auf die Herausforderung zurückzuführen, große Mengen an Lieferantenrechnungen zu bewältigen, die mit den neuen digitalen Behördennetzwerken zusammengeführt werden. Die Lösung besteht darin, den Top-Performern zu folgen und sich auf die Lieferanten-Aktivierung, den intelligenten Abgleich und die Einführung der agilen Methodik der kontinuierlichen Verbesserung zu konzentrieren. Gartner bezeichnet diesen Rechnungsautomatisierungsgrad der Kreditorenbuchhaltung als „Advanced Accounts Payable Invoice Automation" oder APIA; wir haben unsere Lösung um dieses Konzept herum aufgebaut und gleichzeitig unseren Plug-and-Play-Ansatz beibehalten, um die Bedürfnisse unserer Kunden durch ein Angebot von Modulen für jeden Prozessbereich unterstützen. Wir haben jedoch einen sofort einsatzbereiten Workflow entwickelt, der die gesamte APIA-Methodik unterstützt:

Unsere Invoice-to-Pay-Reise beginnt damit, dass die Rechnung des Lieferanten empfangen wird, unabhängig von dem Format, in dem er sie geschickt hat: sei in Form eines PDF-Anhangs einer einfachen E-Mail oder auch als vollständig elektronische Rechnung. In dem Moment, in dem die Rechnung im Rechnungs-Hub ankommt, überprüft Ivalua den Lieferanten und prüft den Rechnungsinhalt auf Steuerkonformität vor der weiteren Bearbeitung. An diesem Punkt ermöglicht unser fortschrittlicher Workflow sogar die Definition von Regeln zur Selbstvalidierung durch Lieferanten. Diese einzigartige Funktionalität hilft dem Lieferanten, den Inhalt seiner Rechnung von einer E-Mail, einer hochgeladenen Kopie oder einer im Portal erstellten Rechnung zu prüfen. Nach der Validierung ordnet unsere integrierte KI-Engine die Rechnung automatisch einem Vertrag, einer Bestellung oder einer Quittung zu, bevor die Steuerbehandlung und die Budgetzuweisungen bestätigt werden. Ist zu irgendeinem Stadium eine Interaktion mit dem Käufer erforderlich, erfolgt dies über eine simple E-Mail oder eine mobile-optimierte Schnittstelle. Um die Auswirkungen von Lieferantenanfragen zu reduzieren, haben sie Einblick in den Rechnungsstatus und können sogar Probleme entschärfen, bevor sie zu einem kostspieligen Streitfall werden. Wenn eine Rechnung als fehlerhaft erkannt wird, wird sie vorerfasst oder abgelehnt. Ist der Lieferant unbekannt, kann ein neuer Lieferanten-Workflow gestartet werden, und der Lieferant erhält ein kostenloses Self-Service-Portal-Konto - ohne dass ein Drittanbieter-Netzwerk dabei im Weg steht. 

Invoice-to-Pay von Ivalua gestaltet den Prozess der Kreditorenbuchhaltung um und kann einen eindeutigen Wert in Form von reduzierten Transaktionskosten, Rückverfolgbarkeit und besserer Kontrolle über den Zeitpunkt der Zahlung bieten. Dies wird auch durch Daten der jüngsten Studie zur Leistung von Purchase-to-Pay-Systemen der Hackett Group belegt, aus der hervorgeht, dass Unternehmen mit einem hohen Grad an Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung 54 % der Rechnungsbearbeitungskosten einsparen und ein Drittel weniger interne Mitarbeiter haben, die Rechnungen bearbeiten.

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Invoice-to-Pay von Ivalua

Ivalua wurde von den führenden Analysten als Branchenführer der Source-to-Pay-Lösungen anerkannt; sobald Sie also diesen Grad an fortgeschrittener Automatisierung in Ihrer Kreditorenbuchhaltung erreicht haben, können Sie sich auf die Integration von weiteren Funktionalitäten konzentrieren, die zusätzlichen Mehrwert schaffen sollen, wie z. B. die Eindämmung von Rechnungsbetrug und Compliance sowie eine Wertsteigerung des Betriebskapitals von der finanziellen Lieferkette: Willkommen bei Ivalua Invoice-to-Pay.

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