Automatisierte Kreditorenbuchhaltung: die Superhelden

by Steve Carter

Was hindert Ihr AP-Team daran, Superhelden zu sein?

In diesen turbulenten Zeiten mag es eine unmögliche Aufgabe sein, den Status eines Superhelden in der Kreditorenbuchhaltung zu erreichen, während Sie weiterhin mit unterbrochenen Lieferketten, hohen Kosten und allgemeinem Chaos zu kämpfen haben. Auch wenn es aussichtslos erscheint, warten mit den richtigen Transformationsstrategien und der Invoice to Pay-Lösung Chancen auf Sie. Jüngste Daten der Hackett Group zeigen, dass AP-Teams, die den Superhero-Status erreicht haben, bis zu 54 % der Kosten für die Rechnungsbearbeitung mit einem Drittel weniger Mitarbeitern einsparen können – aber sind diese Einsparungen allein durch Automatisierung zu erreichen? Laut Nicolas Walden von Hackett ist es ein bisschen komplexer als das.

In einem kürzlich von Ivalua veranstalteten Webinar erklärte Walden, dass der Schlüssel in einem vielschichtigen Ansatz liegt. Leistungsstarke AP-Organisationen, so Walden, sind in sieben Bereichen ausgereift: Humankapital, Service-Partner, Organisationsgestaltung, Governance, Technologie, Dienstleistungsbereich und Analytik. Die Stärke in diesen operativen Schlüsselbereichen hilft AP-Organisationen, sich zukunftssicher zu machen, indem sie Hindernisse bei der digitalen Transformation überwinden und von massiver Kosteneffizienz sowie Produktivitätssteigerungen profitieren. 

In diesem Beitrag werden die wesentlichen Hindernisse für die digitale Transformation und Waldens Checkliste zu deren Überwindung vorgestellt.

Die 3 größten Blockaden der digitalen Transformation:

Obwohl 86 % der von der Hackett Group betreuten AP-Profis sagen, dass die digitale Transformation des Purchase-to-Pay-Prozesses (P2P) von „kritischer“ oder „großer“ Bedeutung ist, haben es nur wenige geschafft, diese umzusetzen. Laut Walden sind die drei Haupthindernisse für den digitalen Wandel die mangelnde Einbindung der Lieferanten, schlechte Abgleichraten und aufgebrochene Prozess-Silos:

1. Mangelnde Einbindung der Lieferanten: Lieferanten haben je nach technologischem Reifegrad und den von ihnen verwendeten Systemen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Rechnungsstellung. AP-Organisationen haben einen hohen Bearbeitungsaufwand, wenn sie mit inkonsistenten Fakturierungsprozessen und niedrigen Durchlaufquoten zu kämpfen haben.
2. Schlechte Abgleichraten: Non-PO-Matching-Probleme verursachen Kosten, doch die AP-Automatisierung konzentriert sich oft nur auf die Digitalisierung von Prozessen oder die Einhaltung von Bestellungen. Dadurch entsteht eine Lücke, die zu höheren Kosten führt, da das Personal in der Kreditorenbuchhaltung Mühe hat, Abgleichprobleme manuell zu korrigieren.
3. Aufgebrochene Prozess-Silos: Den meisten Unternehmen fehlt eine klare Verantwortlichkeit über die gesamte Source-to-Pay-Reise. Prozesse werden in Silos verwaltet, was zu Datenlücken und der Unfähigkeit führt, von integrierten Analysen und Dateneinblicken zu profitieren.

6 Eigenschaften, die AP Automation- Superhelden gemeinsam haben:

Waldens Untersuchung ergab, dass leistungsstarke AP-Organisationen es geschafft haben, diese Blockaden zu überwinden, indem sie alle Aspekte der Servicebereitstellung berücksichtigt haben. Nachfolgende wird aufgeführt, was diese Organisationen gemeinsam haben:

1. Personalwesen: Top-Performer setzen formale Schulungs- und Einstellungsstandards ein, um sicherzustellen, dass das Qualifikationsniveau bei allen Mitarbeitern gleich hoch ist. Routineaufgaben werden automatisiert, so dass sich die Mitarbeiter stattdessen auf hochwertige Tätigkeiten konzentrieren können.
2. Partner: Top-Performer haben eine Balance zwischen Eigenleistung und Outsourcing gefunden. Sie haben auch einen hochautomatisierten Onboarding-Prozess für Lieferanten.
3. Governance: Top-Performer verfügen über standardisierte Richtlinien und Verfahren in ihrer gesamten Organisation, mit klaren Verantwortlichkeiten und konsequenter Durchsetzung. Diese Organisationen nutzen das RACI-Modell, um die Rechenschaftspflicht zu verbessern, und sie haben optimierte Einkaufs- und Genehmigungsabläufe eingeführt. 
4. Technologie: AP-Automatisierung ist der Schlüssel für diesen Bereich. Top-Performer haben Technologien für jeden Aspekt der Leistungserbringung eingeführt, einschließlich Rechnungseingang und PO-Bearbeitung, Geschäftsregeln, Datenerfassung, Workflows und Genehmigungen, Lieferantenkommunikation und mehr. Online-Portale sind ein wesentliches Merkmal – ebenso wie Chatbots – für die Unterstützung von Mitarbeitern und Lieferanten.
5. Prozesse: Fortschritte in der Service-Gestaltung sind charakteristisch für Top-Performer, und das geht über die automatisierten Prozesse der Kreditorenbuchhaltung hinaus. Top-Performer weisen ein hohes Maß an Koordination auf und verfügen über standardisierte Zahlungsrichtlinien für Lieferanten. Sie verfolgen eine End-to-End-Vertriebsstrategie, bei der fast alle Ausgaben durch Verträge oder Bestellungen abgedeckt sind. Bei den Top-Performern werden 99 % aller Rechnungen an eine zentrale Stelle gesendet. Einkaufskarten sind ebenfalls weit verbreitet.
6. Analytik:  Ohne Dateneinblicke ist eine echte Verbesserung unmöglich. Leistungsstarke Organisationen nutzen Daten in allen möglichen Formen – Berichte, KPIs, Scoreboards und unstrukturierte Daten – und analysieren sie ganzheitlich für praktisch umsetzbare Erkenntnisse. Top-Performer verfügen über standardisierte Lieferantenstammdaten, Lieferantenzahlungsbedingungen sowie Richtlinien und Verfahren, und sie haben Dashboards sowie Analysetools, die einen vollständigen Einblick in die Prozessleistung bieten.

Beherrschen AP-Organisationen diese sechs Kategorien, sind sie für den Erfolg gerüstet. Sie können erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, während sie gleichzeitig ihre Ressourcen optimieren und Mitarbeiter freisetzen, die sich auf die Bereitstellung zusätzlicher Werte konzentrieren können.

Wenn Sie mehr über die Forschungsergebnisse von Hackett erfahren und wissen möchten, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um eine erfolgreiche Transformation in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, sehen Sie sich das vollständige On-Demand-Webinar hier an.

Sie können auch die Checkliste der Hacklett-Gruppe für die Entwicklung einer zukunftssicheren AP-Organisation herunterladen, die eine Starthilfe für Teams bietet, die ihre Leistung durch die Umgestaltung des AP-Prozesses verbessern möchten.