Den Beschaffungsprozess meistern: Schritte, Strategien und Vorteile

Das Wichtigste in Kürze:

• Der Beschaffungsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Schritten, die Unternehmen durchlaufen, um Waren und Dienstleistungen für den Geschäftsbetrieb effizient zu beschaffen.
•  Aufbau und Ablauf des Prozesses können stark variieren – je nach Größe, Komplexität und strategischer Ausrichtung eines Unternehmens. 
• Die Modernisierung von Beschaffungsprozessen ist entscheidend für Unternehmen, die ihre operative Effizienz steigern, sich einen Wettbewerbsvorsprung sichern und eine präzise Kontrolle über ihre Ausgaben gewährleisten wollen
• Innovative Technologie hilft dabei Workflows zu automatisieren, Beschaffungsprozesse zu optimieren und volle Transparenz über sämtliche Einkaufsaktivitäten zu schaffen.

Einführung

In der modernen Geschäftswelt werden Organisationen durch Effizienz und strategische Stärke definiert. In diesem Zusammenhang spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Innovationen voranzutreiben und Prozesse zu optimieren.

Die Zeiten, in denen die Beschaffung als rein transaktionale Tätigkeit galt, sind vorbei. Heute steht sie im Mittelpunkt, wenn es darum geht, operative Exzellenz zu erreichen und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über den Beschaffungsprozess wissen müssen: die verschiedenen Arten der Beschaffung, bewährte Methoden zur Optimierung und wie die Beschaffungsplattform von Ivalua den Weg für eine moderne und digitale Beschaffungsstrategie ebnet.

Was ist ein Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess umfasst sämtliche Aktivitäten und Schritte, die notwendig sind, um Waren und Dienstleistungen von externen Anbietern zu beziehen. Dazu zählen die Bedarfsanalyse, das Sourcing von Lieferanten, Vertragsverhandlungen, die Anbindung neuer Lieferanten, der Einkauf von Waren, das Prüfen und Annehmen der Lieferung sowie das Verwalten von Rechnungen, Zahlungen und Lieferantenbeziehungen.

Der Beschaffungsprozess ist der wichtigste Bestandteil des gesamten Beschaffungszyklus und stellt sicher, dass eine Organisation den bestmöglichen Wert von ihren externen Lieferanten erhält.

Der Beschaffungsprozess ist aus mehreren Gründen von zentraler Bedeutung:

• Kostenkontrolle: Er unterstützt Organisationen dabei, die besten Preise und Konditionen für benötigte Waren und Dienstleistungen zu erhalten. So lassen sich Kosten senken und die Budgeteffizienz steigern.
• Qualitätssicherung: Durch sorgfältige Auswahl und Steuerung der Lieferanten wird sichergestellt, dass Waren und Dienstleistungen in hoher Qualität geliefert werden – abgestimmt auf die Anforderungen des Unternehmens.
• Risikomanagement: Der Prozess hilft dabei, Risiken im Hinblick auf die Zuverlässigkeit von Lieferanten, vertragliche Verpflichtungen und Marktentwicklungen frühzeitig zu erkennen, fundiert zu bewerten und gezielt zu minimieren.
• Strategisches Sourcing: Im Rahmen der Beschaffung werden strategische Entscheidungen getroffen, die langfristige Partnerschaften mit Lieferanten, sichere Lieferketten und eine flexible Anpassung an Marktschwankungen fördern.
• Compliance und Transparenz: Ein strukturierter Beschaffungsprozess gewährleistet die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, schafft Transparenz und unterstützt eine ethische Geschäftspraxis.

Innerhalb des Beschaffungsprozesses stehen zwei Teilprozesse im Mittelpunkt:

• Source-to-Contract (S2C): S2C adressiert die strategischen Aspekte der Beschaffung und legt den Rahmen für Ausgabenanalysen, Lieferantenauswahl, Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement, Verhandlungen sowie Vertragsmanagement. Ziel ist es, optimale Bedingungen für das Unternehmen zu schaffen.

Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag:  Supplier Lifecycle Management (SLM) – Ganzheitliches Lieferantenmanagement

• Procure-to-Pay (P2P): P2P konzentriert sich auf die operativen Aufgaben der Beschaffung – vom Bestellen und Empfangen von Waren bis hin zur Bezahlung. Im Vordergrund stehen eine effiziente Abwicklung, das Bestandsmanagement, die Genauigkeit bei der Auftragsausführung und ein reibungsloser Zahlungsprozess.

Sowohl S2C als auch P2P sind essentiell für den gesamten Beschaffungszyklus. Sie stärken die Beschaffungsstrategie der Organisation, indem sie Effizienz fördern, Kosten reduzieren und die erfolgreiche Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sicherstellen.

Was sind die 3 Ps im Beschaffungsprozess?

Die folgende Tabelle zeigt die drei Säulen der Beschaffung: Personen, Prozesse sowie Dokumente und Aufzeichnungen (oder auch Papierkram, um beim P zu bleiben). Zusammen bilden diese drei P’s das Fundament eines erfolgreichen Beschaffungswesens. Jede Säule trägt zur Gesamtleistung, Compliance und Effektivität des Systems bei.

Säule	Beschreibung
Personen	Alle Personen, die am Beschaffungszyklus beteiligt sind – vom Einkaufsteam und anderen internen Stakeholdern bis hin zu Lieferanten und Geschäftspartnern. In diesem Bereich stehen Beziehungen, Kompetenzen, Kommunikation und Zusammenarbeit im Mittelpunkt, um die Beschaffungsziele zu erreichen.
Prozess	Die Gesamtheit der Schritte und Abläufe, die die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen steuern. Ein klar definierter und optimierter Prozess fördert Effizienz, Transparenz und Regelkonformität. Dazu gehören Phasen wie Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Verhandlung und Bezahlung.
Papierkram	Alle Dokumente und Aufzeichnungen, die im Laufe des Beschaffungsprozesses verwendet oder erstellt werden – von Bestellanforderungen, Ausschreibungsunterlagen (RFQs/RFPs), und Verträgen bis hin zu Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Eine effektive Dokumentenverwaltung sichert Genauigkeit, Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Der Beschaffungsprozess variiert je nach Art der zu beschaffenden Güter

Hier sind drei Hauptkategorien, die in der Regel unterschiedlich gehandhabt werden:  

1. Indirekte Beschaffung: Indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die die Abläufe des Unternehmens unterstützen, aber nicht in das Endprodukt einfließen. Dazu gehören beispielsweise Büromaterialien, Wartungsdienste, Software und Versorgungsleistungen. Auch wenn die indirekte Beschaffung nicht direkt zur Produktion beiträgt, ist sie entscheidend für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Kostenkontrolle bei gleichzeitig hoher Qualität und Zuverlässigkeit ist hier besonders wichtig – oftmals mit einem breiten Lieferantenstamm und effizienten Abläufen bei Bestellung und Lagerhaltung, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.
2. Dienstleistungsbeschaffung: Die Beschaffung  von Dienstleistungen  ist größtenteils ein Teil der indirekten Beschaffung und umfasst den Einkauf von Dienstleistungen statt Waren bei externen Lieferanten. Dazu zählt alles von Beratungsleistungen, juristischen Diensten und Reinigungsdiensten bis hin zu IT-Support. Diese Beschaffungskategorie bringt eigene Herausforderungen mit sich, etwa bei der Definition des Leistungsumfangs, der Messung der Servicequalität und dem Management der Lieferantenbeziehungen. In den Verträgen spielen Service Level Agreements (SLAs) eine zentrale Rolle, um die Erwartungen klar festzulegen. Der Schwerpunkt liegt darauf, durch sorgfältige Auswahl von Anbietern, Dienstleistern, Beratern oder Freiberuflern einen zuverlässigen, regelkonformen und kosteneffizienten Mehrwert sicherzustellen.
3. Direktbeschaffung: Die Direktbeschaffung umfasst den Einkauf von Rohmaterialien und Komponenten, die unmittelbar für die Herstellung der Produkte benötigt werden. Diese Kategorie ist eng an den Produktionsprozess eines Unternehmens gebunden und hat direkte Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis. Bei der Direktbeschaffung sind die Anforderungen besonders hoch. Ziel ist es, bestmögliche Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit zu sichern, um einen reibungslosen Produktionsablauf und gleichbleibende Produktqualität zu garantieren. Die Beziehungen zu den Lieferanten sind häufig langfristig angelegt und fokussieren auf die Stabilität der Lieferkette, eine kontinuierliche Versorgung, Qualitätsstandards und strategische Partnerschaften.

Jede dieser Kategorien spielt eine wesentliche Rolle für die betriebliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Sie erfordern jeweils eigene Strategien und Ansätze im Management, um die individuellen Herausforderungen und Chancen effektiv zu adressieren.

Was sind die wichtigsten organisatorischen Beschaffungsmodelle?

Der Beschaffungsprozess ist ein zentrales Element für den Betrieb jeder Organisation und bildet das Herzstück, um die benötigten Waren und Dienstleistungen für die Geschäftskontinuität bereitzustellen. Aufbau und Ablauf des Prozesses können stark variieren – je nach Größe, Komplexität und strategischer Ausrichtung eines Unternehmens. Im Folgenden stellen wir vier gängige Modelle vor, die Unternehmen einsetzen:

Zentralisierte Beschaffung

Im zentralisierten Beschaffungsmodell werden sämtliche Einkaufsaktivitäten von einer einzigen, zentralen Abteilung innerhalb der Organisation gesteuert. Dieser Ansatz sorgt für mehr Kontrolle über den Gesamtprozess und ermöglicht standardisierte Abläufe, gebündelte Einkaufsvolumina sowie den Zugang zu Mengenvorteilen.

Eine zentralisierte Beschaffung kann erhebliche Kosteneinsparungen, eine stärkere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten und einen einheitlichen Umgang mit Lieferantenmanagement und Vertragsverhandlungen bewirken. Allerdings kann dieses Modell zu langsameren Reaktionszeiten auf bereichsspezifische Anforderungen führen und es besteht die Gefahr, dass die zentrale Einkaufsabteilung nicht immer ausreichend mit den einzelnen Fachabteilungen oder Unternehmensbereichen abgestimmt ist.

Dezentralisierte Beschaffung

Bei einem dezentralisierten Modell können einzelne Unternehmensbereiche oder Regionen selbständig Einkaufsentscheidungen treffen und ihre jeweiligen Beschaffungsprozesse eigenständig steuern. Dieser Ansatz bietet Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, sodass Abteilungen schnell und individuell auf spezifische Anforderungen oder Marktveränderungen reagieren können – was Innovationen fördert und eine bessere Ausrichtung auf Abteilungsziele ermöglicht.

Demgegenüber kann eine dezentrale Beschaffung jedoch zu uneinheitlichen Einkaufspraktiken, verpassten Chancen auf Mengenvorteile sowie mangelnder Standardisierung im Lieferantenmanagement auf Unternehmensebene führen.

Outsourcing in der Beschaffung

Beim Outsourcing der Beschaffung werden externe Dienstleister beauftragt, einzelne Bereiche oder den gesamten Beschaffungsprozess zu übernehmen. Dazu zählen strategische Beschaffung, Transaktionsmanagement, Lieferantenmanagement und der Einsatz spezialisierter Beschaffungssoftware. Durch das Outsourcing können Organisationen von Expertenwissen, moderner Technologie und Skaleneffekten der Dienstleister profitieren – was häufig zu Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen. Außerdem können sich Teams somit eher  s auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Eine erfolgreiche Auslagerung setzt jedoch die sorgfältige Auswahl geeigneter Partner, klar definierte Service Level Agreements (SLAs) und eine effektive Kommunikation voraus, um eine enge Abstimmung mit Unternehmenszielen sicherzustellen. Mögliche Risiken betreffen den Kontrollverlust über den Beschaffungsprozess und eine stärkere Abhängigkeit von externen Anbietern.

Hybride Beschaffung

Das hybride Beschaffungsmodell vereint Elemente aus zentralisierter und dezentralisierter Beschaffung. Unternehmen nutzen so die Vorteile zentraler Steuerung und Kontrolle für strategische oder unternehmenskritische Warengruppen, während einzelne Fachabteilungen oder Geschäftsbereiche eigenständige Entscheidungen für weniger kritische oder spezialisierte Bedarfe treffen können.

Ziel des hybriden Modells ist es, Effizienz und Flexibilität in Einklang zu bringen und die bestmöglichen Beschaffungsergebnisse zu erzielen – je nach Art des Einkaufs und der internen Organisationsstruktur.

Was sind die 7 Schritte im Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Schritten, die Unternehmen durchlaufen, um Waren und Dienstleistungen für den Geschäftsbetrieb effizient zu beschaffen. In der folgenden Tabelle sind die sieben wesentlichen Schritte des Beschaffungsprozesses beschrieben.

Schritte	Beschreibung
Bedarfsidentifikation / Anforderungsplanung	Erkennen eines Bedarfs innerhalb der Organisation und präzise Definition der Anforderungen an die benötigten Waren oder Dienstleistungen – einschließlich Menge, Qualitätsstandards und Zeitrahmen.
Einreichen einer Bestellanforderung	Formales Einreichen einer Bestellanforderung, die die gewünschten Spezifikationen, Mengen und den bevorzugten Lieferzeitpunkt detailliert beschreibt.
Lieferantenauswahl / Auswahlverfahren mittels RFQ	Einholung von Angeboten potenzieller Lieferanten durch eine Ausschreibung (Request for Quotation, RFQ) oder andere Sourcing-Methoden; Bewertung der Anbieter auf Basis von Preis, Qualität, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit.
Vertragsverhandlung	Verhandlung über Preis, Konditionen, Liefertermine und weitere vertragliche Details, um eine für die Organisation günstige und risikominimierende Vereinbarung zu erzielen.
Erstellung von Bestellanforderung und Bestellung	Formale Freigabe der Bestellanforderung sowie Erstellung der Bestellung (Purchase Order, PO) für den Lieferanten als offizielles Kaufangebot zu den vereinbarten Konditionen.
Waren- oder Dienstleistungseingang	Überprüfung, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen mit der Bestellung und den Spezifikationen übereinstimmen; Klärung eventueller Abweichungen direkt mit dem Lieferanten.
Abgleich, Freigabe und Zahlungsabwicklung	Abgleich der Lieferantenrechnung mit Bestellung und Lieferdokumenten zur Überprüfung der Richtigkeit, anschließend die Zahlungsabwicklung zur Vervollständigung des Beschaffungszyklus.

Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Prozessdiagramm des Beschaffungsprozesses.

Herausforderungen im Beschaffungsprozess erfolgreich meistern

Wir wissen: Einkaufsabteilungen tragen entscheidend dazu bei, dass Unternehmen Waren und Dienstleistungen effizient und kostenbewusst beziehen können. Dennoch stehen sie häufig vor verschiedenen Herausforderungen, die ihre Arbeitsabläufe beeinträchtigen und sich auf die gesamte Unternehmensleistung auswirken können. Dazu zählen:

• Getrennte Systeme: Die Nutzung unterschiedlicher Softwaresysteme und manueller Prozesse, die nicht optimal miteinander kommunizieren, führt zu Ineffizienzen und Fehlern in der Beschaffung.
• Schwache Lieferantenbeziehungen: Fehlende strategische Partnerschaften mit Lieferanten resultieren oft in verpassten Chancen für bessere Konditionen, höhere Qualität und mehr Innovation – häufig bedingt durch einen rein transaktionalen Ansatz statt einer echten Zusammenarbeit.
• Schlechte Transparenz bei Ausgaben und unkontrollierte Beschaffung: Schwierige Nachverfolgbarkeit und Steuerung der Ausgaben, verstärkt durch unerlaubte oder nicht regelkonforme Käufe, die am etablierten Beschaffungsprozess vorbeigehen.
• Mangelnde Transparenz in der Lieferkette: Die Herausforderung, einen ganzheitlichen Überblick über den Beschaffungsprozess – von der Herkunft der Materialien bis zu den Praktiken der Zulieferer – zu gewinnen. Dies kann das Risikomanagement und die Umsetzung ethischer Einkaufsrichtlinien erschweren.
• Ungenaue Daten: Ungenaue Bestandsdaten, unzuverlässige Informationen zur Lieferantenperformance oder zu Ausgaben bremsen fundierte Entscheidungen und eine effektive Beschaffungsplanung aus.

Die besten Methoden zur Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses

Die Umsetzung bewährter Praktiken im Einkauf ist entscheidend für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern, Kosten reduzieren und eine stabile, leistungsfähige Lieferkette aufbauen möchten. Zusammen sorgen diese erprobten Methoden dafür, dass Unternehmen eine reaktionsfähige, effiziente und strategische Beschaffungsfunktion entwickeln, die technologische Lösungen zur Steuerung und besseren Kontrolle der Aktivitäten nutzt – damit die Beschaffung gezielt zu den strategischen Unternehmenszielen beiträgt.

Beschaffungsprozesse mit Generativer KI automatisieren

Generative KI im Einkauf ermöglicht die Automatisierung und Optimierung von Beschaffungsaufgaben – von der Datenanalyse bis zur Kommunikation mit Lieferanten. Diese Technologie liefert Einblicke, prognostiziert Trends und unterstützt fundierte Entscheidungen. Sie steigert die Effizienz, reduziert Fehler, übernimmt Routineaufgaben und analysiert komplexe Datenmengen, um strategische Entscheidungen zu fördern.

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Einsatz von Beschaffungsmanagement-Software

Beschaffungssoftware zentralisiert und rationalisiert den gesamten Beschaffungsprozess – vom Antrag bis zur Zahlung. Sie bietet Werkzeuge für strategisches Sourcing, E-Beschaffung, Vertragsmanagement und Ausgabenanalysen. So werden Daten und Abläufe gebündelt, Transparenz, Kontrolle und Effizienz im gesamten Beschaffungszyklus verbessert. Gleichzeitig erleichtert sie die Analyse und Steuerung von Lieferantenrisiken und optimiert das Lieferantenmanagement.

Und das ist nicht alles. Alex Saric, CMO von Ivalua, bringt es auf den Punkt: „Wenn man manuelle, transaktionale Prozesse automatisiert, steigt nicht nur die Effizienz – es entsteht auch Raum für strategisches Arbeiten und fundierte Analysen.“

Lieferantenleistung regelmäßig bewerten

Die regelmäßige Bewertung der Lieferanten anhand festgelegter Kriterien wie Qualität, Zuverlässigkeit, Preis und Service sorgt dafür, dass Lieferanten die Erwartungen und Standards erfüllen. Diese Praxis unterstützt Verbesserungsinitiativen, die Lieferantenentwicklung und das Risikomanagement – alles mit dem Ziel, eine verlässliche und wettbewerbsfähige Lieferantenbasis zu sichern.

Spend Analysis durchführen, um Transparenz zu erhöhen und unkontrollierte Beschaffung zu reduzieren

Spend Analysis bedeutet, Beschaffungsdaten systematisch auszuwerten, um Ausgabenmuster zu erkennen, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien sicherzustellen. Durch mehr Transparenz über die Ausgaben können Unternehmen ihre Beschaffung gezielt steuern, bessere Konditionen verhandeln, Lieferanten konsolidieren und unkontrollierten Käufe reduzieren – das ansonsten die Einkaufsstrategie untergräbt und Kosten in die Höhe treibt.

Fallstudie: Wie TransAlta durch digitale Transformation Transparenz, Produktivität und Einsparungen im Einkauf erzielte

Mehrfach Leader im Gartner® Magic Quadrant™ bringt Ivalua messbaren Mehrwert für Ihr Unternehmen. Laut einer kürzlich erschienenen Total Economic Impact™ (TEI)-Studie von Forrester Consulting amortisiert sich unsere S2P-Lösung in der Regel innerhalb von nur 6 Monaten. Unsere Kunden generieren durchschnittlich fast 400% ROI. 

Deshalb hat auch TransAlta Ivalua gewählt. 

Mit rund 3 Milliarden US-Dollar Jahresumsatz und Kraftwerken in Kanada, den USA und Australien stand TransAlta vor der Herausforderung, eine Lösung für diverse Anforderungen zu finden – darunter die Einführung einer strategischen Sourcing-Software als Greenfield-Projekt.

Das Beschaffungsteam verfügte nur über begrenzte Erfahrung mit digitalen Lösungen und Change Management. Es suchte Unterstützung, um manuelle Abläufe zu überwinden und neue Beschaffungsprozesse von Grund auf zu gestalten. Hinzu kamen umfangreiche Integrationsanforderungen, unter anderem mehrere SAP-Schnittstellen sowie sieben Verbindungen zu Docusign.

Nach der Implementierung der Source-to-Pay-Plattform von Ivalua konnte TransAlta den Prozess zur Vertragsfreigabe von mehreren Tagen auf nur wenige Stunden verkürzen. Mehr als 250 Verträge wurden digitalisiert, um die Ausgabentransparenz zu verbessern. Zudem wurden über 3.600 Lieferanten für die Vertragsabwicklung und Sourcing-Events angebunden. Heute ist TransAlta in der Lage, monatlich mehr als 70 strategische und Spot-Sourcing-Events durchzuführen.

Lesen Sie die komplette Total Economic Impact Studie.

Automatisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit der Beschaffungssoftware von Ivalua

Die Beschaffungssoftware von Ivalua revolutioniert Einkaufsprozesse mit einer umfassenden Tool-Suite für Automatisierung, Effizienz und strategisches Sourcing. Durch die nahtlose Integration aller Beschaffungsaktivitäten in ein einheitliches System unterstützt Ivalua Unternehmen dabei, Abläufe vom Lieferantenauswahlprozess bis zur abschließenden Zahlung zu optimieren. So werden manuelle Tätigkeiten reduziert, Beschaffungszyklen beschleunigt und Fehler minimiert.

Ivalua bietet unvergleichliche Transparenz bei den Ausgaben der Organisation und stärkt die Kontrolle über Beschaffungsaktivitäten. Mit fortschrittlichen Analysewerkzeugen lassen sich Ausgaben in Echtzeit verfolgen und auswerten – das ermöglicht fundierte Entscheidungen und ein strategisches Ausgabenmanagement.

Sehen Sie sich eine Demo unserer Source-to-Pay-Plattform an und erfahren Sie, wie Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse optimieren, das Lieferantenmanagement und Compliance verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern – bei gleichzeitigen Kosteneinsparungen und maximalem Mehrwert aus ihrem Einkauf.s, improve supplier management and compliance, and maintain a competitive edge, all while ensuring cost savings and maximizing value from their procurement operations.

Zusammenfassung

Die Neugestaltung von Beschaffungsprozessen ist entscheidend für Unternehmen, die ihre operative Effizienz steigern, sich einen Wettbewerbsvorsprung sichern und eine präzise Kontrolle über ihre Ausgaben gewährleisten wollen. Im Zentrum dieser Transformation steht die Integration modernster Lösungen wie der Source-to-Pay (S2P) Plattform von Ivalua. Diese leistungsstarke Suite wurde gezielt entwickelt, um Workflows zu automatisieren, Beschaffungsprozesse zu optimieren und volle Transparenz über sämtliche Einkaufsaktivitäten zu schaffen.

Die Einführung der strategischen Sourcing-Software von Ivalua versetzt Organisationen in die Lage, über alltägliche Aufgaben hinauszuwachsen und den Fokus auf die Entwicklung nachhaltiger Einkaufsstrategien zu richten. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen und stärkt auch die Beziehungen zu Lieferanten. Durch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und signifikante Kosteneinsparungen schafft Ivalua die Grundlage für Unternehmen, um nicht nur erfolgreich zu sein, sondern auch neue Maßstäbe für Exzellenz im Einkauf zu setzen.

Entdecken Sie das Potenzial der durchgängigen Source-to-Pay-Plattform von Ivalua – und machen Sie heute den ersten Schritt zu einer zukunftsfähigen und digitalen Beschaffung.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Beschaffungsprozesse

Was versteht man unter dem Beschaffungsprozess und warum ist dieser für Unternehmen so wichtig?

Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte von der Bedarfsanalyse bis zur Bezahlung der Waren und Dienstleistungen. Er ist entscheidend für Kostenkontrolle, Qualitätssicherung, Risikomanagement und Compliance, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu gewährleisten.

Welche technologischen Lösungen helfen bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses?

Moderne Technologien wie Source-to-Pay-Plattformen, Spend-Analyse-Tools und generative KI automatisieren Prozesse, verbessern die Transparenz und ermöglichen fundierte, datenbasierte Entscheidungen zur Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparungen.

Wie beeinflussen unterschiedliche Beschaffungskategorien (direkt, indirekt, Dienstleistungen) den Beschaffungsprozess?

Direktbeschaffung ist eng mit der Produktion verbunden und erfordert hohe Qualitäts- und Lieferzuverlässigkeit. Indirekte Beschaffung unterstützt interne Abläufe mit vielfältigen Lieferanten, während Dienstleistungsbeschaffung besondere Anforderungen an Vertragsmanagement und Service-Level-Agreements stellt.

Welche Vorteile bietet eine integrierte Beschaffungsplattform wie Ivalua für den gesamten Beschaffungszyklus?

Eine integrierte Plattform zentralisiert Daten, automatisiert Routineaufgaben, verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und sorgt für Compliance. Sie bietet Echtzeit-Transparenz über Ausgaben, unterstützt das Lieferantenrisikomanagement und führt zu schnellen Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen.