Eine effiziente Bearbeitung der Beschaffungsanfragen von Mitarbeitern ist ein entscheidender Bestandteil für reibungslose Abläufe in jeder Organisation. Doch ohne die richtigen Tools kann dieser Prozess schnell chaotisch und unübersichtlich werden.
Hier kommt Ivaluas neueste Innovation ins Spiel: Intake Management. Entwickelt, um die Erfassung, Organisation, Auswertung und Bearbeitung von Anfragen zu vereinfachen, stellt diese Lösung sicher, dass jede Einreichung mit Ihren internen Regeln und strategischen Zielen übereinstimmt. Egal, ob Sie Arbeitsabläufe optimieren oder die unternehmerische Compliance vorantreiben möchten – Intake Management wird die Arbeitsweise Ihres Teams entscheidend verändern.
Tägliche Herausforderungen im Einkauf
Beschaffungsteams stehen vor ständigen Herausforderungen, wie z. B. der Kontrolle von nicht genehmigten („Maverick-“) Einkäufen, einer Vielzahl von Mitarbeiteranfragen, mangelnder Transparenz bezüglich des Status dieser Anfragen sowie manuellen Prozessen, fragmentierten Systemen und Mangel an Effizienz. Aber nicht nur Beschaffungsexperten, sondern auch deren „Kunden“ – nämlich Kollegen und Mitarbeiter – sind betroffen: Oft ist unklar, an wen Anfragen zu richten sind, welche Prozesse gelten oder wie der aktuelle Stand einer Anfrage aussieht. Diese Probleme beeinträchtigen die Produktivität und führen zu Frustrationen.
Paradigmenwechsel in der Beschaffung
Das Beschaffungswesen befindet sich im Wandel. Einkaufsprofis übernehmen immer mehr Verantwortlichkeiten, u. a. das Management neuer und größerer Risiken, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Nachhaltigkeitsinitiativen wie die CO₂-Reduktion, was innovative Strategien erfordert, um mit begrenzten Ressourcen maximale Effizienz zu erzielen.
Neue Technologien ermöglichen es Endnutzern, Einkäufe selbst durchzuführen („Self-Service“), Compliance automatisch sicherzustellen und somit die Belastung der Beschaffungsteams zu reduzieren. Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf Technologien, die Prozesse straffen und Entscheidungsprozesse unterstützen. Dadurch stellen sie sicher, dass die richtigen Stakeholder zur richtigen Zeit in Entscheidungen eingebunden werden – was Agilität und Reaktionsfähigkeit verbessert.
Dieser Wandel bietet erhebliche Vorteile. Laut einer Deloitte-Umfrage (2023 Global CPO Survey) wenden Beschaffungsteams bis zu 71 % ihrer Zeit für operative und transaktionale Aufgaben auf – ein klares Potenzial zur Effizienzsteigerung. Mit Intake-Management-Lösungen optimieren Organisationen ihre Prozesse, sodass ihre Einkaufsabteilungen mehr Zeit für strategische Aufgaben haben. Das Ergebnis: mehr Mehrwert, stärkere Anpassungsfähigkeit und bessere Reaktionsfähigkeit auf dynamische Marktanforderungen.
Im Gartner-Bericht 2024 „Innovation Insight: Procurement Intake Management Boosts End-User Engagement“ prognostiziert Gartner, dass bis 2027 50 % der Beschaffungsorganisationen Intake-Management-Tools nutzen werden, um den Beschaffungsprozess zu vereinfachen, und 70 % der Beschaffungsanfragen in der Organisation durch KI und generative KI unterstützt werden.
Zuerst die Grundlagen – Was ist Intake Management überhaupt?
Intake Management ist ein essenzieller Prozess, der mit der systematischen Sammlung, Organisation und Auswertung („Triage“) der Beschaffungsanfragen beginnt, die von Mitarbeitern gestellt werden. Intake Management dient als Ausgangspunkt, von dem aus neue Anschaffungen gestartet und verwaltet sowie über verschiedene unterstützende Teams (wie bspw. Rechtsabteilung, Finanzen, etc.) und Systeme orchestriert werden. Dabei wird sichergestellt, dass alles effizient und regelkonform bearbeitet wird und auf die strategischen Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
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Beschaffung vereinfachen mit Intake Management
Effektive Ausgabenverwaltung bedeutet mehr als nur Orchestrierung – sie erfordert nahtlose Kommunikation zwischen Systemen. Dies setzt ein gemeinsames Framework voraus, das Daten über unterschiedliche Tools und Anwendungen hinweg verständlich macht.
Technologien für die Ausgabenverwaltung bilden das essenzielle Rückgrat, um Lieferanten- und Ausgabendaten zu managen. Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Datenbank ermöglichen diese Plattformen die reibungslose Integration von Informationen und Prozessen – bidirektional zwischen verschiedenen Systemen. Dies stellt integrierte und effiziente Beschaffungsvorgänge sicher.
Hier setzt Ivaluas Intake-Management-Lösung an. Intake Management wurde speziell entwickelt, um Herausforderungen durch die Orchestrierung und Automatisierung von Prozessen, Workflows und Betriebsabläufen zu bewältigen, Risiken zu reduzieren und messbaren geschäftlichen Mehrwert zu liefern. Intake Management und die dazugehörige Orchestrierung verändern interne Serviceleistungen, wie wir sie bisher kennen, durch:
- Dialogorientierte Beschaffung dank KI: Ein KI-Assistent führt Mitarbeitende Schritt für Schritt durch den Prozess. Er hilft, relevante Informationen bereitzustellen, extrahiert wichtige Details aus Dokumenten, stellt gezielte Rückfragen und bietet Lösungen an, wenn Unsicherheiten bestehen. So wird der Prozess klarer und reibungsloser.
- Nahtlose Integration zwischen Systemen: Eine robuste, ereignisbasierte Integrationsschicht koordiniert Workflows zwischen Ivalua und Drittanbieteranwendungen – für nahtlose Zusammenarbeit.
- Praktisches und kollaboratives Dashboard: Ein benutzerfreundliches Dashboard ermöglicht es Teams, den Status von Anfragen zu verfolgen und mit relevanten Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
- Eingebaute Compliance: Intake-Workflows sorgen für die automatische Einhaltung von Richtlinien und Vertragsklauseln.
- Flexibel konfigurierbar: Ivaluas No-Code-Plattform ermöglicht es Beschaffungsteams, Intake-Formulare und Orchestrierungs-Workflows einzurichten und anzupassen – auch ohne technisches Know-how.
- Datenbasierte Einblicke: Die zentrale Übersicht bietet Zugriff auf Analysen und KPIs, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Was macht unsere Intake-Management-Lösung so besonders?
Durch die Einführung eines benutzerfreundlichen Intake-Systems, das durch generative KI unterstützt wird, können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse effizienter gestalten. Teams profitieren von einer vereinfachten Antragsbearbeitung und einer zentralen Erfassung von Daten.
Ivaluas einheitliches Datenmodell und die No-Code-/Low-Code-Plattform ermöglichen nahtlose Workflows und eine effektive Datenorchestrierung. Gleichzeitig bleibt die Lösung flexibel und anpassbar, um verschiedene Intake-Typen zu integrieren.
Durch Ivaluas Anpassungsfähigkeit und leistungsstarke Workflow-Engine, zusammen mit einem Add-On-Store, können Nutzer die Lösung flexibel an ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse anpassen – ganz ohne tiefgehende technische Expertise. Diese benutzerfreundliche Erweiterbarkeit sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen auch in Zukunft den sich wandelnden Anforderungen gerecht wird. Gleichzeitig bleiben Sie durch umfassende Lösungen im Source-to-Pay-Bereich wettbewerbsfähig und marktführend.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ivaluas Intake-Management-Lösung die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen Beschaffungs- und Mitarbeiteranfragen bearbeiten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Intake-Prozesses werden Ineffizienzen beseitigt, die Compliance verbessert und eine benutzerfreundliche, zentralisierte Plattform für optimierte Abläufe bereitgestellt. Mit den Vorteilen von KI-unterstützter Anleitung, nahtloser Integration und robusten Datenanalysen können Unternehmen ihre Beschaffungsabläufe erheblich verbessern und gleichzeitig Kosten und Risiken senken.
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- am 14. Januar 2025 (englisch)
- am 06. Februar 2025 (deutsch)
