2025 ist Beschaffung längst mehr als eine operative Funktion – sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Angesichts wirtschaftlicher Unsicherheiten, globaler Disruptionen und technologischer Innovationen müssen Einkaufsstrategien kontinuierlich weiterentwickelt werden. Unternehmen, die schnell handeln, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile.
Laut Fortune Business Insights soll der globale Markt für Beschaffungssoftware von 8,03 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 auf 18,28 Milliarden US-Dollar im Jahr 2032 wachsen und im Prognosezeitraum eine jährliche Wachstumsrate von 10,8 % aufweisen.
Angesichts der Tatsache, dass 74 % der kürzlich befragten Chief Procurement Officers (CPOs) bis Ende 2025 KI integrieren wollen, ist die Zukunft bereits Realität.
Vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen liefert der Bericht „Procurement 2025: BIG Trends and Predictions“ von Ardent Partners wertvolle Einblicke für Beschaffungsexperten. Er zeigt, wie KI den Einkauf transformiert – von der Automatisierung im Sourcing bis zur optimierten Vertragsverwaltung – und skizziert die Herausforderungen und Chancen der kommenden Jahre.
Entdecken Sie in diesem Blog die entscheidenden Erkenntnisse aus dem neuesten Bericht von Ardent Partners – ein Muss für alle Beschaffungsleiter, die sich einen Wettbewerbsvorteil sichern wollen.
Zentrale Erkenntnisse:
- Globale Unsicherheiten wie Handelsspannungen, sich ändernde Vorschriften und Lieferkettenstörungen erfordern neue Ansätze im Einkauf.
- Unternehmen, die KI-Innovationen nutzen, steigern Effizienz und minimieren Risiken – wer nicht investiert, bleibt zurück.
- Gleichzeitig gewinnt ein durchdachtes Risikomanagement an Bedeutung, um stabile Lieferketten zu gewährleisten.
Die KI-Revolution nimmt 2025 in der Beschaffung noch mehr Fahrt auf
Ein Begriff, der in diesem Bericht “Beschaffung 2025” sofort ins Auge fällt, ist KI. Künstliche Intelligenz transformiert die Beschaffung und macht Prozesse intelligenter, schneller und strategischer als jemals zuvor.
KI-gestützte Sourcing-Tools analysieren riesige Datenmengen, um die besten Lieferanten zu identifizieren, Markttrends vorherzusagen und Beschaffungsstrategien zu optimieren. Sie können auch die Erstellung von Verträgen automatisieren, deren Einhaltung überwachen und potenzielle Risiken markieren – so wird manueller Aufwand reduziert und teure Fehler vermieden.
Auch KI-basierte Risikomanagement-Tools werden von Unternehmen eingesetzt, um die Leistung von Lieferanten sowie externe Einflüsse in Echtzeit zu überwachen. Dies ermöglicht es ihnen, Störungen proaktiv zu erkennen und ihnen zuvorzukommen, anstatt nur nachträglich darauf zu reagieren.
Der Bericht von Ardent Partners hebt auch den Aufstieg von KI-unterstützten eSourcing-Plattformen hervor, die den Ausschreibungsprozess dank Automatisierung erheblich effizienter machen.
Diese Plattformen eliminieren die Notwendigkeit, manuell Angebote und Lieferantenoptionen zu durchsuchen, und nutzen stattdessen KI, um schnell die Fähigkeiten und Leistungskennzahlen von Lieferanten zu bewerten. Das Ergebnis? Fundiertere, datengestützte Entscheidungen über die Auswahl von Lieferanten.
Unternehmen, die auf diese KI-Innovationen setzen, um den Einkauf zu transformieren, können ihre Effizienz steigern und Risiken verringern, während diejenigen, die dies versäumen, im Wettbewerb zurückfallen werden.
- Die Volatilität des Marktes bringt eine Menge Unsicherheit mit sich.
Angesichts von Inflation und steigenden Zinsen müssen Beschaffungsteams nicht nur steigende Kosten bewältigen, sondern auch ihre Kostenmanagementstrategien angesichts der anhaltenden globalen Handelsinstabilität und Lieferkettenproblemen in diesem Jahr deutlich intensivieren.
Laut der Federal Reserve werden Zinssätze voraussichtlich über einen längeren Zeitraum hoch bleiben. Diese Entwicklung wird die Kreditaufnahme deutlich teurer machen und direkte Auswirkungen auf die Beschaffungsleiter haben, die ihre Budgets effektiv verwalten müssen. Für Beschaffungsteams bedeutet dies, dass sie dringend günstigere Lieferantenkonditionen aushandeln und Einsparpotenziale überall dort ausschöpfen müssen, wo es möglich ist.
Beschaffungsfachleute stehen immer stärker unter Druck: Preisdruck und Lieferengpässe erschweren es, attraktive Konditionen auszuhandeln. In diesem volatilen Umfeld wird eine effiziente Beschaffungsstrategie immer wichtiger. Um ihre Verhandlungsposition zu stärken und Kosten zu reduzieren, setzen Unternehmen verstärkt auf wettbewerbsorientierte Sourcing-Ansätze, die ihnen Zugang zu qualitativ hochwertigen und kosteneffizienten Lösungen für kritische Güter und Dienstleistungen ermöglichen.
„Rasante politische Kurswechsel und das damit verbundene ‚Drama‘ führen in der Regel zu Preisschwankungen, längeren Vorlaufzeiten und Instabilität bei den Lieferanten, was die globale Beschaffung zu einem Balanceakt mit hohem Risiko macht“, schreibt Andrew Bartolini, Autor des Berichts sowie Gründer und Chief Research Officer bei Ardent Partners. „Erfolg wird im Jahr 2025 davon abhängen, wie gut die Teams die nächste Runde des globalen ‘Handelsdramas’ vorhersehen, sich anpassen und dieses ausmanövrieren können.“
Mit KI-gestützten eSourcing-Plattformen können Unternehmen ihre Lieferantenbasis diversifizieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. In einem dynamischen Markt sind Geschwindigkeit und Flexibilität entscheidend: Beschaffungsteams müssen in der Lage sein, rasch umzusteuern und moderne Technologien zu nutzen, um den Auswahlprozess neuer Lieferanten effizient zu automatisieren und ihr gesamtes Lieferantenmanagement zu modernisieren.
Konsultieren Sie unseren Leitfaden zum Lieferantenmanagement 2025
- Beschaffung im Wandel: Unternehmen überdenken 2025 ihre Strategien
Moderne Technologien eröffnen neue Möglichkeiten: Beschaffungsteams können nun gezielt auf Marktunsicherheiten reagieren und ihre Strategien optimieren. Folgende Ansätze stehen dabei im Fokus:
- KI-gestützte Marktplätze statt traditioneller Ausschreibungsprozesse: Lange Zeit verließen sich Beschaffungsteams auf klassische RFP-Verfahren, um Lieferanten zu finden, Angebote zu vergleichen und die besten Anbieter auszuwählen. Moderne Technologien revolutionieren jetzt den Auswahlprozess und machen ihn schneller, effizienter und vor allem datenbasiert.
- Robuste Lieferantenbeziehungen als Erfolgsfaktor: Eine widerstandsfähige Lieferkette ist heute unerlässlich – und das beginnt mit starken, vertrauensvollen Beziehungen zu einem vielfältigen Netzwerk von Lieferanten. Klare Kommunikation und nahtlose Zusammenarbeit sind dabei entscheidend, und moderne Technologien können diesen Prozess erheblich erleichtern.
Durch gemeinsame Bedarfsprognosen und eine langfristige Planung können Lieferanten, Hersteller und Händler ihre Produktionspläne und Lagerbestände besser aufeinander abstimmen. Diese enge Zusammenarbeit minimiert Lagerhaltungskosten und verbessert die Reaktionsfähigkeit der Lieferkette. So lassen sich Überbestände und Engpässe vermeiden, während das Risiko von Umsatzverlusten durch nicht verfügbare Produkte erheblich sinkt.
- Kostensenkungen und Einsparungen: Inflation und wirtschaftliche Unsicherheit machen Kostensenkung zur obersten Priorität in der Führungsetage – 74 % der CPOs nennen Einsparungen ihr Hauptziel. Leider bleiben unnötige Ausgaben oft unbemerkt, obwohl sie erhebliche Auswirkungen haben.
Ein Beispiel dafür ist der sogenannte Tail Spend, einer der größten Verschwendungsbereiche. Kleine, unkontrollierte Einkäufe können bis zu 20 % der Unternehmensausgaben ausmachen und bis zu 80 % der Lieferanten betreffen . Ohne Überwachung summieren sich diese Kosten rasch, und Beschaffungsteams erkennen oft nicht, wie viel Geld eigentlich verloren geht.
Maverick Spending, also unbefugte Einkaufsaktivitäten, die außerhalb der etablierten Beschaffungsprozesse und -richtlinien eines Unternehmens stattfinden, ist ein weiteres großes Problem – und kann Firmen 10-20 % ihrer Einsparungen kosten.
KI-gestützte Einblicke können helfen, den Tail Spend zu reduzieren und niedrigwertige Einkäufe zu automatisieren. Dies spart Zeit und erlaubt Beschaffungsexperten somit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Sie ermöglichen darüberhinaus, Maverick Spending einzudämmen, indem sie Einkaufsverhalten auswerten, unbefugte oder nicht regelkonforme Transaktionen identifizieren und Abweichungen von bevorzugten Lieferantenvereinbarungen aufdecken.
Durch Echtzeit-Transparenz und die automatisierte Durchsetzung von Beschaffungsvorgaben ermöglichen KI-gestützte Spend-Analysis und Management Tools Unternehmen, unkontrollierte Ausgaben in Richtung genehmigter Lieferanten umzuleiten, um bessere Kostenkontrolle und Vertragskonformität zu gewährleisten. Transparente Ausgabenanalyse
„CPOs versuchen nicht unbedingt, mehr Ausgaben zu managen, sondern vielmehr die Ausgaben, die sie beeinflussen, besser zu kontrollieren“, so der Bericht.
„Dies zeigt sich auf unterschiedliche Weise, etwa durch aktiveres Sourcing oder ein stärkeres Kategorienmanagement, besserer und frühzeitigerer Einbindung der Stakeholder sowie intensiverer Zusammenarbeit mit Lieferanten.“
3. Risikomanagement und Compliance 2025
KI ist nicht unfehlbar – sie kann Fehler machen, und ihre Effizienz hängt stark von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Deshalb sind eine solide Governance und sorgfältiges Risikomanagement unerlässlich, um ihre verantwortungsvolle und effektive Nutzung zu gewährleisten.
Sicherung der Lieferkette
Mit der zunehmenden Nutzung von Cloud-Plattformen und KI-gestützten Risikobewertungen erhalten Cyberkriminelle mehr Chancen, Schwachstellen in Lieferantennetzwerken auszunutzen. Ein einziger Sicherheitsvorfall kann sensible Daten aus Verträgen und Finanztransaktionen offenbaren – mit teuren Folgen.
Um Risiken zu minimieren und die Lieferkette zu schützen, empfiehlt Ardent Partners, dass Beschaffungsteams eng mit IT-Teams zusammenarbeiten. Dies betrifft die Implementierung robuster Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und weiterer Sicherheitsmaßnahmen.
„Diejenigen, die für den Schutz der Unternehmensressourcen, -systeme und -informationen verantwortlich sind, sollten auch mit der Beschaffung zusammenarbeiten, um umfassende Strategien für das Risikomanagement von Drittanbietern zu entwickeln, die potenzielle Schwachstellen in der Lieferkette mindern“, so Bartoloni.
Sustainability & Nachhaltige Beschaffung
Abgesehen von den Cybersicherheitsrisiken stehen ESG-Initiativen (Environment, Social, Governance) vor einer schwierigen Herausforderung, wenn sich die politische Haltung der Regierung ändert und Unternehmensverpflichtungen im Bereich ESG dadurch geschwächt werden könnten.
Auch wenn einige Unternehmen ihre formellen ESG-Programme reduzieren, integrieren risikobewusste und kostenorientierte Unternehmen weiterhin nachhaltige Beschaffungs- und Lieferkettenstrategien, ethische Arbeitspraktiken und Transparenz in der Governance – jedoch jetzt im Kontext von „Effizienz und Risikomanagement“. Beschaffungsleiter müssen diese schwierige Situation meistern, um Nachhaltigkeit und ethische Beschaffung trotz der Veränderung in der Terminologie ganz oben auf der Agenda zu halten.
Agilität und Innovation für mehr Wettbewerbsfähigkeit
Handelskonflikte, sich ändernde Vorschriften und Lieferkettenstörungen bringen immer mehr Unternehmen dazu, die strategische Beschaffung in diesem Jahr zur obersten Priorität machen.
Das bedeutet, dass Unternehmen agiler und proaktiver bei der Auswahl, Verwaltung und Zusammenarbeit mit Lieferanten sein müssen. Gleichzeitig zwingt der wachsende Wettbewerb um wichtige Materialien und Dienstleistungen Unternehmen dazu, ihre Beschaffungsstrategien zu überdenken.
Um 2025 wettbewerbsfähig zu bleiben, erweitern viele ihre Beschaffungs-Pipelines und nutzen KI-gestützte eSourcing-Tools, um Chancen zu identifizieren, Prozesse zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Der Wettlauf um Ressourcen in der heutigen vernetzten Wirtschaft erfordert Innovation und Anpassungsfähigkeit. Durch die Einführung intelligenterer und dynamischer Beschaffungsstrategien senken Unternehmen nicht nur Kosten, sondern bauen auch die Agilität und Resilienz auf, die notwendig sind, um Risiken zu mindern und Chancen auf einem volatilen globalen Markt zu nutzen.
„Starten Sie das Jahr mit einer Beschaffungs-Pipeline, die doppelt so groß ist wie die Kapazität Ihres Teams“, rät Bartoloni. „Nutzen Sie Technologie bei jedem größeren Ereignis. Mit der Zeit wird die Beschaffungs-Kapazität Ihres Teams zwangsläufig wachsen.“
Entdecken Sie aktuelle Trends, die die Beschaffung heute transformieren. Laden Sie noch heute Ihr Exemplar des Berichts „Procurement 2025: BIG Trends and Predictions“ von Ardent Partners herunter und erfahren Sie, wie zukunftsorientierte Unternehmen diese Trends zu ihrem Vorteil nutzen.
