Als umfassendes Beschaffungsportal bietet Ivalua zahlreiche Möglichkeiten, Einkaufsprozesse durchgängig zu digitalisieren und zu optimieren. Doch der wahre Mehrwert der Lösung liegt oft im Detail: In den Funktionen, die gezielt entlasten und operative Hürden im Alltag beseitigen. Eine dieser Funktionen ist das Purchasing Optimization Center (POC) – eine leistungsstarke Erweiterung, die Einkaufsprozesse nicht nur vereinfacht, sondern strategisch steuert.
In Kürze: Einkaufsprozesse optimieren mit dem POC
- Zentrale Steuerung statt Silos: Das Procurement Optimization Center ermöglicht die Bündelung dezentraler Anforderungen und schafft so mehr Transparenz und Kontrolle im Einkauf.
- Kostenvorteile realisieren: Mengenrabatte, reduzierte Versandkosten und weniger Einzelbestellungen senken die Gesamtkosten nachhaltig.
- Nachhaltigkeit fördern: Weniger Lieferungen und Verpackungen verringern den CO₂-Ausstoß und unterstützen ESG-Ziele.
Was ist das Procurement Optimization Center?
Das Procurement Optimization Center ist eine intelligente Ergänzung innerhalb der Ivalua-Plattform, die den Beschaffungsprozess optimiert: von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung. Es fungiert als Schaltzentrale zwischen der anfordernden Fachabteilung und dem Einkauf und ermöglicht eine aktive Steuerung durch das Procurement-Team – und das, ohne bestehende Freigabeprozesse zu unterbrechen.
Ein zentrales Merkmal des POC ist die hohe Flexibilität bei der Gruppierung, Trennung und Bearbeitung von Anforderungen. Positionen, die aus unterschiedlichen Anfragen stammen – etwa aus verschiedenen Fachabteilungen – lassen sich Workflow-spezifisch zusammenfassen, gezielt analysieren und gemeinsam ausschreiben.
Angebote, Vergaben, Bestellungen und Zahlungen erfolgen vollständig innerhalb von Ivalua. Als strukturierendes Element folgt das POC dem Prinzip ‚Buyers First‘: Es ermöglicht dem Einkauf eine zentrale Koordination, ohne dabei die spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen aus dem Blick zu verlieren .
Konkreter Mehrwert für Ihr Unternehmen
Durch den Einsatz des POC gewinnen Einkaufsabteilungen deutlich mehr Kontrolle und Transparenz über die Bedarfssituation im Unternehmen. Anforderungen können innerhalb des Genehmigungsprozesses gebündelt oder gezielt getrennt werden. Dies eröffnet neue Möglichkeiten zur Konsolidierung von Beschaffungen, etwa durch den Einsatz von “Quick Quote”, einem vereinfachten, schnellen Anfrageprozess (RFQ), der mit minimalem Aufwand umgesetzt werden kann.
Dadurch ergeben sich vielfältige Vorteile:
- Kosteneinsparungen durch die Reduktion der Bestellanzahl, geringere Lieferkosten und bessere Konditionen durch Mengenrabatte
- Nachhaltigkeit durch eine optimierte Logistik, reduzierte Verpackungen und geringeren CO₂-Ausstoß
- Effizienz durch zentrale Steuerung und automatisierte Abläufe, ohne Medienbrüche
- Transparenz durch lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte in einem einzigen Tool
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Beispiel:
Intelligente Bündelung spart Zeit, Geld und Ressourcen
- Die IT-Abteilung benötigt 30 neue Laptops für neue Mitarbeitende sowie den Austausch veralteter Geräte.
- Die Marketingabteilung bestellt 10 neue Monitore und weiteres technisches Zubehör für die Bearbeitung grafischer Inhalte.
- Die Personalabteilung plant die Ausstattung neuer Arbeitsplätze mit Schreibtischen, Bürostühlen und Rollcontainern – insgesamt 15 komplette Büroarbeitsplätze.
In der Vergangenheit hätte jede Abteilung ihre Anforderungen einzeln eingereicht. Das hätte zu drei separaten Anfragen, individuellen Ausschreibungen, mehreren Genehmigungsprozessen sowie drei getrennten Bestellungen und Lieferungen geführt – inklusive doppelter Versandkosten und suboptimaler Rabatte.
Mit dem Procurement Optimization Center (POC) erkennt der zentrale Einkauf diese parallelen Bedarfe frühzeitig und fasst sie intelligent zusammen:
- Die technischen Geräte (Laptops, Monitore, Zubehör) werden zu einer gebündelten Ausschreibung zusammengeführt.
- Die Büromöbel für die Personalabteilung werden ebenfalls konsolidiert und als eigene Ausschreibung behandelt.
- Die systemseitige Trennung der Anfragen bleibt erhalten, aber die Einkaufsentscheidung erfolgt zentral und optimiert.
Beispielrechnung:
- Durch die Bündelung der Hardware-Bestellung erhält das Unternehmen einen höheren Mengenrabatt auf die Gesamtlieferung (statt Einzel-Konditionen).
- Die Versandkosten sinken durch eine kombinierte Lieferung.
- Die Lieferzeit verkürzt sich, da die Auswahl auf Lieferanten mit lagerverfügbaren Produkten fokussiert wurde.
- Interne Aufwände im Einkauf werden um ca. 30 % reduziert, da Ausschreibung, Angebotsvergleich, Freigabe und Bestellung in einem durchgängigen Workflow im POC abgebildet werden.
Zusätzlich leistet das Unternehmen einen positiven Beitrag zur Nachhaltigkeit: weniger Transporte, weniger Verpackung, geringerer CO₂-Ausstoß.
Fazit: Einkaufsprozesse optimiert – Mehr Effizienz, mehr Kontrolle, weniger Komplexität
Mit dem Purchasing Optimization Center bietet Ivalua eine zukunftsweisende Lösung, um Bedarfe nicht nur zu erfassen, sondern aktiv und strategisch zu steuern. Dabei fügt sich das POC nahtlos in bestehende Prozesse ein und unterstützt den zentralen Einkauf dabei, Anforderungen flexibel zu bündeln, Ausschreibungen effizient durchzuführen und gleichzeitig die Governance-Vorgaben des Unternehmens einzuhalten.
Für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse zukunftssicher aufstellen möchten, ist das POC ein wesentlicher Baustein für mehr Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit im Einkauf.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Procurement Optimization Center (POC):
Wie hilft das Procurement Optimization Center (POC) dabei, Einkaufsprozesse zu optimieren?
Durch die intelligente Verknüpfung von Bedarfsmeldungen, automatisierte Workflows und flexible Bündelungsmöglichkeiten steigert das POC die Effizienz, reduziert Komplexität und verbessert die Kontrolle im Einkaufsprozess.
Welche Vorteile ergeben sich für den Einkauf?
Einkäufer profitieren von reduzierten Prozesskosten, höherer Transparenz, besserer Verhandlungsposition bei Ausschreibungen und einem geringeren administrativen Aufwand.
Kann das Procurement Optimization Center in bestehende Beschaffungsprozesse integriert werden?
Ja, das POC lässt sich nahtlos in bestehende Freigabe- und Einkaufsprozesse integrieren, ohne Medienbrüche oder Systembrüche zu verursachen.
Autoren: Dieser Beitrag wurde verfasst vom Experten Team unseres Parters jupitos
Gerhard Donnert – Partner – jupitos
Silvia Krainovic – Sr. Consultant – jupitos
