Im Bereich Einkauf und Lieferkettenmanagement rücken oft zwei Prozesse in den Vordergrund: Source-to-Pay (S2P) und Procure-to-Pay (P2P). Beide sind entscheidend, um die Einkaufsoperationen und Ausgaben zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und einen reibungslosen Ablauf in der Lieferkette zu gewährleisten.
Obwohl S2P und P2P eng miteinander zusammenhängen, sind sie nicht dasselbe. Ein klares Verständnis der Unterschiede zwischen S2P und P2P ist unabdingbar, um Einkaufsprozesse zu optimieren.
In diesem Blog beleuchten wir die wichtigsten Unterschiede zwischen Source-to-Pay und Procure-to-Pay, die einzelnen Rollen im Einkaufsprozess und wie S2P- und P2P-Software Ihre Einkaufsoperationen verbessern kann.
In Kürze:
Hier weiterlesen für mehr Details zu den folgenden Punkten:
- S2P vs. P2P: Während der Source-to-Pay-S2P-Prozess den gesamten Beschaffungszyklus abdeckt, einschließlich strategischer Prozesse, wie die Beurteilung von Lieferanten und Vertragsverhandlungen, betrifft der Procure-to-Pay-Prozess die eher operativen, transaktionalen Aspekte, einschließlich Bestellung, Eingang und Zahlung.
- Strategische Ausrichtung: S2P ist direkt darauf ausgerichtet, die Geschäftsstrategie zu beeinflussen und langfristige Lieferantenpartnerschaften zu unterstützen, während P2P auf Effizienz und Compliance im operativen Bereich vor Ort abzielt.
- Ivalua-Lösungen: Ivalua bietet sowohl S2P– als auch P2P-Software, die eine umfassende digitale Transformation der Beschaffungsprozesse ermöglichen, von der strategischen Lieferantenauswahl bis hin zur effizienten Zahlungsabwicklung.
Was ist Source-to-Pay?
Source-to-Pay, auch als S2P bekannt, umfasst alle Aktivitäten, die mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verbunden sind – von der Bestimmung interner Bedürfnisse und der Definition von Anforderungen bis hin zur Identifizierung und Bewertung potenzieller Lieferanten anhand verschiedener Kriterien.
Im Sourcing-Prozess holen Unternehmen Angebote oder Ausschreibungen von mehreren Lieferanten ein und verhandeln anschließend Verträge, um die Bedingungen zu formalisieren. Während des Einkaufs liefert der Lieferant die Waren und Dienstleistungen und erfüllt den Auftrag.
Der S2P-Prozess endet mit der Buchhaltung, wo Rechnungsbearbeitung, Überprüfung und Zahlung an den Lieferanten erfolgt. Dieser Schritt erfordert Genauigkeit und Effizienz, um sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt und pünktlich erfolgen – ein entscheidender Faktor für die Pflege guter Lieferantenbeziehungen und die finanzielle Integrität.
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Die wichtigsten Schritte im S2P-Prozess:
| Bedarfsermittlung | Durchführung von Marktforschungen und -analysen zur Ermittlung der bestmöglichen Bezugsquellen für die benötigten Waren oder Dienstleistungen |
| Sourcing | Durchführung von Marktforschungen und -analysen zur Ermittlung der bestmöglichen Bezugsquellen für die benötigten Waren oder Dienstleistungen |
| Lieferantenbewertung und -auswahl | Bewertung potenzieller Lieferanten anhand verschiedener Kriterien wie Preis, Qualität, Zuverlässigkeit und Compliance |
| Vertragserstellung und -verhandlung | Formalisierung der Bedingungen der Liefervereinbarung, einschließlich Preisgestaltung, Liefertermine und anderer Konditionen |
| Beschaffung und Bestellung | Erstellung, Genehmigung und Sendung von Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen an Lieferanten |
| Wareneingang und -prüfung | Prüfung und Verifizierung der erhaltenen Waren anhand der Bestellung und der Vertragsbedingungen, um Qualität und Konformität sicherzustellen |
| Rechnungsbearbeitung und -abgleich | Bearbeitung und Überprüfung der Lieferantenrechnungen, um sicherzustellen, dass sie mit den Bestellungen und Vertragsbedingungen übereinstimmen |
| Zahlungsabwicklung | Genehmigung und Abwicklung von Zahlungen an den Lieferanten |
Throughout S2P, data is collected and managed for analysis, helping to optimize future sourcing decisions and procurement strategies. Various mechanisms must be implemented to ensure compliance with internal policies and external regulations, and manage risks associated with supply chain and procurement activities.
Effective S2P management helps to optimize spending, enhance supplier relationships, and improve overall procurement performance. Read this blog post to learn more about the S2P process.
Was ist Procure-to-Pay (P2P)?
Procure-to-Pay, auch bekannt als P2P, ist ein spezifischer Teil des Beschaffungsprozesses, der sich mit der Bestellung, dem Einkauf, dem Empfang und der Bezahlung von Waren und Dienstleistungen befasst. Es ist ein Teilprozess des umfassenderen S2P-Prozesses und konzentriert sich auf die zweite Hälfte des Beschaffungszyklus.
Die wichtigsten Schritte im P2P-Prozess:
| Bestellanforderung | Erstellung einer Anforderung mit Details zu den benötigten Artikeln, Mengen und dem Zweck der Beschaffung |
| Genehmigung | Überprüfung und Freigabe des Antrags, um sicherzustellen, dass er legitim ist und dem Budget sowie den Anforderungen des Unternehmens entspricht |
| Erstellung eines Bestellauftrags (Purchase Order) | Erstellung eines offiziellen Dokuments für den Lieferanten mit allen relevanten Bestelldetails wie Menge, Beschreibung, Preis und Lieferdatum |
| Auftragserfüllung | Der Lieferant bestätigt den Bestellauftrag und liefert die vereinbarten Waren oder Dienstleistungen |
| Wareneingang und -prüfung | Prüfung der erhaltenen Waren, um Qualität und Vertragskonformität sicherzustellen |
| Rechnungsbearbeitung und -abgleich | Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, um Übereinstimmung mit Bestellauftrag und Vertragsbedingungen sicherzustellen |
| Zahlungsabwicklung | Genehmigung und Durchführung der Zahlung an den Lieferanten |
| Dokumentation | Erfassung und Archivierung aller relevanten Unterlagen und Transaktionen für Buchhaltungs- und Prüfzwecke |
Der P2P-Prozess: Ein kritischer Bestandteil für effiziente Beschaffung
Der Procure-to-Pay (P2P)-Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Beschaffung effizient, kostengünstig und gemäß den Unternehmensrichtlinien sowie externen Vorschriften durchgeführt wird. Er erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Beschaffung, Finanzen und Wareneingang. Lesen Sie diesen Blogbeitrag, um mehr über den P2P-Prozess zu erfahren.
Wichtige Unterschiede zwischen Source-to-Pay und Procure-to-Pay
Viele verwechseln den Procure-to-Pay-Prozess mit dem Source-to-Pay-Prozess, da beide eng miteinander verbunden sind und sich überschneidende Elemente aufweisen. Beide Prozesse befassen sich mit der Beschaffung, dem Einkauf und der Bezahlung von Waren und Dienstleistungen, aber sie unterscheiden sich hinsichtlich des Umfangs und des Fokus.
P2P konzentriert sich auf die transaktionale Phase der Beschaffung, beginnend mit der Identifizierung eines spezifischen Bedarfs an Produkten oder Dienstleistungen bis hin zur Zahlung an den Lieferanten. S2P ist umfassender und schließt den P2P-Prozess sowie zusätzliche strategische Elemente wie die Identifikation potenzieller Lieferanten, Marktanalysen und das Management von Lieferantenbeziehungen ein.
7 wesentliche Unterschiede zwischen S2P und P2P:
- Umfang: S2P ist ein End-to-End-Prozess, der alles von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung umfasst, während P2P sich stärker auf die transaktionalen Aspekte der Beschaffung konzentriert.
- Strategischer vs. operativer Fokus: S2P umfasst strategische Aktivitäten wie Marktanalyse, Lieferantenbewertung und Vertragsverhandlung, während P2P operativer ist und sich mit Bestellung, Empfang, Rechnungsstellung und Bezahlung befasst.
- Lieferantenbeziehungsmanagement: S2P umfasst das Management von Lieferantenbeziehungen, um langfristige Partnerschaften aufzubauen, während P2P in der Regel keine langfristigen Lieferantenbeziehungen umfasst.
- Vertragsmanagement: S2P beinhaltet die Vertragsverhandlung und -verwaltung als Kernkomponente, während P2P nach Abschluss der Verträge einsetzt.
- Marktanalyse: Im Gegensatz zu P2P schließt S2P auch eine Marktanalyse ein, um potenzielle Lieferanten zu finden und zu bewerten.
- Einsatz von Technologien: S2P erfordert Werkzeuge für Marktanalysen, Lieferantenbewertung und Vertragsmanagement, während P2P Software für Beschaffung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung nutzt.
- Auswirkungen auf die Geschäftsstrategie: S2P hat direkten Einfluss auf die Gesamtstrategie des Unternehmens, während P2P die Effizienz der Beschaffungsfunktion steigert, aber weniger direkten Einfluss auf die Unternehmensstrategie hat.
Wo anfangen? S2P oder P2P?
Auch wenn der Fokus auf P2P liegt, ist es eine bewährte Praxis, die Auswirkungen oder zukünftigen Bedürfnisse des vollständigen S2P-Prozesses zu berücksichtigen. Einige Organisationen haben große Ineffizienzen in ihrem P2P-Prozess, was zu hohen Prozesskosten und gesparten Potenzialen führt. Für diese Unternehmen ist es sinnvoll, mit P2P zu beginnen, aber das bedeutet nicht, dass der upstream-Prozess (Source-to-Contract) vernachlässigt werden sollte.
Die Wahl zwischen Source-to-Pay und Procure-to-Pay hängt stark von den organisatorischen Bedürfnissen und dem Stand der Transformation ab. Einige entscheiden sich dafür, mit einer vollständigen S2P-Initiative zu beginnen, während andere, die mit ihrem S2C-Prozess zufrieden sind, sich auf P2P konzentrieren. Es ist entscheidend, die spezifischen Ziele des Unternehmens zu bewerten, um zu entscheiden, welcher Ansatz am besten mit der Beschaffungsstrategie und den Unternehmenszielen übereinstimmt.
Erfahren Sie hier, wie Sie Beschaffungssoftware erfolgreich implementieren und mit welchen Prozessen Sie anfangen sollten. .
Ivalua’s S2P und P2P Lösungen
Ivalua bietet eine umfassende Source-to-Pay-Plattform sowie Procure-to-Pay-Software, die eine Vielzahl von Beschaffungsanforderungen in Organisationen abdecken:
- Ivalua’s S2P-Beschaffungsplattform umfasst den gesamten Ausgaben- und Lieferantenzyklus und digitalisiert die Beschaffung über alle Ausgaben und Lieferantenprozesse hinweg. Diese Lösung bietet strategische Einblicke in die Beschaffungsprozesse und ermöglicht es den Teams, mehr Wert für das Unternehmen zu generieren. Mit umfassender Transparenz, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit hilft Ivalua’s S2P-Software Unternehmen, ihre Lieferantenbeziehungen effektiv zu verwalten, bessere Verträge auszuhandeln und die Gesamtausgaben zu optimieren.
Erleben Sie eine Demo unserer Source-to-Pay-Software.
- Ivalua’s P2P-Lösung konzentriert sich darauf, die transaktionalen Aspekte der Beschaffung zu optimieren, indem die Prozesse für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen sowie die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen vereinfacht werden. Sie bietet eine automatisierte Rechnungsbearbeitung, elektronische Bestellungen und effiziente Zahlungsabwicklung, um einen reibungsloseren, schnelleren Beschaffungsprozess zu ermöglichen. Sehen Sie sich unsere Procure-to-Pay-Software-Demo an.
Beide Lösungen von Ivalua sind für ihre benutzerfreundlichen Oberflächen und Integrationsmöglichkeiten bekannt und passen sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einer Organisation ein.
Sie fördern die Zusammenarbeit und Transparenz und stellen sicher, dass alle Beteiligten im Beschaffungsprozess sofort und sicher auf die benötigten Informationen und Tools zugreifen können.
Sie möchten unsere Software live erleben? Hier zur Demo anmelden.
Ivaluas innovative Lösungen wurden sowohl von Gartner als auch von Ardent Partners als marktführend ausgezeichnet.
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P2P oder S2P – Ivalua bietet die passende Lösung
Mit Ivalua können Organisationen ihre operativen Beschaffungsaufgaben mit der P2P-Software optimieren oder einen strategischen, ganzheitlichen Ansatz mit einer umfassenden S2P-Plattform verfolgen. Beide Lösungen sind darauf ausgelegt, die Effizienz zu steigern, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und wertvolle Einblicke zu bieten. Bei Ivalua sind wir darauf spezialisiert, die unterschiedlichen Herausforderungen moderner Organisationen zu adressieren.
Häufig gestellte Fragen:
Was ist der Unterschied zwischen Source-to-Pay (S2P) und Procure-to-Pay (P2P)?
Source-to-Pay (S2P) umfasst den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsanalyse über die Lieferantenauswahl bis zur Bezahlung. Procure-to-Pay (P2P) hingegen konzentriert sich auf die operativen Schritte wie Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung. S2P ist somit strategischer, P2P operativer ausgerichtet.
Wie kann eine S2P-Software die Beschaffungsprozesse in Unternehmen optimieren?
Eine leistungsstarke S2P-Plattform digitalisiert und automatisiert den gesamten Beschaffungszyklus. Sie ermöglicht mehr Transparenz, verbesserte Lieferantenbeziehungen, strategische Einsichten und sorgt für Effizienz, Compliance und Kosteneinsparungen über alle Einkaufsprozesse hinweg
Zum Weiterlesen:
Ivalua Source-to-Pay Einkaufsratgeber
Ivalua Procurement Plattform Datenblatt
Demo: “Source-to-Pay (S2P)”-Plattform
