Lange galt das Sourcing bzw. die Lieferantenfindung und -auswahl, in Unternehmen vor allem als Kostenstelle – eine rein operative Funktion, notwendig für die Geschäftsabwicklung. Doch in den letzten Jahren hat sich der Blickwinkel verändert: heute steht im Fokus, welchen strategischen Mehrwert das Sourcing für das Unternehmen leisten kann. So entstand das Konzept des „strategischen Sourcings“.
In diesem Blog werfen wir einen genaueren Blick auf den strategischen Sourcingprozess: Was steckt dahinter? Welche Vorteile bringt er? Welche Praxisbeispiele gibt es? Und wie kann Software dabei helfen, Sourcing strategischer aufzustellen?
Kernpunkte:
- Strategisches Sourcing: Bedeutung, Prozesse und Vorteile für Ihr Unternehmen
- Neue Technologien schaffen zusätzliche Effizienzpotenziale im strategischen Sourcing
- Die Einführung von Ivaluas Sourcing Software hat Veolia zahlreiche Vorteile gebracht
Was genau bedeutet strategisches Sourcing eigentlich?
Strategisches Sourcing ist die langfristig ausgerichtete, strukturierte Planung der Beschaffung, einschließlich Lieferantenbewertung, Vertragsverhandlungen, Risikomanagement und Optimierung der Gesamtkosten (Total Cost of Ownership). So wird aus dem reaktiven Sourcing eine strategische Unternehmensfunktion. Durch die systematische Auswertung von Ausgaben, Marktanalysen und den Aufbau solider Lieferantenbeziehungen hilft der strategische Einkauf, die Lieferkette zu optimieren, Kosten zu senken und Qualität sowie Effizienz zu steigern.
Stellen Sie sich vor, der Einkauf wäre nicht länger nur dafür da, Bestellungen auszulösen und Preise zu verhandeln – sondern würde aktiv die Zukunft Ihres Unternehmens mitgestalten. Genau hier setzt strategisches Sourcing an.
Statt nur auf den günstigsten Preis zu schauen, beobachten Sourcing-Teams kontinuierlich den Markt, analysieren Lieferantenbeziehungen und bewerten die gesamten Lebenszykluskosten von Produkten und Dienstleistungen. Dabei geht es um mehr als Zahlen – es geht um Partnerschaften, Qualitätssicherung und Risikominimierung.
So wandelt sich der Einkauf vom reaktiven Kostenfaktor zum strategischen Motor für Innovation, Effizienz und nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Strategisches Sourcing in sieben Schritten
Sehen wir uns das bewährte 7-Schritte-Modell zur Optimierung des Source-to-Contract-Prozesses genauer an:
Optimierungspotenziale identifizieren
Bevor es in die Verhandlungen geht, heißt es: verstehen, was und warum überhaupt eingekauft wird. Das Sourcing beginnt damit, alle Ausgaben in sinnvolle Kategorien zu gliedern – sei es IT-Equipment, Büromaterial oder Rohstoffe. Dabei wird zwischen direkter und indirekter Beschaffung unterschieden.
Dies erlaubt Einkäufern die Ausgaben jeder Kategorie genauer unter die Lupe zu nehmen: Gesamtkosten, Bedarfsfrequenz, durchschnittliche Bestellgrößen, Relevanz des Produkts sowie saisonale Trends.
Diese Analyse schafft die Basis für strategische Entscheidungen – etwa, ob sich Mengenrabatte lohnen oder wo Risiken im Einkauf verborgen liegen. Gleichzeitig liefert sie wichtige Erkenntnisse über den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen und hilft, künftige Beschaffungen gezielter zu planen.
Lieferanten recherchieren und identifizieren
In diesem Schritt wird eine Liste potenzieller Lieferanten erstellt – über bestehende Kontakte, Online-Datenbanken, Branchenberichte, Messen oder Empfehlungen. Danach erfolgt eine detaillierte Bewertung dieser Anbieter anhand von Kriterien wie finanzieller Stabilität, Marktruf, Qualität, Preisstruktur und Lieferfähigkeit. Ziel ist es, eine Auswahl an Lieferanten zu treffen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen.
Sourcing-Strategie entwickeln und Lieferanten bewertenAuf Basis der vorherigen Analysen entwickeln Einkäufer (oft gemeinsam mit Warengruppenmanagern) eine geeignete Sourcing-Strategie. Dazu zählen:
- Auswahl geeigneter Verfahren (RFI, RFP, RFQ, Auktionen)
- Entwurf der entsprechenden Dokumente
- Definition einer Lot-Strategie (z. B. Bündelung nach Produkten, Regionen, Volumen)
- Auch ethische Standards, Umweltpolitik und Compliance der Anbieter spielen hier eine Rolle.
Ergänzend können Musteranforderungen, Vor-Ort-Besuche oder persönliche Gespräche Teil der Lieferantenbewertung sein – insbesondere im Hinblick auf eine langfristige Partnerschaft.
Ausschreibungsunterlagen versenden und Angebote analysieren
Jetzt wird es konkret: Das Sourcing-Team veröffentlicht Anfragen – je nach Zielsetzung kann es sich dabei um eine Request for Information (RFI – Aufforderung zur Informationsabgabe), eine Request for Proposal (RFP – Aufforderung zur Angebotsabgabe) oder eine Request for Quotation (RFQ – Aufforderung zur Preisabgabe) handeln. Die Lieferanten sind nun am Zug und reichen ihre Antworten und Angebote ein. Für das Team beginnt nun die Phase des Vergleichens, Bewertens und Dokumentierens.
Oft ergeben sich aus den Rückmeldungen neue Erkenntnisse – zum Beispiel zu Preisstrukturen, Innovationspotenzial oder Umsetzbarkeit. Diese fließen direkt in die Weiterentwicklung der Sourcing-Strategie ein.
Verhandlung und Lieferantenauswahl (Zuschlag)
Die finale Verhandlungsphase basiert auf umfassenden Analysen: Sourcing Teams verhandeln neben Preisen auch Aspekte wie Qualität, Lieferfristen, Garantien und Reaktionsfähigkeit bei Änderungen. Oft wird parallel mit mehreren Anbietern gesprochen, um Wettbewerb zu nutzen.
Die endgültige Auswahl erfolgt in enger Abstimmung mit internen Stakeholdern. Ziel ist es, die Anbieter zu identifizieren, die nicht nur funktional passen, sondern auch strategisch zum Erfolg des Unternehmens beitragen können und dessen Werte widerspiegeln. So entstehen stabile Lieferantenbeziehungen als Grundlage einer widerstandsfähigen Lieferkette.
Vertragsverhandlung und Vertragsabschluss
Nach Auswahl der Lieferanten werden Verträge verhandelt und abgeschlossen. Wichtig ist dabei, alle relevanten Inhalte präzise zu regeln – inklusive rechtlicher Prüfung durch die Rechtsabteilung. In dieser Phase werden Missverständnisse ausgeräumt, Formulierungen geschärft und die Weichen für eine verlässliche Partnerschaft gestellt. Der unterzeichnete Vertrag besiegelt die Zusammenarbeit offiziell.
Vertrags- und Lieferantenmanagement und kontinuierliche Verbesserung
Auch nach dem Vertragsabschluss bleibt die Zusammenarbeit dynamisch: Leistung, Qualität, Kosten und Service werden laufend überwacht. KPIs helfen, die Performance objektiv zu bewerten. Gleichzeitig ist das Ziel, bestehende Prozesse kontinuierlich zu verbessern – durch Nachverhandlungen, neue Partner oder Optimierungen mit Bestandslieferanten.
Effektives Lieferantenmanagement, regelmäßiges Feedback und transparente Kommunikation sind entscheidend, um gemeinsam Innovationen zu fördern und Herausforderungen konstruktiv zu lösen.
Ihr Leitfaden zum Lieferantenmanagement: Strategien und Erfolgskonzepte für 2025
Sieben Vorteile des strategischen Sourcings
Die Einführung eines strategischen Sourcing-Prozesses im Einkauf bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Durch eine fundierte Ausgabenanalyse und bessere Verhandlungsergebnisse mit Lieferanten können Unternehmen ihre Kosten deutlich senken. Mengenrabatte, vorteilhafte Vertragsbedingungen und die Auswahl kosteneffizienter Anbieter leisten hierzu einen wichtigen Beitrag.
- Höhere Qualität und besserer Service: Qualitativ hochwertigere Produkte und verlässlicherer Service wirken sich positiv auf die Endprodukte oder Dienstleistungen des Unternehmens aus.
- Risikominimierung: Strategisches Sourcing reduziert Risiken wie Lieferengpässe, Qualitätsprobleme oder Regelverstöße, indem es Lieferanten diversifiziert und deren Leistung kontinuierlich überwacht.
Laden Sie Ihre Checkliste “Lieferanten- und Risikomanagement” herunter.
- Mehr Effizienz und Produktivität: Durch die Straffung von Sourcingprozessen sinkt der Aufwand für rein operative Tätigkeiten. Das schafft Freiraum für strategische Aufgaben.
- Stärkere Lieferantenbeziehungen: Enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ausgewählten Lieferanten führt zu Win-Win-Situationen – etwa durch bevorzugte Behandlung, gemeinsame Innovationsprojekte oder bessere Konditionen.
- Bessere Markt- und Lieferantenkenntnis: Unternehmen gewinnen wertvolle Einblicke in Markttrends, Preisentwicklungen und das Lieferantenumfeld. Dieses Wissen verbessert Entscheidungen und verschafft einen Wettbewerbsvorteil.
- Höhere Reaktionsfähigkeit: Mit einer durchdachten Sourcing-Strategie können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen, Nachfrageschwankungen oder neue Chancen reagieren.
Veolia macht Strategisches Sourcing mit Ivalua zum zentralen Fokus
in praxisnahes Beispiel für strategisches Sourcing liefert Veolia – ein weltweit führendes Unternehmen im Ressourcenmanagement, das in über 40 Ländern tätig ist. Vor der Einführung von Ivalua hatte Veolia mit Herausforderungen wie einem komplexen Lieferanten-Ökosystem, fehlender Integration unterschiedlicher IT-Systeme und dem Fehlen eines standardisierten Savings-Prozesses zu kämpfen. Zudem existierte keine zentrale Vertragsdatenbank als verlässliche Informationsquelle.
Mit der Implementierung von Ivaluas Beschaffungsplattform profitierte Veolia von einem zentralen Lieferantenverzeichnis als „Single Source of Truth“. Denn Ivaluas Sourcing Software lässt sich nahtlos in andere Systeme und ERPs integrieren, ermöglicht Echtzeit-Finanzreporting, die präzise Verfolgung von Maßnahmen auf Warengruppenebene und ein transparentes Einsparungscontrolling.
Außerdem hat das Team nun Zugriff auf ein zentrales Vertragsarchiv mit voller Transparenz über globale Vertragslaufzeiten.
Benjamin Hulot, VP Purchasing Performance bei Veolia, erklärt: „Wir haben uns für die Lösung von Ivalua entschieden, weil sie einen sehr großen Funktionsumfang bietet und gleichzeitig modular aufgebaut ist. Außerdem haben die Nutzer:innen aus dem Pilotprojekt besonders die einfache Bedienung und das intuitive Design geschätzt. Veolia nutzt die Ivalua-Plattform, um den Reporting-Anforderungen des Top-Managements gerecht zu werden und gleichzeitig unseren Einkauf optimal zu unterstützen. Ivalua hilft uns, den Datenaustausch weiter zu automatisieren und Procurementdaten sowie Kataloge über ein benutzerfreundliches Tool zu teilen.„
Laden Sie unser Datenblatt Source-to-Pay Plattform herunter.
Zukunftstrends im strategischen Sourcing
Neue Technologien heben das strategische Sourcing auf ein neues Niveau und schaffen zusätzliche Effizienzpotenziale.
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) revolutionieren die Datenanalyse – mit tiefgreifenden Einblicken in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Markttrends. In Kombination mit Echtzeitdaten zu Lagerbeständen und Bedarfsprognosen ermöglichen diese Technologien eine agile, transparente Supply Chain.
Strategisches Sourcing wird dadurch datengestützter, effizienter und vorausschauender – und lässt sich besser mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen.
Auch generative KI entwickelt sich zu einem vielversprechenden Werkzeug im strategischen Sourcing Ihr Potenzial liegt in der Fähigkeit, neue Inhalte und Lösungen zu generieren – künftig wird sie Einkaufsprozesse tiefgreifend transformieren, durch intelligentere Optimierungsmöglichkeiten und mehr Innovationskraft.
Laut eines kürzlichen Berichts von Ardent Partners bleiben Kosteneinsparungen, Agilität und optimierte Lieferantenleistungen nach wie vor Priorität, trotz steigender Effizienz.
Laden Sie den Bericht „Procurement 2025: BIG Trends and Predictions“ von Ardent Partners herunter.
Strategisches Sourcing mit innovativen Softwarelösungen stärken
Stellen Sie sich vor, Ihr Sourcing-Team könnte in wenigen Klicks erkennen, wo versteckte Einsparpotenziale liegen, wie gut Ihre Lieferanten wirklich performen – und dabei jederzeit die Kontrolle über Risiken behalten. Genau das ermöglicht moderne Sourcing-Software wie die Source-to-Pay-Lösung von Ivalua.
Was früher Wochen an Tabellen und Meetings bedeutete, geschieht heute automatisiert und datenbasiert: Ausgaben werden analysiert, Markttrends erkannt, Strategien präzise angepasst. Strategisches Sourcing ist dabei kein Add-on, sondern der Kern der Plattform.
Laden Sie unser Datenblatt “Strategisches Sourcing” herunter.
Alle Tools, Daten und KI-Funktionen greifen nahtlos ineinander – von der Lieferantenauswahl bis zur Bestellung. So entsteht ein durchgängiger Prozess, der nicht nur effizienter ist, sondern auch echte Partnerschaften mit Lieferanten fördert.
Wussten Sie, dass Ivalua im Gartner Magic Quadrant 2025 für Source-to-Pay-Suiten erneut als Leader ausgezeichnet ist? Gartner hebt besonders drei spezifische Stärken von Ivalua hervor: Flexibel anpassbare Bereitstellungsmodelle, optimierter operativer Support sowie umfassende Funktionen.
Sie möchten mehr erfahren? Laden Sie den Gartner Magic Quadrant 2025 kostenlos herunter.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Strategisches Sourcing:
Was ist strategisches Sourcing?
Strategisches Sourcing ist ein langfristig angelegter, strukturierter Ansatz zur Optimierung der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens. Ziel ist es, benötigte Waren und Dienstleistungen zu besten Konditionen zu beschaffen, wobei nicht nur der Preis, sondern auch Qualität, Lieferantenleistung und Gesamtkosten betrachtet werden. Dadurch wird der Einkauf zu einer strategischen Funktion, die zur Steigerung der Effizienz, Kostenreduktion und Verbesserung der Lieferkette beiträgt.
Welche Vorteile bietet strategisches Sourcing?
Strategisches Sourcing bringt unter anderem folgende Vorteile:
- Kosteneinsparungen durch bessere Verhandlungspositionen und Ausgabensynergien
- Risikominimierung durch stabile Lieferantenbeziehungen
- Höhere Produktqualität und optimierter Service
- Effizienzsteigerungen durch optimierte Prozesse und reduzierte operative Belastung
- Bessere Marktkenntnisse und mehr Flexibilität bei Marktschwankungen
Wie kann Technologie das strategische Sourcing unterstützen?
Moderne Sourcing-Software wie Ivaluas Lösung optimiert den gesamten Prozess durch:
- Automatisierte Ausgabenanalysen
- Echtzeit-Daten für fundierte Entscheidungen
- Risiko- und Lieferantenmanagement
- Nahtlose Integration von Source-to-Pay-Prozessen
