Da sich die Rolle des Einkaufs ständig ausweitet, wird es immer komplexer, konkurrierende Ziele auszubalancieren. Effizienz und fundierte Entscheidungen sind daher wichtiger denn je.
Die Digitalisierung der S2P-Prozesse optimiert den gesamten Beschaffungszyklus, reduziert Risiken, senkt Kosten und sorgt für mehr Transparenz.
Mit der richtigen Beschaffungssoftware können Sie Ihr Team zu entscheidenden Akteuren im Erfolg Ihres Unternehmens machen. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Dinge, auf die Sie bei der Auswahl der besten Beschaffungssoftware achten sollten.
Was sind die Vorteile einer guten Beschaffungssoftware?
Einkaufsabteilungen kämpfen oft mit inkonsistenten Daten, manuellen Prozessen und mangelnder Übersicht, was fundierte Entscheidungen und Kostenkontrolle erschwert.
Fortschrittliche Beschaffungstechnologie löst diese Herausforderungen, indem sie Risiken minimiert, Einsparungen maximiert und die Lieferantenleistung verbessert. Laut dem Gartner® Magic Quadrant™ 2024, in dem Ivalua als Leader anerkannt wird, ermöglichen S2P-Lösungen eine ganzheitliche Verwaltung aller Einkaufsaktivitäten in einer integrierten Lösung.
Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mit einer umfassenden S2P-Lösung erlaubt Ihren Teams somit, im gesamten Source-to-Pay-Prozess mehr und nachhaltigere Werte freizusetzen.
5 Punkte, auf die Sie bei der Auswahl der richtigen Software für den Einkauf achten sollten
Bei der Evaluierung neuer Beschaffungslösungen muss der Einkauf Schlüsselfaktoren wie Unternehmensziele, aktuelle Probleme, gewünschte Ergebnisse und den Bedarf an Prozessoptimierung berücksichtigen. Diese Bewertung sollte folgende Hauptkategorien umfassen: Stakeholder, Prozesse und Technologie.
Doch welche Fallstricke gilt es bei der Auswahl der richtigen Lösung zu vermeiden?
Die Bedeutung Ihrer Daten
Ein digitalisierter Source-to-Pay (S2P)-Prozess sollte für mehr Transparenz sorgen und zu schnellerer, fundierterer Entscheidungsfindung beitragen. Dennoch wird die Datenqualität oft vernachlässigt, obwohl sie entscheidend für den ROI ist.
Laut dem 2024 Bericht von Ardent Partners räumen weniger als 10 % der Führungskräfte der Datenqualität und -architektur bei der Auswahl von Technologien für die Beschaffung oberste Priorität ein!
Zu den wichtigsten Überlegungen für die Beschaffung gehören neben der Datenqualität auch der Datenzugang und die Datensynchronisation. Viele Unternehmen kämpfen mit inkonsistenten Lieferantendatensätzen aufgrund unterschiedlicher Datentabellen, was zu Problemen wie doppelten oder veralteten Informationen führt.
Darüber hinaus muss der Einkauf Zugriff auf alle relevanten Daten im gesamten Source-to-Pay-Prozess haben, um eine 360-Grad-Sichtbarkeit zu gewährleisten.
Die bidirektionale Datensynchronisation zwischen Systemen, einschließlich ERP, ist unerlässlich, um Datenintegrität sicherzustellen und Duplikate zu vermeiden. Achten Sie deshalb auf ein wirklich integriertes, einheitliches Datenmodell, das eine Echtzeit-Sicht auf alle Lieferantendaten bietet.
Binden Sie alle wichtigen Stakeholder frühzeitig ein
Bei der Auswahl der besten Beschaffungsplattform für Ihr Unternehmen ist es entscheidend, die wichtigsten Stakeholder – wie Beschaffung, Category Manager, IT, Kreditorenbuchhaltung, Rechtsabteilung, Risikomanagement und gelegentliche Nutzer – frühzeitig zu identifizieren und einzubinden.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle aktuellen Prozesse sowie die damit verbundenen Herausforderungen genau kennen, um vor der Entscheidung für eine Lösung die Prioritäten für Optimierungen richtig festzulegen.
Da sich Anforderungen und Vorschriften je nach Land oder Region unterscheiden, ist es ebenso wichtig, die spezifischen Bedürfnisse einzelner Abteilungen oder Standorte zu berücksichtigen, besonders bei global tätigen Unternehmen. Eine gute Beschaffungsplattform sollte nicht nur mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, sondern auch flexibel genug sein, um sich mühelos an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Schaffen Sie globale Standards, die gleichzeitig auf lokale Anforderungen eingehen.
Vergessen Sie die externen Stakeholder nicht
In der heutigen vernetzten, globalen Wirtschaft müssen zahlreiche Lieferanten mit unterschiedlichen Kategorien, Anforderungen sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen verwaltet werden. Lieferketten sind komplex und dynamisch, weshalb für viele Unternehmen die optimale Integration von Lieferanten, elektronische Rechnungsstellung oder reibungslose Zusammenarbeit große Herausforderungen darstellen.
Die Einführung digitaler Tools, wie Lieferantenportale und automatisierte Workflows, verbessert die Kommunikation und stärkt die Zusammenarbeit. Ein effizientes Beschaffungssystem sollte nicht nur den Prozess des Lieferanten-Onboardings und der Zusammenarbeit optimieren, sondern auch eine hohe Akzeptanz sicherstellen. Zudem sollte es über leistungsstarke Werkzeuge zur Messung und Überwachung des Lieferantenrisikos und der Lieferantenperformance verfügen, um langfristig stärkere und synergetische Beziehungen aufzubauen.
Bewerten Sie nicht nur die Funktionalitäten einer Beschaffungssoftware
Dies ist ein sehr wichtiger Punkt! Bei einer so beträchtlichen Investition wie einer umfassenden Beschaffungsplattform sollten Sie sich auch den Anbieter genau ansehen. Die Wahl des richtigen Anbieters hat einen erheblichen Einfluss auf den letztendlichen ROI des Projekts.
Die Umgestaltung des Beschaffungswesens ist ein kontinuierlicher und langfristiger Prozess. Das heißt, die Beziehung zu Ihrem Anbieter ist eine hoffentlich dauerhafte. Daher sollten Sie prüfen, ob Ihre Unternehmenskultur und Werte mit denen Ihres Partners übereinstimmen. Dies ist ein Punkt, der beim Vergleich von Plattformen, Funktionalitäten und Preisen leicht übersehen werden kann.
Verfügt Ihr Anbieter über einen Fahrplan für weitere Innovationen und Entwicklungen? Und stimmt dieser Fahrplan mit Ihren Prioritäten überein? Und natürlich sollten Sie auch die finanzielle Stabilität des Anbieters, seinen Ruf, die Qualität des Kundensupports und die Kundenbindungsrate berücksichtigen.
Kurz gesagt: Denken Sie langfristig!
Um nachhaltigen Erfolg zu sichern, reicht es nicht, nur die aktuellen Herausforderungen zu lösen. Die beste Beschaffungstechnologie ist nur so gut wie ihr langfristiger ROI. Um diesen zu maximieren, wählen Sie eine Lösung, die:
- Sich problemlos in bestehende Systeme integriert
- Flexibel auf veränderte Anforderungen reagiert
- Höchste Akzeptanz bei Anwendern und Lieferanten garantiert
- Laufenden Support, Customer Success Management und eine Innovations-Roadmap bietet
Sobald Ihre Ziele klar definiert sind, können Einkaufsführer und Berichte wie der Gartner® Magic Quadrant 2024 fundierte Entscheidungen unterstützen – genauso wie Produktdemos. Bereit, mehr zu erfahren? Sehen Sie sich eine Demo unserer Source-to-Pay-Plattform an!
Wie implementiere ich erfolgreich eine umfassende Beschaffungssoftware?
Die Einführung neuer Technologien für den Einkauf kann schrittweise erfolgen, z. B. durch eine Pilotphase, in der das System in ausgewählten Abteilungen oder Regionen getestet wird, um Feedback zu sammeln und potenzielle Probleme vor der vollständigen Implementierung zu erkennen. Alternativ können Sie auch eine sofortige, unternehmensweite Einführung in Betracht ziehen.
Die erfolgreiche Implementierung einer Beschaffungssoftware im gesamten Unternehmen ist herausfordernd. Um eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten, sollten Sie die Vorteile der neuen Technologie klar kommunizieren, deren Ausrichtung an den Unternehmenszielen frühzeitig betonen und eventuelle Bedenken der Mitarbeiter gezielt ansprechen.
Heben Sie die Möglichkeiten für berufliches Wachstum und Kompetenzentwicklung hervor und fördern Sie die Einführung der neuen Software, indem Sie deren Erlernung in die Jahresziele Ihrer Teams integrieren. Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienbarkeit der S2P-Software sind hierbei entscheidend. Der Anbieter sollte außerdem umfassende Schulungen, Workshops und Kundensupport bereitstellen, um den Übergang zu erleichtern.
Fazit: Alles, was Sie wissen müssen, um Ihr Beschaffungswesen zukunftssicher zu machen
Die Wahl der richtigen Beschaffungssoftware beschränkt sich nicht auf Funktionalitäten, sondern geht darüber hinaus: Es geht um den Aufbau einer langfristigen Partnerschaft mit Ihren Lieferanten, die auf gemeinsamen Werten und ständiger Verbesserung basiert. Der wahre Wert einer umfassenden Source-to-Pay-Software (S2P) liegt inmZusammenbringen von strategischer Beschaffung und operativem Einkauf, wodurch Flexibilität, Kooperation und Kosteneinsparungen gefördert werden.
Eine umfassende S2P-Plattform kann die Beschaffung transformieren, indem sie Kosten, Prozesse, Transparenz und Compliance optimiert. Zusätzlich kann sie das Ausgabenmanagement revolutionieren und dem Einkauf einen interessanten Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Eine sorgfältig ausgewählte Beschaffungslösung ermöglicht die Verbindung zwischen strategischer Beschaffung und operativem Einkauf und fördert so Flexibilität, Zusammenarbeit und nachhaltige Kosteneinsparungen.
In unserem Source-to-Pay Technology Buyer’s Guide finden Sie bewährte Strategien und eine Checkliste, um Ihr S2P-Transformationsprojekt erfolgreich zu starten.
