Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Beschaffung eröffnet neue Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. In diesem Artikel beleuchten wir, wie generative KI die Beschaffung revolutioniert und was Unternehmen dadurch gewinnen können.
Was ist Künstliche Intelligenz?
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet die Fähigkeit von Maschinen, menschenähnliche Intelligenzleistungen zu erbringen. Dazu gehören Lernprozesse, Problemlösungen und Entscheidungsfindungen, die traditionell menschliches Denken erfordern. Generative KI geht noch einen Schritt weiter, indem sie eigenständig neue Inhalte und Lösungen generiert, basierend auf den Daten und Vorgaben, die ihr zur Verfügung stehen.
Warum ist KI in der Beschaffung wichtig?
Die Beschaffung steht vor steigenden Herausforderungen durch zunehmende Datenmengen, viele Stakeholder und komplexe Strategien – und das bei begrenzten Ressourcen. Generative KI kann zeitaufwändige Aufgaben wie Recherche, Analyse und Inhaltserstellung automatisieren, wodurch die Effizienz und Effektivität erhöht und die strategische Ausrichtung der Beschaffungsfunktion verbessert wird.
Womit kann Künstliche Intelligenz in der Beschaffung konkret helfen?
Automatisierung durch Generative KI
Generative KI kann viele Aspekte des Beschaffungsprozesses automatisieren, von der Erstellung von Angebotsanfragen (RFPs) bis zur Bewertung von Angeboten anhand vordefinierter Kriterien. Auf der Grundlage erlernter Verhandlungsstrategien und organisatorischer Anforderungen unterstützt Künstliche Intelligenz bei der Vertragserstellung und prüft Verträge auf Compliance und Risiken oder eneriert Warnungen für Verlängerungen oder Neuverhandlungen. Durch die Automatisierung der Inhaltserstellung spart sie Zeit und Mühe, indem sie Aufgaben wie Auftragsabwicklung, Rechnungsabgleich und Zahlungsabwicklung übernimmt.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Durch die Automatisierung der Erstellung, bspw. von Verträgen, trägt generative KI dazu bei, die Notwendigkeit der manuellen Erstellung von Inhalten zu minimieren, was Fachleuten Zeit und Mühe erspart. KI kann auch sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben wie die Auftragsabwicklung, den Rechnungsabgleich und die Zahlungsabwicklung übernehmen, wodurch Personalressourcen für wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten freigesetzt werden.
Bessere Datenanalyse und Prognosen mit künstlicher Intelligenz
Generative KI-Algorithmen können große Mengen von Beschaffungsdaten analysieren, um Einkaufsmuster zu erkennen, die Nachfrage zu prognostizieren und Störungen in der Lieferkette vorherzusehen. Sie können auch zur Optimierung von Just-in-Time-Beständen eingesetzt werden, indem sie den Bedarf an neuen Beständen vorhersagen und Käufe automatisch ausführen, wodurch die Lagerkosten gesenkt werden. Durch die Vorhersage von Unterbrechungen in der Lieferkette ermöglicht KI präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Lieferengpässen oder Produktionsverzögerungen und unterstützt somit einen kontinuierlichen Betrieb.
Optimierung der Lieferantenbeziehungen
Künstliche Intelligenz in der Beschaffung kann zeitintensive tägliche Aufgaben wie Recherche, Analyse und Erstellung von Inhalten automatisieren, um Leistung, Zuverlässigkeit und Risikoniveau eines Lieferanten zu bewerten. Mit diesen Erkenntnissen können Beschaffungsteams engere und kooperativere Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufbauen und ihre Lieferantenbasis optimieren. KI-Systeme können den Markt kontinuierlich nach sich entwickelnden Trends, neuen Lieferanten oder alternativen Materialien durchsuchen und somit zu einer Quelle wettbewerbsfähiger Beschaffungsinformationen werden.
Was sollten Sie bei der Integration künstlicher Intelligenz beachten?
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Beschaffungsvorgänge mit hilfe generativer KI zu vereinfachen, sollten Sie mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigen:
Erstens ist die nahtlose Integration der generativen KI in Ihre bestehende Beschaffungstechnologie von entscheidender Bedeutung. Nur so kann Ihr Team die Möglichkeiten der KI nutzen, ohne Ihre etablierten Arbeitsabläufe zu stören.
Ein weiterer kritischer Aspekt ist der Datenschutz. Um regulatorische Standards einzuhalten und höchste Sicherheit zu gewährleisten, sollten Unternehmen generative KI-Lösungen bevorzugen, die die höchsten Datenschutzstandards einhalten. Sensible Beschaffungsdaten müssen sicher und vertraulich bleiben und dürfen nicht zum Trainieren oder Retrainieren von öffentlichen Modellen verwendet werden.
Da sich diese Technologie noch in der Entwicklungsphase befindet, bleibt vieles unentdeckt. Lösungen, die einen “Do-it-yourself-Ansatz” ermöglichen, bieten daher einen erheblichen Vorteil. Suchen Sie nach generativen KI-Lösungen, die es Ihnen ermöglichen, neue Anwendungsfälle zu schaffen, die auf Ihre individuellen Beschaffungsanforderungen zugeschnitten sind. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Technologie an die sich entwickelnden Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.
Wählen Sie Lösungen, die sich nahtlos mit jedem Teil des Source-to-Pay-Prozesses verbinden. Eine End-to-End-Integration stellt sicher, dass die KI eine zentrale Rolle während des gesamten Beschaffungsprozesses spielen kann, von der Beschaffung bis zur Zahlung, und so Effizienz und Effektivität optimiert.
Die Zukunft der Beschaffung mit KI
Durch den Einsatz von KI in der Beschaffung automatisieren Unternehmen nicht nur Aufgaben, sondern schaffen auch eine proaktive, intelligente Beschaffungsumgebung. Dies senkt die Kosten, verbessert den strategischen Einblick und trägt letztlich zur Förderung von Innovationen und Wettbewerbsvorteilen auf dem Markt bei.
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