Die Implementierung einer Beschaffungsplattform zur Automatisierung und Optimierung Ihrer S2P-Prozesse ist ein entscheidender Schritt zur Steigerung von Effizienz und Wertschöpfung. Ohne klare Zielsetzung und strukturierte Umsetzung drohen allerdings unkontrollierte Kosten, Verzögerungen oder geringe Nutzerakzeptanz.
In einer aktuellen Umfrage zur Einführung von Beschaffungssoftware wurden fast 100 Antworten von 31 Systemintegratoren ausgewertet. Erfahrene Experten, die regelmäßig Beschaffungslösungen implementieren, teilten essenzielle Strategien und Best Practices, die wir in diesem Artikel beleuchten.
Wesentliche Punkte:
- Die Einführung einer Beschaffungslösung sollte nicht nur als Systemeinführung, sondern als umfassende Transformation betrachtet werden.
- Eine erfolgreiche Implementierung von Beschaffungstechnologie erfordert von Anfang an ein effektives Change Management und transparente Kommunikation.
- Fachleute empfehlen eine schrittweise Einführung von Beschaffungssoftware statt eines globalen, einmaligen S2P-Rollouts.
Schritte zur erfolgreichen Einführung einer Beschaffungssoftware
Eine S2P-Beschaffungsplattform kann Ihre Beschaffungsteams und -vorgänge nachhaltig verbessern! Implementierungsxperten, die wir um Rat gefragt haben, hoben hervor, dass Buy-In auf der Führungsebene von zentraler Bedeutung ist. Sorgen Sie daher bereits vor Beginn Ihres Transformationsprojekts für ausdrückliche Unterstützung von Führungskräften und klar definierte Zielsetzungen.
Eine umfassende Analyse all Ihrer Beschaffungsprozesse vor der Implementierung hilft dabei, die Fähigkeiten der neuen Beschaffungsplattform mit den Bedürfnissen Ihrer Organisation abzustimmen. Nach der Auswahl der geeigneten Beschaffungssoftware erfolgt die Implementierung in der Regel in mehreren Phasen.
Datenblatt Beschaffungsplattform
Implementierungsprozess für Source-to-Pay-Technologien
Unabhängig vom Umfang Ihrer geplanten Beschaffungstransformation, achten Sie darauf, alle Phasen der Implementierung sorgfältig umzusetzen.
- Vorbereitungsphase: Diese Phase umfasst eine sorgfältige Planung, die Definition von Erfolgsmetriken, die Einbindung der Interessensgruppen, die Bewertung vorhandener Daten und die Bildung eines Implementierungsteams.
Laut unserer Umfrage sollte diese Phase das Verständnis aktueller Herausforderungen im Beschaffungswesen und Ihres bestehenden Beschaffungsumfeldes einschließen, mit klaren, präzisen Zielen und Vorgaben, die durch die Implementierung der Beschaffungsplattform erreicht werden sollen.
“[Unternehmen] sollten den Umfang des Systems, die unterschiedlichen Module, die Abfolge der Implementierung, die Datenflüsse und Integrationsanforderungen, die Reporting- und Analysefunktionen, den Grad der benötigten Anpassungen und die Ausarbeitung eines umfassenden Change-Management-Plans berücksichtigen, bevor der Implementierungsprozess startet.”
- Design-Phase: Während dieser werden Prozesspläne erstellt, die die Beschaffungssoftware entsprechend der geschäftlichen Anforderungen konfiguriert, sowie Prozessoptimierungen und Automatisierungsmaßnahmen harmonisiert.
- Build-Phase: Während der Build-Phase werden die Systemkonfigurationen abgeschlossen, Integrationen entwickelt und implementiert sowie die Datenmigration vorbereitet.
- Testphase: Umfassende Tests, einschließlich Benutzerakzeptanztests (User Acceptance Tests bzw. UAT), gewährleisten in dieser Phase, dass mögliche Schwachstellen identifiziert und behoben werden, bevor die neue Beschaffungssoftware live geht. Wichtige Stakeholder validieren das System in dieser Phase.
- Go-Live und Rollout: Während das Altsystem schrittweise abgelöst wird, wird die neue Beschaffungsplattform für Endbenutzer eingeführt, und das Onboarding der Lieferanten kann beginnen. Um Risiken zu minimieren und eine reibungslose Einführung zu gewährleisten, setzen viele Unternehmen auf eine schrittweise Rollout-Strategie, die mit einer Pilotgruppe beginnt, um den Ablauf zu testen und zu optimieren, bevor die vollständige Implementierung erfolgt.
- Post-Implementation Support und Optimierung: Während dieser (fortlaufenden) Phase werden Nutzer geschult,, Systemleistung überwacht und die Plattform kontinuierlich basierend auf Rückmeldungen und sich entwickelnden geschäftlichen Anforderungen optimiert.
Beschaffung transformieren, Schritt für Schritt
Wie die aktuelle Umfrage von Ivalua ergab, raten Experten oft dazu, Beschaffungssoftware in Etappen einzuführen, anstatt den gesamten Source-to-Pay-Prozess auf einmal zu implementieren. 83,3 % der Befragten gaben an, dass vielen Organisationen das Lieferanten-Informationsmanagement (Supplier Information Management, SIM) als ersten Schritt zur vollständigen Source-to-Pay-Implementierung priorisieren. Die folgende Abbildung zeigt die empfohlene Reihenfolge für die Implementierung von S2P-Teilprozessen gemäß den Ergebnissen unserer Befragung.
Schema 1: Empfohlene Reihenfolge für die Implementierung von S2P-Teilprozessen
Die häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung von Beschaffungstechnologien
Ob Sie eine vollständige Beschaffungsplattform oder spezifische Teilprozesse wie Source-to-Contract, Lieferantenmanagement oder Procure-to-Pay einführen, es gibt viele Herausforderungen und potenzielle Risiken, die Sie beachten müssen, um Verzögerungen oder Risiken für Ihr Transformationsprojekt zur Beschaffung zu vermeiden:
- Stakeholder Alignment und Change Management: Widerstand gegen Neuerungen und fehlende Abstimmung zwischen Abteilungen können die Implementierung erheblich verzögern oder sogar scheitern lassen. Die limitiert natürlich die potenziellen Vorteile der Lösung stark.
Darüber hinaus warnten Beschaffungsexperten vor der Gefahr, „unzureichende Ressourcen für das Implementierungsprojekt bereitzustellen. Ein häufiger Grund für das Scheitern solcher Projekte ist die Annahme, dass das Projektteam des Kunden solche Initiativen bewältigen kann, wenn ihm nur 20–30 % seiner Arbeitszeit zusätzlich zu den regulären Aufgaben zur Verfügung stehen”.
„Der Implementierungsaufwand für eine Beschaffungssoftware ist nahezu identisch für beide Seiten – sowohl für den Implementierungspartner als auch für den Kunden. Dies gilt insbesondere für globale Unternehmen mit komplexen Beschaffungsprozessen und zahlreichen Stakeholdern, die möglicherweise keine Erfahrung mit IT-Projekten haben.“
- Projektumfang: Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung ist die Veränderung oder Erweiterung des Projektumfangs. Dies ist zugleich der Hauptgrund für Budgetüberschreitungen. Um steigende Kosten und verlängerte Zeitpläne zu verhindern, sind klare Abgrenzungen und präzise dokumentierte Projektanforderungen unerlässlich.
- Daten: Unzureichende Qualität der Daten, inkonsistente oder komplexe Synchronisierung mit bestehenden ERP-Systemen können während der Datenmigration problematisch sein. Eine effektive Integration ist entscheidend, um diese Hürden zu meistern und die Implementierung ohne Störungen durchzuführen.
- Konfiguration oder Individualisierung: Die Möglichkeit, eine Procurement-Software gezielt zu konfigurieren, ist entscheidend. Doch nicht jede Anpassung bringt echten Mehrwert – hohe Kosten und lange Implementierungszeiten können die Effizienz mindern. Idealerweise sollten Unternehmen Individualentwicklungen vermeiden, da moderne Plattformen, wie die Lösung von Ivalua, durch No-Code-/Low-Code-Technologie bereits ein hohes Maß an Flexibilität bieten.
- Budgetkontrolle: Es ist nicht selten, dass Budgets aus dem Ruder laufen – sei es durch unerwartete Anpassungen, unzureichende personelle Ressourcen oder technische Herausforderungen bei der Integration. Besonders häufig führen eine schleichende Erweiterung des Projektumfangs und aufwendige Individualisierungen zu Mehrkosten. Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen ein realistisches Budget definieren und darauf achten, den ursprünglichen Projektumfang konsequent einzuhalten.
Praktische Tipps zur erfolgreichen Einführung von Beschaffungssoftware
Die Einführung einer umfassenden Beschaffungssoftware mag herausfordernd erscheinen, bietet jedoch mit der richtigen Herangehensweise eine Chance für Transformation und nachhaltige Ergebnisse. Unsere Umfrage unter Implementierungspartnern brachte uns praktische Einblicke, wie der Übergang von Altsystemen flüssiger und effektiver gestaltet werden kann.
Ein Weg, um den Prozess zu erleichtern und Ihre Teams auf Erfolgskurs zu bringen, ist laut einem unserer Implementierungspartner „sich noch vor Beginn der Einführung von einem Experten beraten zu lassen. Damit umgehen Sie viele typische Herausforderungen und erhalten eine klare Vorstellung davon, welcher Aufwand erforderlich ist, um erfolgreich zu sein. Ein wenig Zeit und Geld, das im Voraus investiert wird, spart erheblichen Aufwand und unerwartete Kosten während der Implementierung.“
Darüber hinaus können Fachleute “wertvolle strategische Empfehlungen geben, wie Sie Ihre Beschaffungsplattform optimal einsetzen. Damit wird sichergestellt, dass Ihre Investition den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen erzielt.“
Fokus auf Change-Management und transparente Kommunikation
Effektives Change-Management ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung einer Beschaffungssoftware. Strategien wie die frühe Einbindung von Stakeholdern, die klare Kommunikation der Vorteile sowie die Ernennung von Change Champions fördern die aktive Beteiligung und erleichtern die Implementierung.
Ein interner Projektmanager, der die Abläufe koordiniert und als Schnittstelle zwischen dem Anbieter oder Implementierungspartner und Ihrem Unternehmen fungiert, unterstützt einen nahtlosen Übergang zusätzlich. Durch den Schwerpunkt auf
Wer Nutzereinbindung in den Vordergrund stellt, schafft Akzeptanz und stellt sicher, dass das System später optimal genutzt wird, um den Mehrwert von Anfang an zu maximieren.
Verzichten Sie auf Individualisierung
Individuelle Anpassungen erhöhen die Komplexität und können dadurch zusätzlichen Zeitaufwand, höhere Kosten sowie Risiken verursachen. Out-of-the-Box-Funktionen und standardisierte Prozesse stellen die Systemintegrität sicher und vereinfachen die Wartung. Sollten maßgeschneiderte Tools erforderlich sein, setzen Sie auf eine Lösung, die Anpassungen durch Konfiguration unterstützt – vorzugsweise mit No-Code- oder Low-Code-Technologien, damit Sie bestimmte Elemente unkompliziert selbst anpassen können.
Starten Sie mit einer Pilotphase
Wie oben erwähnt, kann eine schrittweise Implementierung der Beschaffungssoftware den vollständigen Rollout strukturierter gestalten. Unsere Experten raten, mit einem Pilot-Go-Live zu beginnen, um die Leistung des Systems zunächst mit einer kleineren Gruppe von Nutzern zu testen. Durch dieses Vorgehen können die gewonnenen Erkenntnisse aus der Pilotphase genutzt werden, um den breiteren Rollout zu optimieren, Störungen zu minimieren und das Vertrauen der Anwender zu stärken.
Planen Sie Integration und Datenmigration sorgfältig
Es ist unerlässlich, von Beginn an saubere Daten zu gewährleisten und Integrationspunkte klar zu definieren, um Probleme während der Implementierung zu vermeiden. Ihre neue Beschaffungssoftware sollte sich ohne Schwierigkeiten in bestehende Unternehmenssysteme wie ERP- oder Finanzsysteme integrieren lassen. Die Säuberung und Vorbereitung Ihrer Daten ist entscheidend für einen nahtlosen Übergang zur S2P-Plattform.
Schulung und Support
Rollenbasierte Schulungsprogrammen und zugängliche Support-Ressourcen sind wichtig für optimale Benutzerakzeptanz. Individuell angepasste Schulungen, die auf die Verantwortlichkeiten jedes Nutzers abgestimmt sind, kombiniert mit Tools wie E-Learning-Modulen und bedarfsgerechten Ressourcen, stellen sicher, dass sich Nutzer während des Übergangs sicher und unterstützt fühlen. Durch kontinuierliche Anleitung und einen nutzerzentrierten Ansatz können Unternehmen den Wert ihrer Beschaffungsplattform maximieren und langfristigen Erfolg fördern.
Laden Sie den vollständigen Leitfaden zur S2P-Implementierung sowie die Umfrageergebnisse herunter.
Erfolgsgeschichte: SHS optimiert Lieferketten mit Ivalua-Technologie
Mit Ivalua, hat SHS Beschaffungsprozesse automatisiert, unerwünschte Ausgaben reduziert und mehr Transparenz geschaffen. Das Ergebnis: schnellere Beschaffungszyklen, Kosteneinsparungen und nachhaltigeres Sourcing durch datengestützte Entscheidungen. Eine zentrale Plattform ermöglicht nun reibungslose Prozesse über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Das SHS uns Vertrauen schenkt, ist kein Zufall. Ivalua ist wiederholt von Analysten als Marktführer anerkannt worden, so bspw. im „2025 Gartner Magic Quadrant for Source-to-Pay Suites„. Zentraler Erfolgsfaktor für diese Auszeichnung ist hauptsächlich die Agilität und Flexibilität der einheitlichen no-code/low-code S2P-Plattform. Des Weiteren hebt Gartner folgende Punkte hervor:
- Flexibel anpassbare Bereitstellungsmodelle
- Optimierter operativer Support
- Umfassende Funktionen & innovative KI Use Cases
Sehen Sie selbst:
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass „Betrachten Sie es als eine tatsächliche Transformation und nicht nur eine einfache Systemimplementierung“ zweifellos der treffendste Ratschlag aus unserer Umfrage war!
Innovative Source-to-Pay (S2P)-Beschaffungsplattformen bieten erhebliche Vorteile, wie vereinfachte Arbeitsabläufe, verbesserte Transparenz über alle Ausgabenkategorien hinweg und datenbasierte Entscheidungen. Außerdem verbessern sie die Lieferantenbeziehungen durch nahtlose Zusammenarbeit und gewährleistet eine höhere Compliance mit Unternehmens- und Regulierungsstandards, was Effizienz und Verantwortung gleichermaßen vorantreibt.
Jedoch hängt der Erfolg stark davon ab, wie gut sich die Endnutzer – Teammitglieder im Einkauf sowie Lieferanten – an die neuen Prozesse anpassen. Um Endbenutzern bestmögliche Nutzererfahrung zu ermöglichen, lohnt es sich, in fundiertes Training, transparente Kommunikation und eine dauerhafte Betreuung durch den Anbieter zu investieren. Nur so wird sichergestellt, dass Benutzer und Lieferanten den Wert des Systems verstehen und effizient damit arbeiten.
Sind Vorbereitung, Implementierung, Trainings und Einarbeitung richtig durchgeführt, kann die S2P-Beschaffungssoftware den Einkauf revolutionieren.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die größten Herausforderungen bei der Einführung einer Beschaffungssoftware?
Die Implementierung einer Procurement-Software kann komplex sein – unter anderem wegen Widerständen gegenüber Veränderungen, Herausforderungen bei der Datenmigration, Budgetüberschreitungen und Schwierigkeiten bei der Abstimmung der Stakeholder. Eine sorgfältige Planung und ein effektives Change Management sind entscheidend, um diese Hürden zu vermeiden.
Was sind bewährte Praktiken für die erfolgreiche Einführung einer Source-to-Pay-(S2P)-Lösung?
Fachleute empfehlen einen schrittweisen Ansatz, bei dem die Stakeholder frühzeitig eingebunden, klare Ziele definiert und ein strukturiertes Change Management genutzt werden. Eine stufenweise Einführung erleichtert eine erfolgreiche Akzeptanz.
Datenblatt Beschaffungsplattform I Einkaufsratgeber I Implementierungsleitfaden
