Ivalua: Unser virtueller „Onboarding-Prozess“ neuer Mitarbeiter während des Lockdowns

Das Wirtschaftsleben änderte sich über Nacht, als Lockdown-Maßnahmen angekündigt wurden, um die Ausbreitung von Covid-19 einzudämmen. Ab dem 12. März wurde unserer gesamten Belegschaft dringend empfohlen, von zu Hause aus zu arbeiten, bevor dies etwas später dann zur Pflicht wurde.

Als Talentakquise-Team haben wir das Glück, in einem finanziell gesunden und wachsenden Unternehmen zu arbeiten, das weiterhin neue Mitarbeiter für neue Aufgaben einstellt. Allerdings haben sich fast alle Aspekte vom Vorstellungsgespräch bis hin zur Einstellung und Einarbeitung in gewisser Weise verändert.

Wahrscheinlich hat sich jedes Unternehmen, das Mitarbeiter während der Lockdown-Phase eingestellt hat, gefragt, wie es den Einstieg reibungslos gestalten und dennoch eine großartige Erfahrung bieten kann. Da wir rund um den Globus ständig neue Mitarbeiter einstellen, mussten wir unsere bisherige Vorgehensweise beim Onboarding neu ausrichten. Wir haben deshalb unsere Prozesse zügig angepasst, um den neuen Mitarbeitern die 100 % virtuell ablaufende Einstiegsphase zu erleichtern.

Einige Änderungen waren sehr unkompliziert, wie z. B. der Versand von Geräten und Ausrüstung direkt zu den Wohnorten der Mitarbeiter, während andere Änderungen subtiler waren, aber dennoch einen großen Unterschied ausmachten. Eine davon ist die Ausweitung informeller Möglichkeiten, in Kontakt zu bleiben, wie z. B.:

Virtuelle morgendliche Kaffeetreffen via Zoom 

Virtuelle Happy Hours freitags

Oder einfach nur dafür zu sorgen, dass wir uns alle in Hangouts morgens begrüßen, um in Kontakt zu bleiben.

Was das Onboarding selbst betrifft, so haben wir uns entschieden, unsere „normalen“ 3-tägigen Onboarding-Sitzungen vor Ort in kürzere, virtuelle Sitzungen von täglich 2 Stunden über 5 Tage zu verdichten, um die Mitarbeiter nicht mit drei kompletten Tagen voller Folien und Videos zu überfordern!

Wir haben uns die Zeit genommen, während dieser Zeit noch mehr Mitgefühl, Geduld, Verständnis und Flexibilität zu zeigen, da viele Menschen persönliche Sorgen haben, die ihnen zu schaffen machen.

Hier sind einige nette Worte von neuen Mitarbeitern, die selbst direkt erfahren haben, wie die Einarbeitungsphase während des Lockdown für sie abgelaufen ist…

„Meine Onboarding-Phase bei Ivalua fand aufgrund des Lockdowns weit entfernt am anderen Ende der Welt statt. Das hat mich aber nicht daran gehindert, eine großartige Erfahrung in dieser Zeit zu machen, und ich habe festgestellt, dass meine Einarbeitung selbst unter den gegebenen Umständen extrem gut strukturiert verlaufen ist. Ivalua hat dafür gesorgt, dass mir ein Onboarding-Buddy zugewiesen wurde, dass ich in so viele Anrufe wie möglich einbezogen wurde, sei es ein wöchentliches Verkaufsgespräch oder wöchentliches Solution-Consulting mit virtuellen Meetings oder generellen Telefonkonferenzen - all dies hat mir während meiner Onboarding-Erfahrung sehr geholfen." 

• Christian Becker – Solution Consultant Middle East

„Ich war mit dem virtuellen Onboarding sehr zufrieden. Ich hatte das Gefühl, dass sich die Leute sehr bemüht haben, uns auf den neuesten Stand zu bringen und uns dabei zu helfen, produktiv zu sein. Was ich wirklich bemerkenswert fand, war der gesamte Onboarding-Prozess. Ich begann am ersten Tag der Home-Office-Phase und erhielt meinen Laptop per Kurier zu Hause. Ich habe zwar noch nie die Menschen persönlich getroffen, mit denen ich arbeite. Aber trotzdem fühle ich mich als Teil des Teams und gut integriert. Wir haben tägliche, 15-30 Minuten dauernde Teamsitzungen über Zoom, nicht um über die Arbeit selbst zu sprechen, sondern einfach nur, um miteinander zu reden und sich verbunden zu fühlen. Das hat mir ungemein geholfen, mich als Teil des Ganzen zu fühlen: es ist für mich der eigentliche Indikator dafür, wie gut die Onboarding-Phase verlief." -   Philipp Setz - Senior Legal Counsel EMEA

„Mein Onboarding war wirklich nett, mein Manager ist wirklich verfügbar, sei es per Chat oder bei Bedarf per Visio. Ich glaube, dies gehört einfach zur DNA von Ivalua!“ – Sebastien Gioria – Ingenieur Securite Applicative Senior 

„Ich freue mich sehr darauf, über meine Erfahrungen beim Remote-Onboarding-Prozess von Ivalua zu berichten. Mein Anstellungsschreiben erhielt ich in der ersten Märzwoche, mit einem Antrittsdatum für den 6. April. Ich war sehr natürlich aufgeregt über die neue Stelle, aber dann kam COVID-19, ein kompletter Lockdown wurde verhängt und die ganze Welt kam zum Stillstand. Nachrichten über Unternehmen, die ihre Mitarbeiter entlassen, Lohnkürzungen, Einstellungsstopps usw. breiteten sich aus. Ich war betrübt über diese Nachrichten und hatte Angst um meinen Arbeitsplatz. Aber dann erhielt ich ein Update von Ivalua über die Verschiebung meines Antrittstermins um eine Woche. Was für eine Erleichterung, das zu hören! Das Remote-Onboarding kann sehr schwierig zu implementieren sein, wenn man bedenkt, dass es unterschiedliche Richtlinien gibt, an die sich das Unternehmen halten muss. Es ist eine Freude, Teil eines so großartigen Teams zu sein!"  -   Varun Mahajan - Implementation Specialist

„Ich habe bei Ivalua einen großartigen Onboarding-Prozess erlebt.  Es ist nach wie vor etwas seltsam, dass ich hier arbeite und noch keinen meiner Mitarbeiter persönlich getroffen habe!  Allerdings hatte ich in meiner ersten Woche bei Ivalua während des Trainingsprozesses unzählige Videoanrufe vom Bewerbungsgespräch bis jetzt.  Mein Computerzubehör wurde mir am Freitag vor meinem Arbeitsbeginn zugeschickt, und meine IT-Kontaktperson (John) hat es hervorragend verstanden, mich durch den Prozess der IT-Systeme usw. zu führen. Bis zu meinem Arbeitsbeginn hat auch die Personalabteilung von Ivalua sehr gut mit mir kommuniziert, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verlief.  Ich glaube nicht, dass es noch reibungsloser hätte verlaufen können und war daher sehr beeindruckt". -  John Fritch - Senior Accounts Receivable

„Ivalua ist anders als jedes andere Unternehmen, für die ich während meiner Karriere gearbeitet habe. Gab P. und das Team haben mich während meiner kurzen Zeit hier ganz toll willkommen geheißen und unterstützt. Und dafür bin ich sehr dankbar. In meinen ersten Tagen gab es einige kleinere „Stolpersteine auf dem Weg" (Laptop ging auf dem Transportweg verloren), aber abgesehen davon verlief der gesamte Prozess in diesen unsicheren Zeiten sehr reibungslos. Es war eine neue Herausforderung für alle Beteiligten, aber ich glaube nicht, dass der Übergang in diese neue Rolle noch einfacher hätte sein können. Ich möchte nochmals allen danken, dafür dass sie mich so unglaublich nett aufgenommen haben und geduldig waren. Und einen besonderen Applaus für Nancy H., die den gesamten Einstellungsprozess einfach gemacht hat und mich bei unseren Chats immer zum Lachen gebracht hat. Ivalua ist einfach der HAMMER!"  - Brad Perry - Graphic Designer

Als Unternehmen hat sich Ivalua in jeder Hinsicht angepasst und abgestimmt, um unser Onboarding so reibungslos zu gestalten, wie es bisher in der Vergangenheit war.  Wir haben das Glück, Teil eines erfolgreichen, wachsenden Unternehmens zu sein und deshalb weiterhin Mitarbeiter einstellen zu können. Bitte besuchen Sie uns unter https://www.ivalua.com/company/careers/