Stellen Sie sich vor, Sie könnten die mühsamsten und fehleranfälligsten Aspekte Ihres Unternehmens in einen optimierten, effizienten Prozess verwandeln, der Zeit und Geld spart, und Ihrem Team die Freiheit gibt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Genau das bietet die Automatisierung der Beschaffung: die Straffung und Automatisierung zeitaufwändiger manueller Aufgaben, die traditionell mit dem Beschaffungswesen verbunden sind. Durch Automatisierung sparen Teams nicht nur Zeit und Mühe, sondern erzielen auch erhebliche Kosteneinsparungen, höhere Genauigkeit und bessere Lieferantenbeziehungen.
Unternehmen können mehr als 70 % ihrer Gesamteinnahmen für die Beschaffung aufwenden – bei einer so bedeutenden Investition ist es entscheidend, KI-gestützte Technologien zu nutzen, um Effizienz und Differenzierung zu erzielen. Wenn Ihr Unternehmen die Automatisierung der Beschaffung noch nicht in Betracht zieht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, diesen Schritt zu unternehmen.
In diesem Artikel zeigen wir, wie die Transformation des Beschaffungswesens aussehen kann, mit besonderem Fokus auf die Procure-to-Pay-Automatisierung. Sie erfahren, warum die Automatisierung der Beschaffung wichtig ist, welche Schritte erforderlich sind, um damit zu beginnen, und wie IKEA die Beschaffungsplattform von Ivalua nutzt, um Kosten zu senken und die Effizienz im gesamten Procure-to-Pay-Prozess zu steigern.
Was heißt Beschaffung automatisieren?
Unter Beschaffungsautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologien und Softwarelösungen zur Rationalisierung und Automatisierung des Beschaffungsprozesses in einem Unternehmen. Dazu gehören die Automatisierung von Aufgaben wie die Einholung von Angeboten und die Ausstellung von Bestellungen, Lieferantenmanagement, Rechnungsbearbeitung und der automatisierte Zahlungsabgleich. Durch den Einsatz von Automatisierungssoftware können Unternehmen manuelle Aufgabenreduzieren, Fehler minimieren, die Effizienz steigern und den Beschaffungszyklus von der Anforderung bis zur Zahlung optimieren.
Software zur Beschaffungsautomatisierung umfasst häufig Funktionen wie elektronische Kataloge, Workflow-Automatisierung, Genehmigungsrouting, elektronische Signaturen und die Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen, um nahtlose und effiziente Beschaffungsvorgänge sicherzustellen. Sie helfen Organisationen, die Transparenz und Kontrolle über den gesamten Beschaffungszyklus zu verbessern, mit Echtzeiteinblicken in alle Aktivitäten, Ausgabenmuster und die Leistung der Lieferanten.
Die Automatisierung der Beschaffung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen, da sie die Verwaltung von Lieferketten und Einkaufsprozessen grundlegend verändert. Durch die Optimierung von Beschaffungsprozessen und Arbeitsabläufen, die Reduzierung manueller Aufgaben und die Beschleunigung von Abläufen macht Automatisierungssoftware Ihre Teams effizienter, produktiver und flexibler. Zudem ermöglicht die Automatisierung signifikante Kosteneinsparungen, indem sie die Ausgaben optimiert und Unternehmen befähigt, Einsparpotenziale zu identifizieren. Gleichzeitig wird die Datenintegrität gewahrt und die Einhaltung der Ausgabenkontrolle sichergestellt.
Warum die Automatisierung von Beschaffungsprozessen wichtig ist
Es gibt zahlreiche Gründe, Beschaffungsprozesse zu automatisieren. Sehen wir uns die Vorteile der Automatisierung einiger kritischer Schritte im Beschaffungswesen an: Bestellanforderungen, Genehmigungsworkflows, Rechnungsfreigaben und Zahlungen.
Die Automatisierung der Beschaffung rationalisiert und optimiert Bestellanforderungen und Genehmigungsabläufe, indem sie eine zentrale Plattform für die Einreichung, Prüfung und Genehmigung von Bestellanforderungen bereitstellt.
Anstatt sich auf manuelle, papierbasierte Prozesse oder E-Mails zu verlassen, können Mitarbeiter mit dem Beschaffungsautomatisierungssystem Bestellanforderungen elektronisch erstellen. Diese Bestellanforderungen können mit relevanten Details wie Artikelbeschreibungen, Mengen, bevorzugten Lieferanten und Budgetcodes angepasst werden.
Sobald eine Bestellanforderung eingereicht wurde, leitet das Automatisierungssystem sie durch vordefinierte Genehmigungsworkflows, die auf bestimmten Kriterien wie den Kosten der Anforderung, den Budgetgrenzen der Abteilung und der Genehmigungshierarchie basieren. Die Genehmiger werden benachrichtigt und können die Anträge direkt im System prüfen und genehmigen, was den Genehmigungsprozess beschleunigt und Verzögerungen reduziert.
Darüber hinaus bietet die Automatisierung im Beschaffungswesen einen Einblick in den Status von Bestellanforderungen, so dass die Beteiligten den Fortschritt verfolgen, Engpässe erkennen und bei Bedarf rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können. Diese Transparenz verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Anforderern, Genehmigern und Beschaffungsteams, was zu schnelleren Entscheidungen und besseren Ergebnissen führt.
Die Software zur Automatisierung der Beschaffung vereinfacht und beschleunigt den Prozess der Rechnungsfreigabe, indem sie wichtige Aufgaben digitalisiert und automatisiert. Lieferantenrechnungen können gescannt oder elektronisch erfasst und in das Automatisierungssystem hochgeladen werden, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und Fehler reduziert werden. Die Automatisierungsplattform gleicht dann die Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Quittungen ab, prüft die Richtigkeit der Rechnungsdaten und stellt die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen und Preise sicher. Außerdem werden alle Unstimmigkeiten oder Ausnahmen zur Überprüfung markiert, um das Risiko von Überzahlungen oder Doppelzahlungen zu verringern.
Die Rechnungsvalidierung löst vordefinierte Genehmigungs-Workflows aus und ermöglicht eine schnelle Genehmigung ohne papierbasierte Genehmigungen oder manuelle Unterschriften. Das System kann genehmigte Rechnungen automatisch in eine Warteschlange für die Zahlung gemäß den geplanten Zahlungsläufen stellen, wodurch manuelle Eingriffe weiter reduziert und der Zahlungszyklus beschleunigt wird. Die Integration von Ivalua mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen gewährleistet eine nahtlose Abstimmung und Aufzeichnung von Zahlungen und verbessert so die Genauigkeit und die Einhaltung von Finanzberichtsanforderungen.
Durch die Beseitigung von Engpässen, die mit der manuellen Dateneingabe, der Weiterleitung von Genehmigungen und der Bearbeitung von Papierkram verbunden sind, reduziert die Automatisierung im Beschaffungswesen die Bearbeitungszeiten und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess. Darüber hinaus helfen prädiktive Analysen Unternehmen dabei, die Nachfrage zu antizipieren, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und Beschaffungsstrategien zu optimieren, was die Effizienz und Agilität der Beschaffung weiter erhöht.
Wie man mit der Automatisierung des Beschaffungsprozesses beginnt
Ein wichtiger Schritt bei der Automatisierung der Beschaffung ist die Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses. Procure-to-Pay umfasst den gesamten Beschaffungsprozess, einschließlich Bedarfsanforderung, Beschaffung, Einkauf, Wareneingang, Rechnungsstellung und Zahlung. Die P2P-Automatisierung umfasst in der Regel den Einsatz von Softwareplattformen, die mit dem ERP-System eines Unternehmens und anderen Finanztools integriert werden, um die digitalen Beschaffungsabläufe zu automatisieren und zu standardisieren.
Zu den wichtigsten Merkmalen der P2P-Automatisierung gehören elektronische Bestellanforderungen, automatische Lieferantenauswahl und -beschaffung, elektronische Bestellungen, Eingangsprüfung, Rechnungsabgleich, Genehmigungsworkflows und elektronische Zahlungen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse steigert die P2P-Automatisierung die Effizienz, reduziert Fehler, verbessert die Compliance und bietet einen Echtzeit-Überblick über die Beschaffungsaktivitäten und -ausgaben.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, worauf Sie bei der Auswahl einer Lösung achten müssen, die Ihre Beschaffungsprozesse schneller und sicherer macht und die Kosten senkt.
Vorteile der Procure-to-Pay (P2P) Automatisierung
Die Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses bietet zahlreiche Vorteile. Hier sind die fünf wichtigsten:
- Kosteneinsparungen: Durch Automatisierung können Unternehmen bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln, das Einkaufsvolumen konsolidieren, um Rabatte zu nutzen, und die Einhaltung ausgehandelter Verträge durchsetzen. Durch die Automatisierung werden auch die mit der manuellen Dateneingabe, der Bearbeitung von Papierkram und der Rechnungsbearbeitung verbundenen Kosten gesenkt, was zu einer allgemeinen Kostenreduzierung und einer verbesserten finanziellen Leistung führt.
- Gesteigerte Produktivität: Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen steigert die Produktivität, indem sie Arbeitsabläufe rationalisiert, manuelle Aufgaben eliminiert und den Verwaltungsaufwand reduziert. Beschaffungsexperten können weniger Zeit mit Routineaufgaben wie Dateneingabe, Genehmigungsverfahren und Papierkram verbringen und haben mehr Zeit für strategische Aktivitäten wie das Management von Lieferantenbeziehungen, Vertragsverhandlungen und Prozessoptimierung. Auf diese Weise können Unternehmen ein höheres Maß an Effizienz und Produktivität bei ihren Beschaffungsvorgängen erreichen.
- Kürzere Zykluszeiten: Die Automatisierung verkürzt die Durchlaufzeiten im Procure-to-Pay-Prozess, indem sie die Genehmigungsabläufe beschleunigt und die Prozesseffizienz verbessert. Die elektronische Einreichung und Genehmigung von Bestellanforderungen, die automatisierte Rechnungsverarbeitung und elektronische Zahlungen tragen alle zu schnelleren Bearbeitungszeiten und kürzeren Beschaffungszyklen bei.
- Bessere Genauigkeit und Compliance: Die Automatisierung der Beschaffung verringert das Fehlerrisiko und gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften. Durch die Automatisierung von Genehmigungsworkflows, die Durchsetzung von Ausgabenlimits und die Bereitstellung von Prüfpfaden für alle Beschaffungsaktivitäten können Unternehmen ihre Genauigkeit, Transparenz und Verantwortlichkeit verbessern.
- Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten: Die Automatisierung erleichtert eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Lieferanten, was zu stärkeren und strategischeren Lieferantenbeziehungen führt. Die Automatisierung der Auftragsabwicklung und Leistungsüberwachung verbessert auch die Reaktionsfähigkeit der Lieferanten und verkürzt die Vorlaufzeiten.
Hauptmerkmale und Funktionalitäten von Automatisierungswerkzeugen für die Beschaffung
Achten Sie bei der Auswahl einer Plattform zur Beschaffungsautomatisierung auf die folgenden Schlüsselfunktionen:
- Automatisierung des Lieferantenmanagements: Funktionen wie Onboarding von Lieferanten, Leistungsverfolgung, Vertragsmanagement und Kommunikationsportale helfen bei der effektiven Verwaltung von Lieferanten. Dies geschieht durch die Zentralisierung von Lieferanteninformationen, die Bewertung der Lieferantenleistung, die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und die Vereinfachung der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Dies trägt dazu bei, die rechtzeitige Lieferung von Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten.
- Bestellungserstellung und -verwaltung: Eine robuste Plattform zur Beschaffungsautomatisierung automatisiert die Erstellung, Genehmigung und Verfolgung von Bestellungen (POs). Benutzer können POs elektronisch erstellen, Vorlagen anpassen und POs durch vordefinierte Genehmigungsworkflows leiten. Die Echtzeittransparenz des Bestellstatus ermöglicht eine effektive Verfolgung von Lieferungen und Eingängen und erleichtert die Kommunikation zwischen Einkäufern und Lieferanten, um eine genaue und rechtzeitige Erfüllung der Bestellungen zu gewährleisten.
- Automatisierung der Fakturierung und Zahlungsabwicklung: Diese Funktion rationalisiert die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung, indem sie Unternehmen in die Lage versetzt, Rechnungen elektronisch zu empfangen, sie den entsprechenden Bestellungen und Belegen zuzuordnen und sie durch Genehmigungsworkflows zu leiten. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen automatisch zur Zahlung in die Warteschlange gestellt, und die Zahlungen können elektronisch verarbeitet werden, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und der Zahlungszyklus beschleunigt wird.
- Datenanalyse und Berichtsfunktionen: Plattformen zur Automatisierung des Beschaffungswesens umfassen häufig Datenanalyse- und Berichtsfunktionen, die verwertbare Erkenntnisse über die Beschaffungsleistung, Ausgabentrends und Lieferantenbeziehungen liefern. Unternehmen können Beschaffungsdaten analysieren, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) verfolgen und individuelle Berichte und Dashboards erstellen. Mithilfe fortschrittlicher Analysen können sie Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Prozessoptimierung erkennen.
Die Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) bei der Beschaffungsautomatisierung
Künstliche Intelligenz (KI) spielt bei der Beschaffungsautomatisierung eine entscheidende Rolle, indem sie fortschrittliche Algorithmen und maschinelle Lerntechniken einsetzt, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, strategische Aktivitäten zu optimieren und Störungen in der Lieferkette abzumildern. Durch den Einsatz von KI zur Analyse großer Datenmengen – historische Beschaffungsdaten, Markttrends, Leistungskennzahlen von Lieferanten und externe Faktoren – gewinnen Unternehmen wichtige Erkenntnisse, die die Entscheidungsfindung unterstützen.
KI-gestützte prädiktive Analysen können die Nachfrage prognostizieren, Preisschwankungen vorhersehen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifizieren. Sie können auch verschiedene strategische Einkaufsaktivitäten unterstützen, z. B. die Auswahl von Lieferanten, Vertragsverhandlungen und das Category Management.
KI-gesteuerte Vertragsverwaltungssysteme automatisieren die Prozesse der Vertragsgestaltung, -verhandlung und -erneuerung, gewährleisten die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen und optimieren die Vertragsbedingungen, um den Wert zu maximieren.
KI ermöglicht es Unternehmen, Unterbrechungen der Lieferkette durch Risikovorhersagen abzumildern und proaktive Strategien zur Risikominderung zu entwickeln. Mit Hilfe von KI kann eine Vielzahl von Faktoren analysiert werden, z. B. die finanzielle Situation von Lieferanten, geopolitische Ereignisse oder Naturkatastrophen, um Muster zu erkennen und potenzielle Störungen vorherzusagen. Unternehmen nutzen KI auch, um Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu erkennen und Lagerbestände zu optimieren.
Generative KI ist in jüngster Zeit in den Vordergrund des Beschaffungswesens gerückt und ermöglicht es Beschaffungsfachleuten, zeitintensive tägliche Aufgaben zu automatisieren und ihre Produktivität erheblich zu steigern. Innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden können generative KI-gestützte Tools:
- Recherche und Datenerfassung zu Lieferanten, Analyse von Lieferantenprofilen und -fähigkeiten und Empfehlung geeigneter Lieferanten auf der Grundlage bestimmter Kriterien und Anforderungen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Vertragszusammenfassungen oder der Abfassung von Vertragsklauseln
- Zusammenfassen von Schlüsseltrends innerhalb einer Beschaffungskategorie
- Erstellen und Korrekturlesen von Inhalten und Mitteilungen
- Prüfen und Zusammenfassen der Antworten auf die Leistungsanforderungen von Lieferanten und Erarbeitung von Empfehlungen für nächste Schritte zur Verbesserung
- Heraussuchen wichtiger Informationen aus Dokumenten wie ESG-Berichten, Verträgen oder 10K-Filings
Mit der Weiterentwicklung der generativen KI-Technologie gibt es potenziell keine Grenzen, wie sie zur Schaffung einer gut geölten, kosteneffizienten Beschaffungsmaschine beitragen kann. Erfahre Sie in diesem Webinar, wie KI Ihren Einkauf transformieren kann.
Wie IKEA seinen Beschaffungsprozess mit Ivalua vereinfacht und zukunftssicher gemacht hat
Im Zuge der Digitalisierung wollte IKEA zahlreiche Einzelanwendungen durch eine einzige Beschaffungsplattform ersetzen, um Transparenz und Kontrolle über alle Beschaffungsdaten zu erhalten. Die Plattform sollte sowohl für die Lebensmittel- als auch für die Einrichtungsseite des Unternehmens genutzt werden, um standardisierte digitale Beschaffungspraktiken und eine größere Effizienz im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
“Ivalua hat entscheidend dazu beigetragen, Transparenz für die gesamte Lieferkette zu schaffen.”
Slawomir Jan Peter, Bereichsleiter Lieferkettenentwicklung, IKEA
Durch die Zusammenarbeit mit Ivalua konnte IKEA einen Großteil des Procure-to-Pay-Prozesses automatisieren, wodurch die Effizienz erheblich gesteigert und die Durchlaufzeiten verkürzt wurden. Tatsächlich konnte das Unternehmen die Durchlaufzeit für das Vertragsmanagement in seinem Lebensmittelgeschäft von 60 auf nur 3 Tage reduzieren. Durch den Einsatz von Ivalua konnte IKEA auch wichtige Prozesse bei der Lieferantenauswahl automatisieren und gleichzeitig die Nachhaltigkeitspraktiken verbessern. Sehen Sie sich das Interview mit IKEA an.
Fazit
Schnelligkeit, Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen sind für den Erfolg moderner Beschaffungsorganisationen in jeder Branche entscheidend, und Automatisierung ist der Schlüssel zum Erreichen dieser Ziele. Ob bei der Expansion in neue Märkte, der Aufnahme neuer Lieferanten oder der Vergrößerung des Geschäftsbetriebs – Automatisierungstools können das wachsende Beschaffungsvolumen und die zunehmende Komplexität bewältigen und gleichzeitig die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Ein wichtiger erster Schritt ist jedoch, den richtigen Partner und die richtige Plattform für Ihre Beschaffungsumstellung zu finden.
Die Procurement Platform von Ivalua bietet Unternehmen mit ihren robusten Funktionen, fortschrittlichen Möglichkeiten und ihrer bewährten Erfolgsbilanz leistungsstarke Automatisierungsmöglichkeiten zur Umgestaltung ihrer Beschaffungsvorgänge.
Sehen Sie, warum Gartner Ivalua als Leader im Gartner® Magic Quadrant™ für Source-to-Pay-Suiten 2024 bezeichnet hat!
