Kernpunkte: Die wichtigsten Anforderungen an moderne Einkaufssoftware im strategischen Einkauf – und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
- Die Anforderungen an den Einkauf wachsen kontinuierlich – und mit ihnen die Erwartungen an die eingesetzten Systeme.
- Moderne Softwarelösungen müssen weit mehr leisten als nur Transaktionen abzuwickeln: Sie sollen Prozesse optimieren, Risiken beherrschbar machen und strategischen Mehrwert schaffen.
- Nicht nur die Funktionen Ihrer neuen Einkaufssoftware sind wichtig. Die Wahl des richtigen Partners ist ebenso ausschlaggebend für den langfristigen Erfolg und den tatsächlichen ROI Ihres Projekts.
Die Zeiten, in denen der Einkauf ausschließlich auf Preisvergleiche und Bestellabwicklung fokussiert war, sind vorbei. Heute steht der Einkauf im Zentrum strategischer Unternehmensziele: Resilienz, Nachhaltigkeit, Innovationsfähigkeit und Risikomanagement sind nur einige der Anforderungen, die moderne Einkaufsorganisationen erfüllen müssen. Doch viele eingesetzte Systeme stoßen hier an ihre Grenzen.
Dieser Artikel beleuchtet, worauf es bei moderner Einkaufssoftware wirklich ankommt – und warum klassische Tools oft nicht mehr genügen
Warum klassische Einkaufssoftware nicht mehr ausreicht
Viele Unternehmen arbeiten noch mit historisch gewachsenen ERP-Systemen oder punktuellen Lösungen, die einzelne Prozesse unterstützen. Das Ergebnis: Medienbrücken, Datensilos und fehlende Transparenz. Laut einer Studie von Deloitte nennen 63 % der befragten Einkaufsverantwortlichen mangelnde Integration als Hauptbarriere für die Digitalisierung des Einkaufs.
Häufige Schwachstellen klassischer Systeme sind hierbei:
- Fehlende End-to-End-Unterstützung: von der Bedarfsanforderung über die Lieferantenauswahl bis zum Vertrags- und Risikomanagement
- Geringe Benutzerfreundlichkeit führt zu geringer Akzeptanz im Unternehmen
- Hoher manueller Aufwand trotz vermeintlicher Automatisierung
- Keine oder eingeschränkte Möglichkeiten zur ESG-Integration und Risikobewertung
Laut PwC hat sich der Digitalisierungsgrad im Einkauf seit der Pandemie nur unwesentlich verändert, die Ambitionen für die kommenden Jahre sind allerdings weiterhin hoch. So sehen in der DACH Region 72 % der Einkaufsexperten Digitalisierung und Automatisierung als zentrale Aufgabe so das Einkaufsbarometer Mittelstand 2024, dicht gefolgt von Prozessoptimierung. Für fast 50% der Befragten stehen außerdem Risikomanagement und Lieferkettenresilienz im Vordergrund. Und dafür braucht es innovative Softwarelösungen.
Die 7 wichtigsten Funktionen moderner Software für den Einkauf (Checkliste für Entscheidungsträger)
Die Einführung einer umfassenden Procurement-Plattform ist eine wichtige Investition. Hier sind einige wichtige Punkte auf die Sie bei der Wahl einer Beschaffungssoftware achten sollten:
1. Durchgängige End-to-End-Prozesse
Moderne Einkaufssoftware muss alle Kernprozesse nahtlos abbilden können – von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung. Plattformen wie Ivalua ermöglichen genau das: Eine einheitliche Datenbasis, einheitliche Workflows, zentrale Steuerung.
2. Intuitive Benutzeroberfläche & hohe Nutzerakzeptanz
Eine Einkaufssoftware ist nur dann erfolgreich, wenn sie im Alltag aktiv genutzt wird. Intuitive Benutzeroberflächen, rollenbasierte Dashboards und mobile Zugänge erhöhen die Akzeptanz – bei Fachabteilungen ebenso wie bei Lieferanten.
3. Flexible Integration mit ERP & Drittanwendungen
Niemand will ein weiteres System neben dem ERP pflegen. Moderne Lösungen müssen sich flexibel integrieren lassen – sowohl technisch als auch prozessual. Ivalua bietet z. B. vorkonfigurierte Konnektoren für SAP, Oracle und andere Systeme.
4. Lieferantenmanagement in Echtzeit
Gerade in Zeiten volatiler Lieferketten ist die Transparenz über Lieferantenrisiken und -leistungen entscheidend. Eine moderne Einkaufsplattform muss Lieferantenbewertungen, Zertifizierungen, Nachhaltigkeitsdaten und Risikofaktoren zentral erfassen und in Entscheidungen einbeziehen.
5. KI-gestützte Entscheidungsunterstützung
Ob in der Bedarfsprognose, beim Risikoscoring oder bei der Analyse von Einsparpotenzialen: Künstliche Intelligenz wird zunehmend zum Game Changer im Einkauf. KI kann heute jede Phase des Source-to-Pay-Prozesses – von der Lieferantenauswahl bis zur Zahlungsabwicklung optimieren. Mehr darüber erfahren Sie in unserem blog: “KI in der Beschaffung und im strategischen Sourcing: Vorteile, Anwendungsfälle und Roadmap”
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6. ESG & Nachhaltigkeit im Beschaffungsprozess abbilden
Nachhaltigkeit ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern regulatorische Pflicht. Die EU-Taxonomie und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verlangen transparente ESG-Daten. Einkaufssoftware muss diese Daten erfassen, bewerten und auditierbar dokumentieren können. Mehr dazu bei Ivalua.
7. Zukunftssichere Architektur & Skalierbarkeit
Die Anforderungen an den Einkauf entwickeln sich rasant. Deshalb muss Einkaufssoftware skalierbar, cloudbasiert und sicher sein. Plattformen wie Ivalua bieten offene APIs, rollenbasierte Zugriffssteuerung und zertifizierte Sicherheitsstandards (z. B. ISO 27001).
Allerdings sollten Sie nicht nur die Funktionalitäten einer Beschaffungssoftware genau unter die Lupe nehmen. Auch den Anbieter sollten Sie genau analysieren, denn die Wahl des passenden Anbieters ist ebenso entscheidend für den letztendlichen ROI des Projekts. Einkaufsleitfäden und Berichte wie der Gartner® Magic Quadrant 2025 können helfen, fundierte Entscheidungen zu fällen.
Compliance- und Auditfähigkeit als Entscheidungskriterium
Gerade in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Pharma oder der öffentlichen Verwaltung ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ein zentrales Auswahlkriterium für Einkaufssoftware. Lösungen müssen revisionssicher dokumentieren, wer wann welche Entscheidung getroffen hat, und vollständige Nachweise über Angebote, Verträge und Genehmigungsprozesse liefern. Funktionen wie Audit-Trails, rollenbasierte Zugriffe, verschlüsselte Archivierung und automatische Erinnerungen an Fristen und Vertragsverlängerungen sind unverzichtbar. Anbieter wie Ivalua erfüllen internationale Sicherheits- und Compliance-Standards (z. B. ISO 27001) und unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG), der DSGVO und branchenspezifischer Richtlinien.
Herausforderungen bei der Einführung moderner Einkaufssoftware
Die Einführung einer neuen Einkaufssoftware ist kein rein technisches Projekt. Sie berührt Prozesse, Rollen und Gewohnheiten im gesamten Unternehmen. Typische Herausforderungen sind etwa die Migration unstrukturierter Altdaten, die Integration in bestehende ERP- und Finanzsysteme sowie das Change Management auf Anwenderseite.
Erfolgsentscheidend ist deshalb ein strukturierter Rollout mit enger Einbindung aller Stakeholder. Anbieter wie Ivalua begleiten Unternehmen aktiv durch diesen Prozess, inklusive Best Practices und maßgeschneiderter Implementierungskonzepte und -ratgeber.
Erfahren Sie mehr in unserem Blog “Erfolgreiche Implementierung von Beschaffungssoftware: Herausforderungen meistern & Best Practices nutzen”.
Praxisbeispiele: Wie moderne Einkaufssoftware konkrete Ergebnisse liefert
Der Einsatz moderner Einkaufssoftware zeigt schnell Wirkung. So konnte ein Ivalua-Kunde aus dem Finanzdienstleistungssektor die Beschaffungsprozesse um 40 % beschleunigen, Lieferantenrisiken proaktiv identifizieren und gleichzeitig die Einhaltung regulatorischer Anforderungen nachweisen. Entscheidend war dabei, dass die Software sich an die bestehenden Prozesse anpassen ließ – nicht umgekehrt.
Ivalua-Kunden sparen durch die Ablösung veralteter Systeme im Durchschnitt 1,2 Mio. USD und erzielen einen ROI von bis zu 400 %, so die Ergebnisse einer unabhängigen Forrester-Studie.
Weitere Beispiele sowie eine vollständige Übersicht über die konkreten Vorteile und den wirtschaftlichen Nutzen von Ivaluas Plattform Total Economic Impact™ (TEI)-Studie von Forrester Consulting.
Fazit & Handlungsempfehlung
Der Einkauf hat sich vom operativen Kostenmanager zum strategischen Werttreiber entwickelt. Damit Einkaufsorganisationen diese Rolle ausfüllen können, benötigen sie eine Software, die Prozesse ganzheitlich, flexibel und zukunftsfähig abbildet. Unternehmen sollten daher bei der Auswahl nicht nur auf Funktionslisten achten, sondern gezielt Präferenzen für Integration, Benutzerfreundlichkeit und strategische Erweiterbarkeit setzen.
Fordern Sie hier Ihre Checkliste zur Auswahl der richtigen Einkaufssoftware an.
FAQ Einkaufssoftware
Welche Software eignet sich für den strategischen Einkauf?
Lösungen wie Ivaluas Soure-to-Pay Plattform unterstützen sowohl strategische als auch operative Einkaufsprozesse end-to-end und sind flexibel anpassbar.
Wie erkennt man zukunftssichere Einkaufssoftware?
Achten Sie auf Cloud-Architektur, Integrationsfähigkeit, ESG-Abdeckung, KI-Funktionen und internationale Referenzen.
