Top-Performance mit Invoice-to-Pay

Mit Invoice-to-Pay erreicht Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam Spitzenleistungen.

Die Leistungsfähigkeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung (AP) kann einen erheblichen Einfluss auf Ihr Unternehmen haben. Jüngste Trends haben gezeigt, dass die strategische Bedeutung eines effizienten und transparenten Invoice-to-Pay-Prozesses, der von der Kreditorenbuchhaltung gesteuert wird, stetig zunimmt. Gleichzeitig sind Unternehmen aufgrund der Outsourcing-Bedürfnisse in zunehmendem Maße von den Lieferanten abhängig, um Innovationen voranzutreiben. Eine kürzlich von Forrester durchgeführte Studie ergab, dass der entscheidendste Faktor für die gesteigerte Bereitschaft eines Lieferanten, mit einem Kunden zusammenzuarbeiten und Innovationen mit ihm zu teilen, fristgerechte und transparente Zahlungen waren. Unterdessen hat die Covid-19-Pandemie die Bedeutung eines effizienten Cash-Managements, bei dem Invoice-to-Pay ein zentraler Hebel ist, weiter erhöht. Es gibt jedoch eine Reihe von Herausforderungen, die angegangen werden müssen, um Ihr AP-Team mit Invoice-to-Pay zu Top-Performern zu machen.

Welches sind die Barrieren bei der Akzeptanz von Invoice-to-Pay?

Bevor Sie das wahre Potenzial Ihrer Invoice-to-Pay-Reise freisetzen können, ist es wichtig, die Barrieren zu identifizieren und zu beseitigen, um Spitzenleistungen erreichen zu können. Zu diesem Zweck hat eine führende Analysten-Gruppe, Gartner, festgestellt, dass Kreditorenbuchhaltungen mit ihrer Invoice-to-Pay-Lösung eine Reihe von Herausforderungen bewältigen müssen. Diese lassen sich grob in drei Hauptbereiche unterteilen: 

1. Lieferanten haben sehr unterschiedliche Kapazitäten, wenn es darum geht, Rechnungen zu erstellen, die die AP-Automatisierung unterstützen. Diese Variabilität führt zu höheren Bearbeitungskosten, unterbrochenen Prozessabläufen und niedrigeren Direktverarbeitungsraten.
2. Projekte zur Rechnungsautomatisierung befassen sich häufig nur mit der Digitalisierung von Dokumenten, obwohl es die Matching-Probleme sind, die höhere Kosten verursachen. Ein solch unvollständiges Leistungsangebot reduziert aber die potenzielle Investitionsrentabilität und führt eben die Probleme wieder ein, die bei einer manuellen Rechnungsverarbeitung auftreten.
3. Unternehmen können die Rate der Rechnungsabgleiche nicht verbessern, wenn es keinen Einblick in die Fehlerursachen beim Matching gibt. Infolgedessen können Prozessverbesserung und Fehlerbeseitigung ohne Sichtbarkeit und Korrektur nicht erfolgen.

Herausforderung 1: Wie kann man die Lieferantenakzeptanz ermöglichen?

Wenn Unternehmen wie Maxim Healthcare in sieben Jahren eine Rechnungsautomatisierung von lediglich 15 Lieferanten erreichen konnten, kann die Leistung der nachgelagerten Prozesse nicht optimiert werden. Das liegt daran, dass die Kreditorenbuchhaltungsteams erwartet hatten, dass E-Invoicing-Netzwerke diese Herausforderung bewältigen würden.

Leider sind diese Netzwerke jetzt zur Hürde für die Einführung geworden, indem sie dem Lieferanten neue AGB und Prozesse aufzwingen. Während die AP-Teams darauf warteten, dass sich das Versprechen der E-Invoicing-Netzwerke erfüllte, haben sich die Lieferanten jedoch weiterentwickelt.

Heute kann jeder, vom Poolman bis zum globalen Kataloganbieter, eine PDF-Rechnung per E-Mail versenden. Andere Lieferanten wurden zur elektronischen Rechnungsstellung gezwungen, nicht von Kunden, sondern von ihren eigenen Regierungen über Clearance-Systeme. Die Lösung ist der Rechnungs-Hub von Ivalua. Eine Lösung, die im Gegensatz zu den elektronischen Invoicing-Netzwerken in den Invoice-to-Pay-Prozess integriert ist, wodurch die Hürde für die Akzeptanz seitens der Lieferanten entfällt. 

Die Stärke von Invoice-to-Pay liegt darin, dass es nicht in einem Datensilo betrieben wird, daher sollte die Lieferanten-Einbindung und -Aktivierung innerhalb Ihrer bestehenden üblichen Geschäftsprozesse passen und nicht außerhalb dieser. Im Idealfall gibt es nach der Aggregation und Bereinigung Ihrer Lieferantenstammdaten drei Verbesserungen der Business-as-usual-Prozesse:

Lieferantenrechnung oder Zahlungsanfrage: Wenn sich das Kreditkontrollteam eines Lieferanten zum ersten Mal an Ihr AP-Team wendet, sollte es einfach per E-Mail einen Link zum Lieferantenportal in Ivalua senden. Damit kann sich der Credit Controller anmelden und den Status jeder Rechnung einsehen, und zwar in Echtzeit und ohne Verzögerung oder neue AGB. Sobald der Lieferant sich angemeldet hat, muss er das AP-Team nicht mehr kontaktieren, da alle benötigten Informationen auf dem Bildschirm angezeigt werden und Sie einen neuen E-Mail-Kontakt im System haben.

Neuer Lieferant: Selbst in der Welt der „No-Pay no-PO" ist es möglich, eine Rechnung von einem unbekannten oder neuen Lieferanten zu erhalten, insbesondere am Ende Ihrer Ausgaben. Für diesen Fall bietet Ivalua ein schnelles und einfaches Verfahren zur Bestätigung des Lieferanten und zur sofortigen Aktualisierung Ihrer Stammdaten, sowie zur gleichzeitigen Einrichtung eines Portalkontos für deren Credit Controller an.

Stammdatenaktualisierung: Innerhalb des Ivalua-Lieferantenportals können die Credit Controller ihre Sicht auf Ihre Stammdaten aktualisieren und Änderungen bestätigen. Mit dieser Möglichkeit und dem richtigen Prozess können Sie schließlich Ihre Stammdaten mit dem Lieferanten synchronisieren, was nach Schätzungen der Hackett Group 50 % Ihrer Kosten in diesem Bereich einsparen könnte.   

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Herausforderung 2: Wie kann die Kreditorenbuchhaltung automatisiert werden?

Für die meisten Unternehmen wäre eine Steigerung der Effizienz der Rechnungsbearbeitung auf 70 % bei 60 000 Lieferanten ein hoch gestecktes Ziel. Dieser Grad an Automatisierung ist jedoch das, was Credit Agricole mit der AP-Automatisierung von Ivalua erreicht hat. Als ein wichtiger Teil der Invoice-to-Pay-Reise hat das Unternehmen die Leistungsfähigkeit der AP-Lösung freigesetzt und ein erstaunliches Niveau bei der Direktverarbeitung erzielt. Erreicht wurde dies durch den intelligenten Abgleich von Bestellungen, Verträgen und Quittungen sowie durch Ein-Klick-Workflows, die Zuweisungen auf Zeilenebene und die Steuerbehandlung automatisch verwalten. Durch die Beseitigung des Overheads von Zahlungsanfragen mit Echtzeit-Aktualisierungen der Lieferanten kann sich das AP-Team jetzt auf Innovationen und echte Ausnahmen konzentrieren.

Der Schlüssel zu diesen Leistungsstufen ist das integrierte Smart Matching, das Lieferantenstammdaten, Bestellungen, Quittungen und sogar Verträge zur Automatisierung des Datenflusses nutzt. Ausnahmen können dann mit der Ein-Klick-Genehmigung für Rechnungen oder durch einfaches Anhängen der fehlenden Bestellnummer bearbeitet werden, um den automatischen Abgleich abzuschließen. Mit Multi-Steuer-Behandlung auf Zeilenebene und Budgetzuweisungsvorlagen, die den Arbeitsaufwand reduzieren, können so AP-Automatisierungsraten von weit über 70 % erreicht werden.

Die wahre Stärke von Invoice-to-Pay von Ivalua liegt jedoch darin, dass all diese Abgleiche auch innerhalb des Lieferanten-Self-Service möglich sind, der mit dem Rechnungs-Hub verbunden ist. Das ist eine echte Innovation und ein Grad an digitaler Transformation, der in einem E-Invoicing-Netzwerk einfach nicht möglich ist. Jetzt können ausgewählte Lieferanten eine PDF-Rechnung in das kostenlose Portal hochladen, den gesamten Inhalt auf Korrektheit prüfen und die fehlende Bestellung anhängen oder den Käufer kennzeichnen, bevor die Rechnung mit der Quittung oder Bestellung abgeglichen wird. Erst wenn die gesamte Rechnung die Toleranzrichtlinie für die Automatisierung erfüllt, wird sie akzeptiert. Der Lieferant kann jetzt wählen, ob er eine strittige Rechnung einsenden oder eine neue Rechnung laden möchte, die mit den Daten übereinstimmt, aber in beiden Fällen beginnt die Zahlungsuhr erst dann, wenn die Rechnung für die Direktverarbeitung freigegeben ist. 

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Herausforderung 3: Wie lässt sich kontinuierlich optimieren und verbessern?

Die Fähigkeit, einen Prozess kontinuierlich zu verbessern, ist entscheidend für die Erzielung einer Investitionsrentabilität und sollte das Kernstück einer jeden Cloud-Technologie sein. Ohne dies können Unternehmen nicht agil sein, und ohne analytische Daten ist ein kontinuierlicher Wandel unmöglich. Aus diesem Grund bietet Ivalua standardmäßig das Dashboard und die Leistungsintelligenz an, die für die Entwicklung, Anpassung und Verbesserung Ihrer einzigartigen Invoice-to-Pay-Reise erforderlich sind. Im Gegensatz zu E-Invoicing-Netzwerken oder vorgeschriebenen Diensten, die gesperrt sind, haben Sie mit Ivalua die volle Kontrolle über den Invoice-to-Pay-Prozess. Sobald Sie unser Schnellstart-System eingerichtet haben, kann das AP-Team neue Vorlagen und Bearbeitungsregeln erstellen und der Workflow kann erweitert oder angepasst werden, ohne das System zu unterbrechen. 

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Invoice-to-Pay von Ivalua

Ivalua wurde von den führenden Analysten als Branchenführer der Source-to-Pay-Lösungen anerkannt; sobald Sie also diesen Grad an fortgeschrittener Automatisierung in Ihrer Kreditorenbuchhaltung erreicht haben, können Sie sich auf die Integration von weiteren Funktionalitäten konzentrieren, die zusätzlichen Mehrwert schaffen sollen, wie z. B. die Eindämmung von Rechnungsbetrug und Compliance sowie eine Wertsteigerung des Betriebskapitals von der finanziellen Lieferkette: Willkommen bei Ivalua Invoice-to-Pay.

Die Komponenten, die die Barrieren innerhalb des Invoice-to-Pay-Systems Journey beseitigen

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