Vier Taktiken für die strategische Beschaffung zur Konjunkturbelebung

Als Covid-19 zuschlug, kamen Lieferketten auf der ganzen Welt fast zum Erliegen. Der eigentliche Wert des Beschaffungswesens wurde offensichtlich, genau wie die Bedeutung der Lieferantenbeziehungen, die bis dahin aufgebaut worden sind. Laut der Unternehmensberatung Accenture erlebten 94 % der Fortune-1000-Unternehmen Unterbrechungen in der Lieferkette und 75 % mussten aufgrund der Pandemie negative oder stark negative Auswirkungen auf ihr Geschäft hinnehmen. Infolge der Ausfälle wurden so Kostenmanagement und Lieferkettentransparenz zur absoluten Priorität für die Führungsteams und Geschäftsleitungen. 

Führende Beschaffungsorganisationen, die über die richtigen Beschaffungsprozesse und Lieferkettentechnologien verfügten, waren in der Lage, die Auswirkungen dieser Unterbrechungen abzuschwächen, indem sie flexibel blieben und den Unternehmen die Supply-Chain-Daten zur Verfügung stellten, die sie benötigten, um schnelle und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Sobald das Virus jedoch abklingt und sich die Lieferketten zu erholen beginnen, werden die Unternehmen möglicherweise wieder den wahren Wert der strategischen Beschaffung aus den Augen verlieren. 

In der Vergangenheit wurde die Rolle des Beschaffungswesens ausschließlich im Zusammenhang mit dem Kosten- und Lieferantenmanagementgesehen, was jedoch nur ein Teil des Gesamtbildes ist. Das Einkaufsteam erbringt einen enormen Mehrwert in vielen Bereichen, wie zum Beispiel operative Leistung, Produktqualität, kürzere Markteinführungszeiten und vieles mehr. Um den kompletten Mehrwert zu erbringen, ist es jedoch entscheidend, dass die Einkaufs- oder Beschaffungsleiter bei Diskussionen, die sich auf das Geschäft auswirken, einen Platz am Tisch haben.

Leider ist dies aber normalerweise nicht der Fall. In der Tat zeigen jüngste Untersuchungen von Gartner, dass weniger als ein Drittel der Beschaffungsteams gut über die Prioritäten ihrer Geschäftspartner informiert sind, wodurch die Möglichkeiten der Beschaffung einschränkt werden, eben diese zu unterstützen, insbesondere bei schwankenden wirtschaftlichen Bedingungen. Um mit Geschäftspartnern in Kontakt zu treten und in Diskussionen über prioritäre Geschäftsinitiativen einbezogen zu werden, müssen Einkaufs- oder Beschaffungsleiter ihren Wert in einer Weise darlegen und begründen, die ihre Geschäftspartnern verstehen können.

Ein Konzept, um den Wert der strategischen Beschaffung darzustellen

In einer kürzlich erschienenen Zusammenfassung der Gartner-Forschung skizzierte der Chefanalyst Ryan Polk vier Schlüsseltaktiken, mit denen die Führungskräfte im Beschaffungswesen ihren während der Pandemie gewonnenen Platz am Vorstandstisch behalten können. Nachfolgend eine kurze Zusammenfassung:

• Wirken Sie auf den Vorstand ein, indem Sie den Wert von Beschaffungsprojekten als Geschäftsprioritäten darstellen.

In seinem Bericht stellte Gartner fest, dass die Beschaffung in Perioden wirtschaftlicher Rezession einen viel größeren Einfluss auf Geschäftsentscheidungen hat; sobald sich aber die wirtschaftlichen Bedingungen verbessern, ist dies nicht mehr der Fall. Während der großen Rezession 2009 gaben so beispielsweise 85 Prozent der Einkaufs- und Beschaffungsleiter an, dass sie mehr Einfluss hatten als vor der Krise, aber ab 2013 nahm dieser Einfluss bei zwei Dritteln dieser Führungskräfte wieder deutlich ab. Um relevant zu bleiben, schlägt Gartner vor, alle Möglichkeiten zu dokumentieren, wie Beschaffungsprojekte während der Erholungsphase und darüber hinaus mit Geschäftsprioritäten abgestimmt werden können. Diese Liste sollte die Geschäftsmetriken enthalten, die von jedem Beschaffungsprojekt beeinflusst werden. In dem Bericht liefert Gartner ein hilfreiches Beispiel dafür, wie eine Wertematrix (Value Map) aussehen könnte.  Das vollständige Diagramm und den Bericht finden Sie hier.

1. Bringen Sie den Mitarbeitern bei, wie sie wechselnde Geschäftsprioritäten verfolgen.
   

   Geschäftsprioritäten ändern sich ständig, und ohne Einblick in die neuesten Richtlinien stockt die Abstimmung. Es ist entscheidend, aufmerksam zu sein. Führungskräfte können den Mitarbeitern helfen, den Kurs beizubehalten, indem sie von Category- oder Sourcing-Managern verlangen, Beschaffungsanalysen und -aktualisierungen von Partnern zu erfassen und zu dokumentieren, wie z. B. Informationen über langfristige Ziele, Herausforderungen, KPIs und Erwartungen, die sie an die Beschaffung stellen, um ihre jeweiligen Geschäftsziele zu erreichen.

2. Helfen Sie den Mitarbeitern, den Wert der Beschaffung während der Erholungsphase umzusetzen.
   

   Obwohl die meisten Beschaffungsteams über Kennzahlen zur Kosteneinsparung in der Lieferkette berichten, messen und dokumentieren weniger als 20 % ihren Beitrag zur Umsatzsteigerung. Eine einfache Aktualisierung der geschäftsorientierten Dashboards und Berichte mit Metriken, die auf Geschäftsinitiativen abgestimmt sind, kann helfen. 

Gartner lieferte in seinem Bericht einige aussagekräftige Beispiele für Lieferkettenkennzahlen, die den Wert der Beschaffung außerhalb von Kosteneinsparungen hervorheben. Gartner skizzierte auch einen hilfreichen 6-Stufen-Prozess um den Mehrwert der Beschaffung geltend zu machen. Dieser Prozess, der als „Challenger Reframe Choreography“ bezeichnet wird, zielt darauf ab, Entscheidungsträger zu beeinflussen und einen auf Fakten und Daten basierenden Rahmen zu bieten, um die potenziellen Auswirkungen der von der Beschaffung vorgeschlagenen Lösungen aufzuzeigen. 

• Verfolgen Sie den funktionalen Einfluss anhand einer jährlichen Umfrage zur Geschäftsausrichtung.

Messwerte sind für das Erreichen eines jeden Geschäftsziels von entscheidender Bedeutung, und das Aufzeigen des Wertes der Beschaffung bildet dabei keine Ausnahme. Gartner empfiehlt die Durchführung jährlicher Erhebungen zur Geschäftsausrichtung, um die Wahrnehmung des Beschaffungswesens in sämtlichen Geschäftsbereichen zu bewerten. Das entsprechende Werkzeug, dasProcurement Business Alignment Tool(BAT), bewertet 30 Attribute der Beschaffungsfunktion über mehrere Ausgabenkategorien hinweg.

Denken Sie daran, dass es sich bei der Erfassung der Wahrnehmung des Beschaffungsteams im Unternehmen sowie des von ihm ausgehenden Mehrwerts um ein fortlaufendes Unterfangen und nicht um einen einmaligen Vorgang handelt. Gartner empfiehlt, dass der Prozess zu einem Standardverfahren werden sollte, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Einflussnahme beginnt mit guten Beziehungen

Die Ausfälle sind nach wie vor schwerwiegend, und niemand kann vorhersehen, wie lange die weltweite Rezession andauern wird. Langfristige Auswirkungen können durch agile und robuste Beschaffungsprozesse sowie starke Beziehungen zu Geschäftspartnern und Lieferanten abgemildert werden. Organisationen, die über Systeme und Technologien verfügen, um eine schnelle, fundierte Entscheidungsfindung und einen effizienten Betrieb zu unterstützen, werden in der Lage sein, die Ausfälle zu überstehen und ihren erworbenen Einfluss aufrechtzuerhalten.

Sie können den vollständigen Bericht von Gartner hier herunterladen. Für Informationen darüber, wie die End-to-End eProcurement-Lösung von Ivalua die Transparenz und Datenqualität in Ihrer Organisation verbessern kann, um diese Anstrengungen zu unterstützen, kontaktieren Sie uns noch heute.