Sechs hilfreiche Kriterien für die Bewertung eines Lieferanten

1. Was ist eine Lieferantenbewertung?

Grundsätzlich ist die Lieferantenbewertung eine formale Bewertung, um Ihre Beziehung zu einem Lieferanten zu messen und zu überwachen oder um einen potenziellen Lieferanten vorzuqualifizieren. Einkäufer fordern in der Regel Informationen an, um den Prozess der Beurteilung, ob ein Lieferant für ihr Unternehmen geeignet ist, einzuleiten. Die Kriterien für die Lieferantenbewertung und -auswahl umfassen in der Regel technische, finanzielle, kommerzielle und andere Anforderungen, da die preisliche Wettbewerbsfähigkeit nicht das einzige Kriterium ist. Beispielsweise wollen Hersteller oft auch Folgendes über ihre Lieferanten wissen: 

• Kapazität: Herstellungskapazität, Fähigkeit zur Erfüllung nicht prognostizierter Steigerungen/Senkungen 
• Kostenkontrolle: Minimierung der kontrollierbaren indirekten Kosten (Fracht, Inventar, Handling, Zollgebühren) 
• Qualität: Waren und Dienstleistungen, Fehlerquote, Wiederholungsrate von Vorfällen 
• Leistung: Zertifizierungen und Dokumentation, Reaktionsfähigkeit, Beteiligung 

„Unternehmen prüfen auch, welche Art von Risiken der Lieferant für die Lieferkette darstellen kann", sagt Doug Keeley, Senior Product Marketing Manager bei Ivalua. Er fügt hinzu, dass Unternehmen ihren Lieferantenbewertungsprozess und ihre Anforderungen unter anderem an die Bedürfnisse ihrer Branche, Region, Standards oder Logistik anpassen. Es ist wichtig zu beachten, dass es unwahrscheinlich ist, dass eine einzige Befragung zur Lieferantenbewertung sämtliche Facetten für alle Produkte in allen Branchen und Märkten abdeckt.   

2. Warum Lieferantenbewertung wichtig ist

Die meisten Unternehmen wenden bei der Auswahl von Lieferanten sowie im Hinblick auf langfristige Partnerschaften ein formales Verfahren zur Lieferantenbewertung und -qualifizierung an. „Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Lieferanten bewerten sollen, ist es sehr schwer zu verstehen, mit wem Sie zusammenarbeiten und welche potenziellen Risiken sie in Ihre Lieferkette einbringen können", sagt Keeley. Sobald Sie Ihre Lieferantenbewertung abgeschlossen haben, möchten Sie in der Lage sein, die gesammelten Daten zu nutzen, um bessere und zeitnahe Entscheidungen zu treffen, die den Wert in der gesamten Lieferkette maximieren. Außerdem müssen Sie die Bewertung häufig genug aktualisieren, damit Ihre Lieferantenstrategie alle Änderungen in ihren Geschäftsvorgängen berücksichtigt.

Und der wahre Wert der Lieferantenauswahl und -bewertung zeigt sich in der Lieferantenentwicklung, d. h. wenn Sie sie bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten oder Kompetenzen unterstützen. „Jedes Unternehmen, jeder Hersteller sollte in Lieferantenentwicklungsprozesse und -strategien investieren, um die Belastbarkeit der Lieferkette aufzubauen“, betont Keeley. „Dies gilt insbesondere heute, wo Unternehmen mit sehr bedeutenden Krisen zu kämpfen haben, die unglaublich störend sind.“ Lieferantenbewertung und -entwicklung helfen also dabei, gegenseitig vorteilhafte Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen.

3. Wie wählen Sie einen Lieferanten aus?

Welche Faktoren sollten insbesondere bei der Auswahl eines Lieferanten berücksichtigt werden? Auch hier hängen Ihre Auswahlkriterien für Lieferanten davon ab, was für Ihr Unternehmen wichtig und für Ihre Produkte, Märkte, Branche u. a. relevant ist. „Viele unserer Kunden bewerten eine Mischung aus Risikoelementen", sagt Keeley. „Zusätzlich zu den finanziellen Daten möchten sie zum Beispiel auch Leistungsdaten der Lieferanten einbeziehen, was eindeutig ein wichtiger Faktor ist. Sie erstellen also eine aggregierte Bewertung." Diese kann auch Risikoaspekte wie Compliance oder Cybersicherheit umfassen.

Andere Faktoren, einschließlich strategischer Überlegungen, kommen während des Auswahlverfahrens für Lieferanten ins Spiel. Die Strategie der Lieferantenauswahl kann zumindest teilweise auf dem Potenzial basieren. Hier sind einige Beispiele:

• Vielleicht möchten Sie einen bestimmten Lieferanten entwickeln, weil Sie einen strategischen Bedarf haben.
• Möglicherweise entscheiden Sie sich für die Vergabe an mehrere Lieferanten, um Ihre Abhängigkeit von einem Lieferanten zu verringern, und Sie möchten einem neuen Partner einen Teil des Geschäfts überlassen, damit Sie die Beziehung ausbauen können.
• Andere Kriterien zur Lieferantenbewertung können strategische Entscheidungen darüber beeinflussen, wie und wann Sie die Beziehung zu bestimmten Lieferanten beginnen, während Sie sie zu anderen einstellen. Logistikstrategie, Gebührenregelungen u. a. können ebenfalls eine Rolle spielen, erklärt Keeley.

4. Wie bewerten Sie einen Lieferanten?

Jedes Bewertungs- und Auswahlverfahren für Lieferanten umfasst in der Regel mehrere Stufen. So kann es Fragen auf einem Lieferantenbewertungsformular und mehrere Umfragen geben, die sowohl vom Lieferanten als auch von den Interessengruppen der Käuferfirma ausgefüllt werden könnten. Worum geht es also bei den Fragen zur Lieferantenbewertung? Diese Fragen beziehen sich in der Regel auf spezifische Kriterien, die für den Geschäftsbereich des Käufers relevant sind, und stellen sicher, dass der Käufer den Geschäftsbereich des Lieferanten genau versteht.

Unternehmen können dann eine Rangfolge potenzieller (und aktueller) Lieferanten erstellen, indem sie eine Art Scorecard für die Lieferantenbewertung verwenden. Viele Unternehmen nehmen auch eine Risikoeinstufung (Supplier Evaluation Risk, SER) in ihre Lieferantenbewertung auf. Bei dieser von Dun & Bradstreet entwickelten Form der Risikobewertung von Lieferanten werden prädiktive Datenattribute herangezogen, um Unternehmen auf einer numerischen Skala von 1 (niedrig) bis 9 (hoch) danach zu bewerten, wie wahrscheinlich es ist, dass sie innerhalb der nächsten 12 Monate scheitern.

Unternehmen passen ihre Lieferantenbewertung in der Regel an den Umfang des Geschäfts an. In bestimmten Branchen gelten strenge Vorschriften und Normen, so dass die Auswahl und Bewertung von Lieferanten davon abhängt, ob die Prozesse und Produkte des Unternehmens bestimmten Industriestandards entsprechen. In diesem Zusammenhang ist beispielsweise die ISO 9000 / 9001 zu nennen, die sich auf Qualitätsmanagementsysteme für die Fertigung konzentriert.

5. Was ist eine Lieferantenqualifizierung?

Die Lieferantenqualifizierung ist nicht ganz dasselbe wie die Lieferantenbewertung. Wenn Sie Lieferanten qualifizieren, bewerten und validieren Sie, dass sie branchendefinierte Zertifizierungsanforderungen und Qualitätsstandards erfüllen. Stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen, die Automobilindustrie sowie die Luft- und Raumfahrt und Verteidigung haben im Wesentlichen einen Perfektionsanspruch, erklärt Keeley.

Sowohl bei der Lieferantenbewertung als auch bei der Qualifizierung wird neben den Antworten der Lieferanten häufig auch das Feedback der Interessengruppen erfasst und ausgewertet. Dies gewährleistet eine 360-Grad-Sicht auf einen Lieferanten aus Bereichen wie Technik, Betrieb, Beschaffung und weitere. Die Faktoren, die von den Interessengruppen geprüft werden, stehen oft im Zusammenhang mit ihrem Fachgebiet, so dass beispielsweise Ingenieure gebeten werden können, die technischen Fähigkeiten und Innovationen eines Lieferanten zu überprüfen.

Hinsichtlich der Lieferanten, die den Bewertungs- oder Qualifizierungsprozess durchlaufen haben, führen viele Unternehmen eine Approved Supplier List (ASL), eine Liste zugelassener Lieferanten. Solche Listen sollen klare Orientierungshilfen zum Status eines Lieferanten geben. Einige der üblichen Bewertungen sind zum Beispiel „Vollständig genehmigt" (erfüllt alle Anforderungen), „Ausgeschlossen" (kein Geschäft erlaubt) oder „Neu" (genehmigt, aber nicht getestet).

6. Zehn Schritte zur Bewertung der Lieferantenleistung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bewertung von Lieferantenleistungen mehr umfasst als nur die Beurteilung für das Onboarding. Keeley gibt folgende Ratschläge:

1. Beginnen Sie damit, die Leistung von Lieferanten regelmäßig zu bewerten, indem Sie formale und differenzierte Beurteilungen durchführen. „Es ist nie zu spät, damit zu beginnen", sagt Keeley.
2. Legen Sie Kriterien zur Bewertung der Lieferantenleistung fest und unternehmen Sie Schritte zur Einführung von Standards, Richtlinien, Prozessen und Verfahren.
3. Entwickeln Sie ein Formular zur Leistungsbewertung von Lieferanten. Dies wird Ihre Beurteilung standardisieren und Ihre Entscheidungen besser, schneller und strategischer machen.
4. Etablieren, qualifizieren und klassifizieren Sie Ihre Lieferanten auf der Grundlage Ihrer Ziele zur Lieferantenentwicklung.
5. Überprüfen Sie Ihre Daten und wenden Sie sich erneut an Ihre Lieferanten. Im Allgemeinen gilt: Je kritischer der Lieferant für Ihr Unternehmen ist, desto öfter müssen Sie sich mit ihm in Verbindung setzen.
6. Setzen Sie digitale Technologien ein, um die Daten miteinander zu verbinden und die vorhandenen Informationen optimal einzusetzen.
7. Führen Sie Gespräche mit Lieferanten, um Pläne zu entwickeln, wie Sie alle Geschäftsbereiche, die suboptimal sind, verbessern können.
8. Ergreifen Sie Maßnahmen, um diese Bereiche zu korrigieren.
9. Gehen Sie strategisch vor. Nehmen Sie etwas Abstand und bewerten Sie die Lieferantenleistung auf der Grundlage Ihrer Kriterien erneut.
10. Wiederholen Sie den Prozess.

„Im Grunde ist dieser Prozess keine reine Schrittabfolge“, fügt Keeley hinzu. „Es ist ein Zyklus. Er hört nie auf. Ihr Ziel ist es, informierte Einkäufer zu haben. Die regelmäßige Bewertung Ihrer Lieferanten wird Ihnen und Ihren Einkäufern helfen.“ Überprüfen Sie also weiterhin, ob Ihre Lieferanten gute Leistungen erbringen und Ihre Erwartungen erfüllen. Sie wollen weder Ihr Geschäft noch Ihren Ruf aufs Spiel setzen.