Warum P2P-Transformation heute entscheidend ist und wie man sie erfolgreich durchführt

Diesen Monat veröffentlichte Gartner den mit Spannung erwarteten „Magic Quadrant“-Bericht für Procure-to-Pay (P2P)-Softwarepakete, in dem die 14 führenden Anbieter nach ihrer Fähigkeit zu einer vollständigen Vision und ihrer Umsetzung bewertet wurden. Die diesjährige Ausgabe kommt zu einem interessanten Zeitpunkt, da die Covid-19-Pandemie die Beschaffungsprioritäten und die Arbeitspraktiken der Mitarbeiter verändert hat. Daher hielt ich es für wertvoll, einen Überblick darüber zu geben, warum P2P heute so wichtig ist und, was am wichtigsten ist, wie man den potenziellen Wert einer erfolgreichen digitalen P2P-Transformation realisieren kann.

Im gegenwärtigen Umfeld ist P2P noch entscheidender als sonst. Da sich die Arbeit vom Büro nach Hause verlagert hat, ist die Gewährleistung der Produktivität auch aus der Ferne unerlässlich. Die Digitalisierung ist dabei eine Schlüsselstrategie und sollte, da P2P praktisch jeden Mitarbeiter betrifft, oberste Priorität haben. Darüber hinaus hat das Cash-Management schnell einen entscheidenden (und immer wichtiger werdenden) Stellenwert innerhalb der Beschaffungsprioritäten bekommen. Sichtbarkeit und Kontrolle über Bestellungen und Zahlungen zu haben, hilft nicht nur dabei, die finanzielle Rentabilität eines Unternehmens, sondern auch die seiner Lieferkette zu sichern. Dies ist ein erheblicher Vorteil eines effektiven P2P-Programms.

Aber natürlich sind die Vorteile von P2P viel breiter gefächert und werden auch noch lange anhalten, nachdem Covid-19 zur Geschichte geworden ist (hoffentlich eher früher als später). Zunächst erwarten die Mitarbeiter zunehmend, dass Einkaufsprozesse so einfach sind wie herkömmliche Konsumenteneinkäufe. Es geht nicht nur um ihre Produktivität, sondern auch um ihre Zufriedenheit. Fortschrittlichere Beschaffungsorganisationen messen dies regelmäßig als KPI und eine gute P2P-Lösung ist dabei ein Muss.

Die P2P-Technologie hilft auch dabei, Einsparungen zu erzielen, indem sie die Einhaltung von Verträgen und Richtlinien vereinfacht und durchsetzt. Diese Einhaltung unterstützt auch die Erreichung anderer Unternehmensziele. Beispielsweise hängt die erfolgreiche Erfüllung von CSR-Zielen wie die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks oder die Verhinderung von Kinderarbeit in der Lieferkette von der Fähigkeit ab, Einkäufe an ordnungsgemäß geprüfte Lieferanten zu leiten. Dieselbe Logik unterstützt auch ein effektives Lieferanten-Risikomanagement.

Angesichts dieser Vorteile ist es kein Wunder, dass die P2P-Digitalisierung für die meisten großen Unternehmen in den letzten Jahren eine hohe Priorität hatte. Gartner geht für den Markt für P2P-Technologie von einer jährlichen Wachstumsrate von 11,7 % bis 2024 aus (und noch schneller für die Umsätze im SaaS-Bereich, dem meist bevorzugten Bereitstellungsmodell).

Leider ist der Erfolg von P2P-Digitalisierungsinitiativen bestenfalls gemischt. In einer Studie aus dem Jahr 2019 über die Durchführung einer erfolgreichen Beschaffungstransformationstellte Forrester fest, dass 82 % der Befragten mit ihrer Technologie unzufrieden waren, wobei 39 % tatsächlich den Anbieter gewechselt hatten und weitere 43 % dies in Erwägung zogen. Die Umfrage umfasste den gesamten S2P-Bereich, aber die genannten Hauptgründe waren für P2P am wichtigsten. Angesichts des potenziellen Nutzens und des damit verbundenen Arbeits- und Kostenaufwands ist dies eine beängstigende Metrik.

Wie können Organisationen also die Fallstricke umgehen und den erwarteten Nutzen realisieren? Sie sollten sich bewusst sein, dass die Hindernisse in jeder Phase der Transformation unterschiedlich sind. Der Schlüssel liegt darin, die typischen Hindernisse vorherzusehen und entsprechend frühzeitig vorauszuplanen. Viele Führungskräfte haben schon früh Erfolg, stoßen dann aber irgendwann an eine Mauer.

Wie immer geht es in erster Linie um die Menschen. Das Haupthindernis für die Organisationen, die Schwierigkeiten beim Start hatten, hing mit der Unterstützung durch die Unternehmensführung zusammen, gefolgt von der Sicherung ausreichender Budgets bzw. Ressourcen. Die verstärkte Ausrichtung der Unternehmensführung und die effektive und umfassende Kommunikation hinsichtlich der erwarteten Vorteile sowie die erforderliche Unterstützung durch die Interessengruppen (z. B. IT) sind Elemente, die nicht unterschätzt werden dürfen. Die Anbieter können bei Bedarf mit Geschäftsfällen und Nachweisen unterstützen und sollten durch eine frühzeitige Beteiligung genutzt werden.

Wenn Unternehmen sich weiterentwickeln, liegt die größte Herausforderung in der Akzeptanz - sowohl bei Lieferanten als auch bei Mitarbeitern. Die Lieferanteneinbindung wird oft missverstanden und ist eigentlich der Hauptgrund dafür, dass Kunden, die mit P2P zu kämpfen hatten, zu Ivalua wechseln. Das, was ein schnelles und niveauvolles Lieferanten-Onboarding wirklich vorantreibt, ist Einfachheit. Keine Gebühren, keine Aktivitätsbeschränkungen, keine zu akzeptierenden Lieferantenkonditionen und eine einfache Möglichkeit, sich mit flexiblen Optionen zu verbinden, die den Lieferantenpräferenzen entsprechen. Nichts, was Besorgnis hervorruft oder es erforderlich macht, sich bei der Rechtsabteilung zu erkundigen bzw. den Wunsch entstehen lässt, Sie anzurufen, um sich zu beschweren oder Fragen zu stellen. Dieser Ansatz hat dazu geführt, dass 99 % der Lieferanten (nach Zählung - lassen Sie sich nicht von Ausgabenkennzahlen täuschen, die eine lange Reihe manueller Transaktionen hinterlassen) bei Unternehmen wie CACI (mehr als 40 000), Crédit Agricole (mehr als 60 000) sowie vielen anderen eingebunden worden sind. Unternehmen wie Maxim Healthcare, die verschiedene Ansätze ausprobiert haben, beweisen dies.

Die Benutzerakzeptanz erhält zwar die meiste Aufmerksamkeit, bleibt aber eine Herausforderung. Meiner Meinung nach vereinfachen zu viele Organisationen die beitragenden Faktoren zu stark und konzentrieren sich auf die Benutzerschnittstelle. Ein modernes User-Interface ist in der Tat wichtig, aber nicht ausreichend. Auf den Inhalt kommt es an - eine großartige Benutzerschnittstelle ist wertlos, wenn die Nutzer nicht finden können, was sie brauchen. Das hängt mit der Akzeptanz des Lieferanten zusammen, aber Funktionen wie KI-gesteuerte Bots und geführter Einkauf helfen dabei, die Nutzer mit Waren und Dienstleistungen zu verbinden. Und die Möglichkeit, Inhalte unabhängig von der Quelle (gehostete Kataloge, Lieferanten-Websites oder Marktplätze) nebeneinander in der Benutzerschnittstelle zu vergleichen, liefert das von den Mitarbeitern erwartete verbraucherähnliche Erlebnis. Natürlich ist auch eine nahtlose Integration in die Kontakte unerlässlich - ein Grund dafür, dass Anbieter sich beeilt haben, komplette S2P-Softwarepakete zu erwerben oder aufzubauen.

Darüber hinaus sollte die Technologie in der Lage sein, die organisatorische Komplexität zu verschleiern. Vielleicht ist es ironisch gemeint, dass dies eventuell fortschrittlichere Fähigkeiten und mehr Flexibilität erfordert. Beispielsweise waren die Benutzer einer globalen Bank frustriert über die Notwendigkeit, aus langen Listen von Buchhaltungscodes auswählen zu müssen, um den unterschiedlichen lokalen Anforderungen gerecht zu werden. Durch die Konfiguration eines geführten Assistenten in Ivalua, der auf der Grundlage einfacher Fragen und der Benutzerprofile automatisch die richtigen Codes zuordnete, wurde diese immense organisatorische Komplexität vor den Benutzern verborgen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass unabhängig von den gekauften Waren oder Dienstleistungen ein einheitliches Erlebnis geboten wird, um die Mitarbeiter nicht zu verwirren. Das bedeutet indirekte Waren, komplexe Dienstleistungen, direkte Materialien oder ähnliches. Und es umfasst auch komplexe Kategorien, die vielleicht nur einen kleinen Teil ausmachen, wenn sie ausgegeben werden, aber einen unverhältnismäßig hohen Anteil der Arbeitszeit der Mitarbeiter beanspruchen. Diese erfordern oft einzigartige Arbeitsabläufe, auf die viele Systeme nicht eingehen können, so dass Systemflexibilität für die Maximierung des Wertes und der Akzeptanz entscheidend ist. Beispielsweise war so Baylor in der Lage, die einzigartigen Anforderungen an medizinische Geräte im Operationssaal mit demselben System zu digitalisieren, das auch für indirekte Güter verwendet wird, so dass das Pflegepersonal von der Schreibarbeit befreit wird und sich auf die Patienten konzentrieren kann.

P2P ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungs- und Finanzierungsprozesses. Heute mehr denn je kann die P2P-Digitalisierung Führungskräfte in die Lage versetzen, sich im Markt zu behaupten und Mitarbeitern, Lieferanten, Aktionären und sogar dem weiteren Umfeld steigende Wertschöpfung zu liefern. Mit einem gut durchdachten Ansatz und der richtigen Technologie können Führungskräfte den versprochenen Wert von P2P erfolgreich realisieren.