Was bedeutet Source-to-Pay (S2P)? Prozesse, Definition und Beispiele

Wesentliche Punkte:

• Ganzheitlicher Beschaffungsprozess: Source-to-Pay (S2P) umfasst alle Schritte der Beschaffung – von der Lieferantenauswahl über Vertragsverhandlungen bis hin zur Bezahlung – und integriert strategische sowie operative Prozesse.
• Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Moderne S2P-Plattformen verbessern Transparenz, reduzieren manuelle Arbeit und ermöglichen eine durchgängige Optimierung des Beschaffungsmanagements.
• Wertschöpfung und Kostenkontrolle: Unternehmen können durch bessere Ausgabenanalyse, optimierte Vertragsverwaltung und gezieltes Lieferantenmanagement Einsparpotenziale realisieren.
• Risikomanagement und Compliance: S2P erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unterstützt Unternehmen bei der Bewertung und Minimierung von Lieferantenrisiken.

Wenn Sie im Beschaffungswesen tätig sind, werden Sie wahrscheinlich schon einmal den Begriff „Source-to-Pay“ oder „S2P“ gehört haben. Dabei handelt es sich um eine Methode zur Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesses, von der Ermittlung des Bedarfs bis zur Bezahlung des Lieferanten.

Source-to-Pay ist jedoch mehr als nur eine Reihe von Prozessen!

Es ist ein strategischer Ansatz, um nachhaltigen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was Source-to-Pay bedeutet, zeigen konkrete Vorteile auf und erläutern, warum dieser Ansatz für Beschaffungsexperten unverzichtbar ist. 

Was ist Source-to-Pay?

Source-to-Pay, im Beschaffungswesen oft als S2P abgekürzt, ist ein durchgängiger Prozess, der alle Aktivitäten von der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis zur Bezahlung der Lieferanten umfasst. 

Er beginnt mit dem Verständnis Ihrer Ausgaben, der Erfassung des Beschaffungsbedarfs, der Identifizierung der richtigen Lieferanten für einen Bedarf, der Erstellung einer Beschaffungsmaßnahme, der Aushandlung von Bedingungen und dem Abschluss von Verträgen mit ihnen, um Waren und/oder Dienstleistungen zu erhalten, und schließlich der Bearbeitung von Rechnungen von Lieferanten und der Ausführung ihrer Zahlung. Während des gesamten S2P-Prozesses müssen auch die Lieferanteninformationen verwaltet und das Risiko und die Leistung der Lieferanten bewertet werden.

Das Ziel von Source-to-Pay Technologie ist es, Beschaffungsprozesse zu optimieren und Kosten zu minimieren. S2P-Software hilft sicherzustellen, dass ein Unternehmen benötigte Waren und Dienstleistungen rechtzeitig und kostengünstig erhält und gleichzeitig gute Lieferantenbeziehungen pflegt.

Was ist der Unterschied zwischen Source-To-Pay und Procure-To-Pay?

Source-to-Pay (S2P) umfasst Procure-to-Pay (P2P). S2P deckt alle Beschaffungsaktivitäten ab, sowohl die strategischen als auch die operativen Beschaffungsaktivitäten, während Procure-to-Pay eher auf die operativen Aktivitäten ausgerichtet ist. 

Sowohl Source-to-Pay (S2P) als auch Procure-to-Pay (P2P)  spielen eine wichtige Rolle bei der Verwaltung der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens. Sie konzentrieren sich jedoch auf unterschiedliche Phasen des Beschaffungszyklus.

Source-to-Pay, oft abgekürzt als S2P, deckt alle Beschaffungsaktivitäten in der strategischen und operativen Beschaffung ab und umfasst alles von der Lieferantenauswahl, der Verhandlung, dem Vertragsabschluss und dem Beziehungsmanagement bis hin zur Ausgabenanalyse und den transaktionalen Procure-to-Pay-Aktivitäten.

S2P integriert alle Beschaffungsprozesse und -funktionen, um eine durchgängige Beschaffungsstrategie festzulegen und auszuführen. Einheitliche Beschaffungsplattformen helfen Unternehmen Kosteneinsparungen, betriebliche Effizienz, sowie das Management des Lieferantenlebenszyklus sicher zu stellen sowie Geschäfts- und Nutzeranforderungen zu erfüllen.

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Procure-to-Pay, oft abgekürzt als P2P, ist der operative oder transaktionale Teil des Beschaffungsprozesses, der es einem Unternehmen ermöglicht, effizient Waren und Dienstleistungen von seinen Lieferanten zu beschaffen und sie zu bezahlen. Der Prozess umfasst in der Regel fünf Schritte (Eingang/Anforderungsformulare, Bestellanforderung, Bestellung, Eingang, Rechnung und Zahlung) und mehrere damit verbundene Genehmigungsabläufe.  Mit umfassenden Procure-to-Pay-Lösungen können Unternehmen die Wertschöpfung erheblich vorantreiben..

Die sieben Stadien des Source-to-Pay-Prozesses:

Der Source-to-Pay (S2P)-Prozess umfasst in der Regel sieben Hauptphasen, die den gesamten Beschaffungszyklus abdecken.:

1. Ausgabenanalyse: Das Verständnis der Ausgaben ist einer der ersten Schritte, die eine Beschaffungsorganisation durchläuft – als Determinante für: Bei wem kaufen Sie ein, was kaufen Sie ein, wie viel kaufen Sie ein, zu welchem Preis kaufen Sie ein, handelt es sich um vertragsgebundene oder vertragsfreie Waren usw. Auch dies ist eine fortlaufende Tätigkeit.

2. Lieferantenmanagement: Die Grundlage des Source-to-Pay-Prozesses, des Onboarding von Lieferanten, des Informations-, Risiko- und Leistungsmanagements während des gesamten Lebenszyklus einer Lieferantenbeziehung. Alle Teile des S2P-Prozesses sind in irgendeiner Weise mit dem Lieferanten verbunden, und es ist wichtig, dass es eine 360-Grad-Sicht und Zugang zu den Lieferantendaten gibt. Dazu gehören auch zusätzliche Aktivitäten wie Verbesserungspläne und die allgemeine Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Optimieren Sie Ihr Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagement mit unserer Supplier Risk & Performance Management Checkliste. 

3. Strategisches Sourcing & Bedarfsermittlung: Diese Phase basiert auf einer Datenanalyse, die Beschaffungsmöglichkeiten oder Anforderungen des Unternehmens für bestimmte Waren oder Dienstleistungen aufdeckt. 
   
   Sie umfasst Aktivitäten wie die Ermittlung von Lieferanten, die Erstellung von Angebotsanfragen (RFP), Analyse und Vergleich der Antworten/Angebote von Lieferanten und die Auswahl eines oder mehrerer Lieferanten.

4. Vertragsmanagement: In dieser Phase werden Verträge erstellt und verfasst, die Bedingungen ausgehandelt und schließlich genehmigt. Hier treffen strategische und operative Prozesse aufeinander. Der Vertrag regelt die Beziehung zwischen Käufer und Lieferant und ist ein wichtiges Dokument für die Beschaffung und Bezahlung.

5. Bestellung: In dieser Phase erstellen interne Stakeholder Formulare oder Bestellanforderungen, um die benötigten Waren oder Dienstleistungen anzufordern, oder sie greifen auf eine interne E-Commerce-Website zu, auf der sie die zu beschaffenden Artikel finden.
   
   Diese Anforderungsformulare unterliegen häufig einem Genehmigungsverfahren. Nach der Genehmigung werden Bestellungen erstellt und an die Lieferanten gesendet, um die Anforderungen zu formalisieren und die Menge, den Preis und die Einkaufsbedingungen festzulegen. Hier erfahren Sie, wie Sie durch Intake Management Lösungen interne Anfragen besser orchestrieren können. 

6. Wareneingang und Rechnungsstellung: Wenn Waren oder Dienstleistungen erhalten werden, wird in dieser Phase geprüft, ob sie den vereinbarten Spezifikationen und Mengen entsprechen. Die Rechnungen des Lieferanten werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie mit den Bestellungen und den tatsächlich erhaltenen Waren oder Dienstleistungen übereinstimmen. Etwaige Unstimmigkeiten und Konformitätsanforderungen werden in dieser Phase behandelt.

7. Zahlung und Abrechnung: Nachdem die Rechnungen geprüft wurden, werden die Zahlungen bearbeitet und die Gelder entsprechend den vereinbarten Zahlungsbedingungen an den Lieferanten überwiesen. In dieser Phase erfolgt ein finanzieller Abgleich und es wird sichergestellt, dass die Rechnungen korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Die einzelnen Stufen des Source-to-Pay-Prozesses helfen Unternehmen, ihre Beschaffungsaktivitäten effizient zu verwalten, Kosten zu senken, Lieferantenbeziehungen zu pflegen und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und -vorschriften zu gewährleisten.

Vorteile von Source-to-Pay

Die Implementierung von Source-to-Pay (S2P)-Technologie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, denn sie hilft ihnen, die Effizienz zu steigern und eine bessere Transparenz und Kontrolle über die Ausgabenverwaltung zu erreichen. Zu den wichtigsten Vorteilen der S2P-Automatisierung gehören: Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, Versorgungssicherheit, Risikominderung, Leistungsoptimierung und stärkere Lieferantenbeziehungen.

Erfahren Sie, welche Ziele SHS Saarstahl mit der Implementierung einer  Source-to-Pay-Lösung verfolgt hat und warum die Wahl auf Ivalua fiel:

Wertschöpfung für Ihr Unternehmen

Wir bei Ivalua sind davon überzeugt, dass die Implementierung von Ausgabenmanagement-Strategien über den gesamten Source-to-Pay-Prozess der erste Schritt zur Schaffung von Mehrwert für Ihr Unternehmen ist.

Einer der entscheidenden Vorteile von Source-to-Pay Technologie ist die bessere Sichtbarkeit und Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess. Mit einer vollständigen Ausgabenanalyse können Sie feststellen, wohin Ihr Geld fließt, und Bereiche finden, in denen Sie Kosten senken und die Effizienz verbessern können.

In jeder Phase des S2P-Prozesses wird kontinuierlich Wert geschaffen:

• Wert identifizieren: Analyse aller Ausgaben und Aufdecken von Möglichkeiten zur Wertschöpfung.
• Wert realisieren: Effektive Umsetzung von Beschaffungsstrategien und Rationalisierung der Auftragsvergabe.
• Wert schöpfen: Ein modernes, konformes Einkaufserlebnis, automatisierte Rechnungsstellung und eingebettete Zahlungen.

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Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten

Smarte Source-to-Pay (S2P)-Strategien optimieren nicht nur den Beschaffungsprozess, sondern fördern auch eine engere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten. Gerade angesichts von Lieferunterbrechungen und Risiken in der Lieferkette sind stabile Lieferantenbeziehungen unverzichtbar. 

Starke Partnerschaften mit Lieferanten und kontinuierliche Zusammenarbeit  bringt auf beiden Seiten klare Benefits. Dazu gehören Wettbewerbsvorteile, höheres Wachstum, niedrigere Kosten und eine überdurchschnittliche Profitabilität. 

Source-to-Pay-Software mit integrierten Tools zur Lieferantenzusammenarbeit erleichtert den Austausch zwischen Einkauf, Planung und Lieferanten. Ob Verbesserungsvorhaben, Innovationsprojekte oder die Klärung von Rechnungsstreitigkeiten – der unmittelbare Zugriff auf aktuelle Lieferantendaten macht den Unterschied. 

Durch diese enge Zusammenarbeit profitieren Unternehmen von effizientem Lieferantenmanagement, Kosteneinsparungen, verbesserten Prozessen sowie qualitativ hochwertigeren Produkten und Dienstleistungen. 

Verbesserte Compliance und Risikomanagement für Lieferanten

Compliance im Beschaffungswesen umfasst alle Bereiche des Einkaufs und stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben, ethische Standards sowie Best Practices im Risikomanagement eingehalten werden.

Beschaffungsexperten stehen vor zahlreichen Herausforderungen – von der Pflege von Lieferantenbeziehungen und Risikominderung bis hin zur Einhaltung von Umwelt-, Steuer- und sonstigen Vorschriften. Alle relevanten Faktoren im Blick zu behalten, die die finanzielle Leistung eines Unternehmens beeinflussen könnten, ist eine anspruchsvolle und zeitintensive Aufgabe.

Beispiele sind die Überwachung laufender Verträge, die Archivierung alter Vertragsdokumente, die Bewertung von Risiken und die Sicherstellung der Einhaltung aller Bedingungen. Hier kann Source-to-Pay-Software (S2P) erheblich unterstützen, indem sie die Vertragskonformität erleichtert und das Risiko von Strafen oder Bußgeldern deutlich reduziert. 

Was sollte man beachten, um Compliance entlang der Lieferkette sicherzustellen und Risiken zu minimieren? 

1. Risikomanagement für Lieferanten: Identifizieren und kategorisieren Sie potenzielle Lieferantenrisiken, wie z. B. finanzielle Instabilität, geopolitische Faktoren, Naturkatastrophen, Probleme bei der Qualitätskontrolle und vieles mehr.
2. Bewertung von Lieferanten: Bewertung und Einstufung von Lieferanten auf der Grundlage ihres Risikoprofils unter Berücksichtigung von Faktoren wie finanzielle Gesundheit, Reputation, bisherige Leistung und geografischer Standort.
3. Zusammenarbeit mit Lieferanten: Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um Risiken gemeinsam anzugehen, die Leistung zu verbessern und gemeinsam Lösungen zu finden und sogar Innovationen zu entwickeln.
4. Diversifizierung der Lieferanten: Erwägen Sie eine Diversifizierung Ihres Lieferantenstamms, um die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu verringern und das Risiko von Unterbrechungen zu mindern.
5. Vertragliche Absicherungen: Verwenden Sie gut strukturierte Verträge, die Klauseln zur Risikominderung enthalten, z. B. Strafklauseln, Streitbeilegungsmechanismen und Notfallpläne.
6. Sichtbarkeit der Lieferkette: Verbessern Sie die Transparenz Ihrer Lieferkette, um Produktbewegungen besser verfolgen und potenzielle Risiken überwachen zu können.
7. Daten und Analysen: Nutzen Sie Daten und Analysen, um Einblicke in die Leistung von Lieferanten, Abhängigkeiten von Lieferanten und Risiken zu gewinnen und so fundierte Entscheidungen zu treffen.

Digitalisierung und Automatisierung von Source-to-Pay-Prozessen

Bei so vielen miteinander verknüpften Prozessen im Source-to-Pay-Bereich können Daten- und Prozesssilos ein erhebliches Hindernis darstellen. Unverbundene Beschaffungsprozesse und fragmentierte Daten verursachen oft unnötigen Arbeitsaufwand. Mit einer durchgängigen  S2P-Plattform können Firmen die Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse vorantreiben und so viele Probleme im Zusammenhang mit Daten, Transparenz und Workflows beseitigen. Dies wiederum gibt Beschaffungsabteilungen mehr Zeit für strategische Initiativen.

Mit Echtzeit-Lieferantendaten, die in S2P-Aktivitäten und Workflows einfließen, die für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sorgen, können Sie manuelle Arbeiten eliminieren und auf intelligente Weise automatisieren, um die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern.

Wenn aktuelle Lieferantendaten direkt in S2P-Abläufe integriert werden, laufen Geschäftsprozesse reibungsloser.  Intelligente Automatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten und steigert sowohl Präzision als auch Effizienz.

Innovative Source-to-Pay Lösungen kommen darüber hinaus heute mit starken KI Tools.  Künstliche Intelligenz in der Beschaffung  kann viele Aspekte des Beschaffungsprozesses automatisieren, von der Erstellung von Angebotsanfragen (RFPs) bis zur Bewertung von Angeboten anhand vordefinierter Kriterien. 

Generative KI analysiert Beschaffungsdaten, prognostiziert Nachfrage, erkennt Einkaufsmuster und optimiert Just-in-Time-Bestände. Sie hilft bei der Vorhersage von Lieferkettenunterbrechungen und ermöglicht präventive Maßnahmen. 

 Ivaluas KI-gestützte Intake Management Lösung beispielsweise unterstützt die automatische Orchestrierung aller internen Beschaffungsanfragen, inklusive ihrer Erfassung, Organisation, Auswertung und Bearbeitung.

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Effiziente, automatisierte und vernetzte Beschaffungsprozesse bringen klare Vorteile, darunter:

• Verbesserung der Fähigkeit und Geschwindigkeit, Einsparungen zu identifizieren/erzielen
• Orchestrierung und Übersicht über alle Ausgaben
• Bessere Verwaltung der Lieferantenbeziehungen
• Transparenz in Bezug auf Lieferantenrisiko und -leistung
• Verbesserte Effizienz und Automatisierung von Transaktionsprozessen
• Automatische Compliance-Kontrollen, wo erforderlich
• Höhere Qualität der Daten zu Ausgaben und Lieferanten

Zusammenfassung und Ausblick

Um Beschaffung von einer reinen Kostenstelle in einen strategischen Vorteil zu verwandeln, sind umfassende Source-to-Pay-Strategien entscheidend. Sie ermöglichen nicht nur Kostensenkungen und höhere Effizienz, sondern auch eine engere Zusammenarbeit mit Lieferanten und eine bessere Einhaltung von Vorschriften.

Durch den Einsatz generativer KI lassen sich Prozesse intelligent automatisieren und strategische Einblicke gewinnen. Mit der S2P-Plattform von Ivalua können Unternehmen vorhandene KI-Anwendungsfälle nutzen oder eigene entwickeln, um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu sichern. Nutzen Sie S2P als Motor für Innovation und langfristigen Geschäftserfolg.

Sind Sie bereit, Ihre S2P-Strategie zu revolutionieren? Dann lassen Sie uns anfangen! Melden Sie sich gleich zu einer Demo an. Hier anmelden!

S2P – Häufig gestellte Fragen:

Welche Vorteile bietet eine S2P-Software für Unternehmen?
Eine S2P-Software optimiert die Effizienz in der Beschaffung, verbessert die Transparenz über Ausgaben, automatisiert Prozesse und erleichtert das Risikomanagement. Zudem fördert sie eine bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Worin unterscheidet sich Source-to-Pay (S2P) von Procure-to-Pay (P2P)?
S2P umfasst den gesamten Beschaffungsprozess, einschließlich strategischer Tätigkeiten wie Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement. P2P konzentriert sich hingegen auf die operativen Schritte, von der Bestellanforderung bis zur Zahlung.

Wie kann Source-to-Pay zur Kostensenkung beitragen?
Durch detaillierte Ausgabenanalysen, automatisierte Prozesse und strategisches Lieferantenmanagement hilft S2P Unternehmen, Einsparpotenziale zu identifizieren und bessere Einkaufsentscheidungen zu treffen.

Dieser Beitrag wurde im März 2025 überarbeitet.