Was bedeutet Source-to-Pay (S2P)? Prozesse, Definition und Beispiele

Wenn Sie im Beschaffungswesen tätig sind, werden Sie wahrscheinlich schon einmal den Begriff “Source-to-Pay” oder “S2P” gehört haben. Dabei handelt es sich um eine Methode zur Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesses, von der Ermittlung des Bedarfs bis zur Bezahlung des Lieferanten.

Source-to-Pay ist jedoch mehr als nur eine Reihe von Prozessen!

Es ist ein Weg, um Ihrem Unternehmen einen beständigen Mehrwert zu bieten. In diesem Blog-Beitrag werden wir definieren, was Source-to-Pay ist, Beispiele für seine Vorteile geben und erklären, warum es für Beschaffungsexperten so wichtig ist.

Was ist Source-to-Pay?

Source-to-Pay, im Beschaffungswesen oft als S2P abgekürzt, ist ein durchgängiger Prozess, der alle Aktivitäten von der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis zur Bezahlung der Lieferanten umfasst. Er beginnt mit dem Verständnis Ihrer Ausgaben, der Erfassung des Beschaffungsbedarfs, der Identifizierung der richtigen Lieferanten für einen Bedarf, der Erstellung einer Beschaffungsmaßnahme, der Aushandlung von Bedingungen und dem Abschluss von Verträgen mit ihnen, um Waren und/oder Dienstleistungen zu erhalten, und schließlich der Bearbeitung von Rechnungen von Lieferanten und der Ausführung ihrer Zahlung. Während des gesamten S2P-Prozesses müssen auch die Lieferanteninformationen verwaltet und das Risiko und die Leistung der Lieferanten bewertet werden.

Das ultimative Ziel von Source-to-Pay ist es, die Beschaffungsprozesse zu optimieren, die Kosten zu minimieren und sicherzustellen, dass ein Unternehmen die benötigten Waren und Dienstleistungen rechtzeitig und kostengünstig erhält und gleichzeitig gute Lieferantenbeziehungen pflegt.

Was ist der Unterschied zwischen Source-To-Pay und Procure-To-Pay?

Source-to-Pay (S2P) umfasst Procure-to-Pay (P2P). S2P deckt alle Beschaffungsaktivitäten ab, sowohl die strategischen als auch die operativen Beschaffungsaktivitäten, während Procure-to-Pay eher auf die operativen Aktivitäten ausgerichtet ist. Beide spielen eine wichtige Rolle bei der Verwaltung der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens, aber sie konzentrieren sich auf unterschiedliche Phasen des Beschaffungszyklus.

Source-to-Pay, oft abgekürzt als S2P, deckt alle Beschaffungsaktivitäten in der strategischen und operativen Beschaffung ab und umfasst alles von der Lieferantenauswahl, der Verhandlung, dem Vertragsabschluss und dem Beziehungsmanagement bis hin zur Ausgabenanalyse und den transaktionalen Procure-to-Pay-Aktivitäten. S2P integriert alle verschiedenen Beschaffungsprozesse und -funktionen, um eine Beschaffungsstrategie festzulegen und auszuführen, mit der Kosteneinsparungen, betriebliche Effizienz, Geschäfts- und Nutzeranforderungen sowie das Management des Lieferantenlebenszyklus erreicht werden.

Procure-to-Pay, oft abgekürzt als P2P, ist der operative oder transaktionale Teil des Beschaffungsprozesses, der es einem Unternehmen ermöglicht, effizient Waren und Dienstleistungen von seinen Lieferanten zu beschaffen und sie zu bezahlen. Der Prozess umfasst in der Regel fünf Schritte (Eingang/Anforderungsformulare, Bestellanforderung, Bestellung, Eingang, Rechnung und Zahlung) und mehrere damit verbundene Genehmigungsabläufe.

Source-to-Pay und Procure-to-Pay sind also keine getrennten Prozesse, sondern P2P ist eine Teilmenge von S2P.

Die sieben Stadien des Source-to-Pay-Prozesses:

Der Source-to-Pay (S2P)-Prozess besteht in der Regel aus sieben Hauptphasen:

1. Ausgabenanalyse: Das Verständnis der Ausgaben ist einer der ersten Schritte, die eine Beschaffungsorganisation durchläuft – als Determinante für: Bei wem kaufen Sie ein, was kaufen Sie ein, wie viel kaufen Sie ein, zu welchem Preis kaufen Sie ein, handelt es sich um vertragsgebundene oder vertragsfreie Waren usw. Auch dies ist eine fortlaufende Tätigkeit.
2. Lieferantenmanagement: Die Grundlage des Source-to-Pay-Prozesses, des Onboarding von Lieferanten, des Informations-, Risiko- und Leistungsmanagements während des gesamten Lebenszyklus einer Lieferantenbeziehung. Alle Teile des S2P-Prozesses sind in irgendeiner Weise mit dem Lieferanten verbunden, und es ist wichtig, dass es eine 360-Grad-Sicht und Zugang zu den Lieferantendaten gibt. Dazu gehören auch zusätzliche Aktivitäten wie Verbesserungspläne und die allgemeine Zusammenarbeit mit den Lieferanten.
3. Strategisches Sourcing: Diese Phase basiert auf einer Datenanalyse, die Beschaffungsmöglichkeiten oder Anforderungen des Unternehmens für bestimmte Waren oder Dienstleistungen aufdeckt. . Sie umfasst Aktivitäten wie die Ermittlung von Lieferanten, die Erstellung von Angebotsanfragen (RFP), die Analyse der Antworten/Angebote von Lieferanten und die Auswahl eines oder mehrerer Lieferanten.
4. Vertragsmanagement: Nach der Beschaffung kommt der Vertrag. In dieser Phase werden Verträge erstellt und verfasst, die Bedingungen ausgehandelt und schließlich genehmigt. Hier treffen strategische und operative Prozesse aufeinander. Der Vertrag regelt die Beziehung zwischen Käufer und Lieferant und ist ein wichtiger Prozess für die Beschaffung und Bezahlung.
5. Beschaffung: Nach Abschluss der Beschaffung und des Vertragsabschlusses beginnt die Beschaffungsphase. In dieser Phase erstellen interne Stakeholder Formulare oder Bestellanforderungen, um die benötigten Waren oder Dienstleistungen anzufordern, oder sie greifen auf eine interne E-Commerce-Website zu, auf der sie die zu beschaffenden Artikel finden. Diese Anforderungsformulare unterliegen häufig einem Genehmigungsverfahren. Nach der Genehmigung werden Bestellungen erstellt und an die Lieferanten gesendet, um die Anforderungen zu formalisieren und die Menge, den Preis und die Einkaufsbedingungen festzulegen.
6. Wareneingang und Rechnungsstellung: Wenn die Waren oder Dienstleistungen vom Lieferanten erhalten werden, wird in dieser Phase geprüft, ob sie den vereinbarten Spezifikationen und Mengen entsprechen. Die Rechnungen des Lieferanten werden empfangen und überprüft, um sicherzustellen, dass sie mit den Bestellungen und den tatsächlich erhaltenen Waren oder Dienstleistungen übereinstimmen. Etwaige Unstimmigkeiten und Konformitätsanforderungen werden in dieser Phase behandelt.
7. Zahlung und Abrechnung: Nachdem die Rechnungen geprüft wurden, werden die Zahlungen bearbeitet und die Gelder entsprechend den vereinbarten Zahlungsbedingungen an den Lieferanten überwiesen. In dieser Phase erfolgt ein finanzieller Abgleich und es wird sichergestellt, dass die Rechnungen korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Diese sieben Stufen des Source-to-Pay-Prozesses helfen Unternehmen, ihre Beschaffungsaktivitäten effizient zu verwalten, Kosten zu senken, Lieferantenbeziehungen zu pflegen und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und -vorschriften zu gewährleisten.

Möchten Sie Ihr Wissen über den Source-to-Pay-Prozess vertiefen? Lesen Sie unseren umfassenden “Source to Pay Guide“, der die sieben wesentlichen Schritte des Source-to-Pay-Prozesses untersucht.

Vorteile von Source-to-Pay

Die Implementierung von Source-to-Pay (S2P)-Technologie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, denn sie hilft ihnen, die Effizienz zu steigern und eine bessere Transparenz und Kontrolle über die Ausgabenverwaltung zu erreichen. Zu den wichtigsten Vorteilen der S2P-Automatisierung gehören: Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, Versorgungssicherheit, Risikominderung, Leistungsoptimierung und stärkere Lieferantenbeziehungen.

Wertschöpfung für Ihr Unternehmen

Wir bei Ivalua sind davon überzeugt, dass die Implementierung von Ausgabenmanagement-Strategien über den gesamten Source-to-Pay-Prozess der erste Schritt zur Schaffung von Mehrwert für Ihr Unternehmen ist.

Einer der entscheidenden Vorteile von Source-to-Pay ist die bessere Sichtbarkeit und Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess. Mit einer vollständigen Ausgabenanalyse können Sie feststellen, wohin Ihr Geld fließt, und Bereiche finden, in denen Sie Kosten senken und die Effizienz verbessern können.

In jeder Phase des S2P-Prozesses wird kontinuierlich Wert geschaffen:

• Identifizierung des Werts: Verstehen aller Ausgaben und Aufdecken von Möglichkeiten zur Wertschöpfung.
• Wert schaffen: Effektive Umsetzung von Beschaffungsstrategien und Rationalisierung der Auftragsvergabe.
• Erfassen von Wert: Ein modernes, konformes Einkaufserlebnis, automatisierte Rechnungsstellung und eingebettete Zahlungen.
• Wert messen: Überwachung von Aufträgen, Vertragsinformationen, Risiken und Lieferantenleistung.

Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten

Der Source-to-Pay-Prozess (S2P) optimiert nicht nur den Beschaffungsprozess, sondern ebnet auch den Weg für eine bessere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten. Bei so vielen Lieferunterbrechungen und Schwankungen sind starke und stabile Lieferantenbeziehungen von unschätzbarem Wert.

Das Ausmaß der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmen und ihrem Lieferantennetzwerk ist unterschiedlich, aber seit der Pandemie haben viele ihr Augenmerk auf den Aufbau starker Lieferantenbeziehungen gerichtet, um ihre Fähigkeit zu verbessern, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu initiieren und zu handeln, um das Risiko einer Unterbrechung ihrer Geschäftstätigkeit zu mindern.

Eine kürzlich von McKinsey & Company durchgeführte Studie mit dem Titel “Taking Supplier Collaboration to the Next Level” hat gezeigt, dass eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten für beide Seiten erhebliche Vorteile bringt. Dazu gehören ein gegenseitiger Wettbewerbsvorteil, höheres Wachstum, niedrigere Betriebskosten und höhere Gewinne als in der Branche üblich.

Dieser kooperative Ansatz fördert nicht nur einen gegenseitigen Wettbewerbsvorteil, sondern auch “höheres Wachstum, geringere Betriebskosten und eine höhere Rentabilität” im Vergleich zu Branchenkollegen. Diese strategische Zusammenarbeit mit den Lieferanten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg in der modernen Geschäftsdynamik.

Die in die Source-to-Pay-Software integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit mit den Lieferanten ermöglichen eine einfachere Zusammenarbeit zwischen Einkäufern, Planern und Lieferanten. Ganz gleich, ob es sich um die Zusammenarbeit bei einem Verbesserungs- oder Innovationsplan oder um die Beilegung eines Streitfalls bei der Rechnungsstellung handelt, der Zugriff auf und die Sichtbarkeit von S2P-Daten, insbesondere von Lieferanteninformationen, ist wichtig.

Dies ermöglicht ein effektives Lieferantenmanagement, genaue und aktuelle Daten über alle Lieferantenaktivitäten und ermöglicht Innovationen, die zu Prozessverbesserungen, Kosteneinsparungen und qualitativ besseren Produkten und Dienstleistungen führen können.

Verbesserte Compliance und Risikomanagement für Lieferanten

Compliance im Beschaffungswesen ist ein sehr umfangreiches Thema, das alle Aspekte der Beschaffung, des Lieferkettenmanagements und der Lieferantenbeziehungen umfasst und sicherstellt, dass diese mit gesetzlichen Vorschriften, ethischen Richtlinien und bewährten Verfahren des Risikomanagements übereinstimmen.

Beschaffungsmanager sind mit zahlreichen Aufgaben konfrontiert, die vom Beziehungsmanagement und der Risikominderung bis hin zu Umwelt- und Steuervorschriften reichen. Es ist in der Tat eine zeitaufwändige Aufgabe, alle Faktoren, die sich potenziell auf die finanzielle Leistung des Unternehmens auswirken können, effektiv zu überwachen.

Die Überwachung laufender Verträge, die Aufbewahrung von Kopien früherer Verträge, die Bewertung vertraglicher Risiken und die Sicherstellung der Einhaltung von Bedingungen ist beispielsweise ein enormer Aufwand. Source-to-Pay-Software (S2P) kann eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Vertragskonformität von Einkäufen spielen und so das Risiko von unangemessenen Strafen oder Bußgeldern verringern.

Wichtige Punkte, die beim Management von Lieferantenrisiken zu beachten sind:

1. Risikomanagement für Lieferanten: Identifizieren und kategorisieren Sie potenzielle Lieferantenrisiken, wie z. B. finanzielle Instabilität, geopolitische Faktoren, Naturkatastrophen, Probleme bei der Qualitätskontrolle und vieles mehr.
2. Bewertung von Lieferanten: Bewertung und Einstufung von Lieferanten auf der Grundlage ihres Risikoprofils unter Berücksichtigung von Faktoren wie finanzielle Gesundheit, Reputation, bisherige Leistung und geografischer Standort.
3. Zusammenarbeit mit Lieferanten: Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um Risiken gemeinsam anzugehen, die Leistung zu verbessern und gemeinsam Lösungen zu finden und sogar Innovationen zu entwickeln.
4. Diversifizierung der Lieferanten: Erwägen Sie eine Diversifizierung Ihres Lieferantenstamms, um die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu verringern und das Risiko von Unterbrechungen zu mindern.
5. Vertragliche Absicherungen: Verwenden Sie gut strukturierte Verträge, die Klauseln zur Risikominderung enthalten, z. B. Strafklauseln, Streitbeilegungsmechanismen und Notfallpläne.
6. Sichtbarkeit der Lieferkette: Verbessern Sie die Transparenz Ihrer Lieferkette, um Produktbewegungen besser verfolgen und potenzielle Risiken überwachen zu können.
7. Daten und Analysen: Nutzen Sie Daten und Analysen, um Einblicke in die Leistung von Lieferanten, Abhängigkeiten von Lieferanten und Risiken zu gewinnen und so fundierte Entscheidungen zu treffen.

Automatisierung von Source-to-Pay-Prozessen

Bei so vielen miteinander verknüpften Prozessen im Source-to-Pay-Bereich können Daten- und Prozesssilos ein erhebliches Hindernis darstellen. Unverbundene Beschaffungsprozesse und fragmentierte Daten verursachen unnötige Arbeit. Mit einer nahtlos angeschlossenen S2P-Plattform werden viele Probleme im Zusammenhang mit Daten, Transparenz und Workflows beseitigt, so dass Sie mehr Zeit für strategische Initiativen haben.

Source-to-Pay Software bietet ein modernes Benutzererlebnis, das über alle S2P-Prozesse und -Daten hinweg konsistent und verbunden ist. Mit Echtzeit-Lieferantendaten, die in S2P-Aktivitäten und Workflows einfließen, die für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sorgen, können Sie manuelle Arbeiten eliminieren und auf intelligente Weise automatisieren, um die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern.

Die Vorteile eines effizienten, automatisierten und vernetzten Source-to-Pay-Prozesses sind deutlich spürbar, darunter:

• Verbesserung der Fähigkeit und Geschwindigkeit, Einsparungen zu identifizieren/erzielen
• Orchestrierung und Übersicht über alle Ausgaben
• Bessere Verwaltung der Lieferantenbeziehungen
• Transparenz in Bezug auf Lieferantenrisiko und -leistung
• Verbesserte Effizienz und Automatisierung von Transaktionsprozessen
• Compliance-Kontrollen, wo erforderlich
• Höhere Qualität der Daten zu Ausgaben und Lieferanten

Zusammenfassung

Machen Sie sich das neue Konzept des Source-to-Pay (S2P) zu eigen und revolutionieren Sie die Art und Weise, wie Sie Ihrem Unternehmen einen Mehrwert verschaffen. Tauchen Sie ein in die Welt der Beschaffung und entdecken Sie, wie S2P über reine Prozesse hinausgeht. Es ermöglicht Ihnen, Kosten zu senken, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu fördern und die Automatisierung voranzutreiben, um letztendlich unvergleichliche Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen. Geben Sie sich nicht mit dem Gewöhnlichen zufrieden – nutzen Sie S2P und entfalten Sie sein transformatives Potenzial für Ihren Beschaffungserfolg.

Sind Sie bereit, Ihren S2P-Prozess zu revolutionieren? Dann lassen Sie uns anfangen!

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