6 Tipps zu Kennzahlen und Tools, um Ihren Procure-to-Pay-Prozess zu benchmarken

Der P2P-Prozess ermöglicht CPOs und CFOs, den gesamten funktionsübergreifenden Prozess zu verwalten, und kann Sourcing und Category Managern wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie die Mitarbeiter die von ihnen ausgehandelten Kategorien einkaufen und wie Lieferanten für ihre Arbeit vergütet werden.  Daten sind für die Einkaufsabteilungen und Kreditorenbuchhaltung mehr als entscheidend. Alles dreht sich um sie, und die Aufgabenlast, relevante Daten zu erfassen, um gute Mitarbeiterteams zu bilden, die Leistung zu verfolgen und den Nutzen aufzuzeigen, fällt den Beschaffungsleitern zu. Da die digitale Transformation eine langjährige Aufgabe darstellt und es angesichts der aktuellen Pandemie notwendig ist, den Nutzenwert schnell aufzuzeigen, müssen die Beschaffungsleiter Wege finden, um ihre Fortschritte auf dem Weg zur Spitzenleistung zu messen.  Nachstehend werden für den Procure-to-Pay-Prozess einige der Best-Practice-Empfehlungen vorgestellt, auf die sich Beschaffungsleiter konzentrieren sollten, um ihren digitalen Fortschritt besser zu verstehen.  Nutzen Sie diese Tipps und Tools, um Ihre P2P-Prozesse zu messen und mit den Leistungsträgern zu vergleichen. Diese und weitere Elemente haben wir in dem mit der Hackett Group organisierten Webinar „Closing the Gap on Procure to Pay (P2P) Digital Transformation“ behandelt:  Die Aufzeichnung können Sie sich hier ansehen.

Nr. 1 Verwenden Sie die Automatisierung für eine berührungslose Verarbeitung: „Berührungslos“ bedeutet, dass die Daten elektronisch sind, die Transaktionen direkt beim ersten Mal übereinstimmen und kein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Diese Kennzahl steht in engem Zusammenhang mit dem Fortschritt der digitalen Transformation. Vollautomatisierte, berührungslose Prozesse führen zu einer besseren Einhaltung der PO-Compliance, elektronischer und rechnungsloser Verarbeitung, hohen First-Time-Match-Raten und mehr termingerechten Zahlungen. Diese Kennzahl wirkt sich auch auf andere Faktoren wie Geschwindigkeit, Sichtbarkeit und Kosteneinsparungen aus. Es sind wesentliche Kennzahlen, um die Effizienz und Effektivität des Procure-to-Pay-Prozesses zu messen.

Nr. 2 Lieferantenanzahl: Die Anzahl der Lieferanten, über die Sie in verschiedenen Spend-Management-Kategorien verfügen, spiegelt den allgemeinen Gesundheitszustand Ihrer Beschaffung wider. Zu viele Lieferanten in einer Kategorie können bedeuten, dass es an der Zeit ist, zu vereinfachen oder mit weniger Lieferanten eine bessere Preisgestaltung auszuhandeln. Auf der anderen Seite birgt die Abhängigkeit von einer begrenzten Anzahl von Lieferanten bestimmte Risiken. Sourcing-Tools können dabei helfen, den richtigen Plan zu erstellen, um die Anzahl auf die passende Größe zu bringen. 

Nr. 3 Ein Blick auf fristgerechte Zahlungen: Die pünktliche Bezahlung von Rechnungen ist ein weiterer Indikator für ein gesundes P2P-System und das Markenzeichen eines straff organisierten Teams und Prozesses in der Kreditorenbuchhaltung. Die Fähigkeit, rechtzeitig zu zahlen, deutet darauf hin, dass die Beschaffung gute Konditionen für das Unternehmen ausgehandelt hat und dass die Kreditorenbuchhaltung ihren Teil des Zahlungsprozesses effizient abwickelt. Es könnte auch darauf hinweisen, dass Ihr digitaler Arbeitsablauf so funktioniert, wie er funktionieren sollte. Der Erfolg hinsichtlich dieser Kennzahl trägt auch zum langfristigen Management der Lieferantenbeziehungen bei.

Nr. 4 Beachten Sie Ihre First-Time-Match-Rate: Wenn die Rechnungen wie vorgesehen mit den Bestellungen übereinstimmen, deuten alle Anzeichen auf einen konformen, effizienten Betrieb hin. Eine hohe First-Time-Match-Rate erfordert, dass interne Einkäufer und externe Lieferanten Ihre Prozessanforderungen befolgen: Messen Sie also, wie viele Rechnungen beim ersten Durchlauf direkt, d. h. ohne Verzögerung oder manuelle Eingriffe, in der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet werden. Unabhängig davon, ob hierfür 2, 3 oder 4 Durchläufe erforderlich sind, verursacht die Nichtübereinstimmung beim ersten Mal einen Sonderfall, der von einem Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung oder direkt von Ihrem Lieferanten behoben werden muss, wenn Sie das Glück haben, über einige Self-Service-Funktionalitäten für Lieferanten zu verfügen. 

Nr. 5 Sorgen Sie für Datentransparenz: Daten und Analysen sind entscheidend, um aussagekräftige Informationen für Geschäftsentscheidungen zu erhalten.  Ohne einen vollständigen Überblick über die Ausgaben und Lieferanten auf Einzelpostenebene schränken Sourcing-Organisationen ihre Reichweite und Wirkung ein.  Ein Großteil der Spend-Management-Daten, die für vorgelagerte Aktivitäten benötigt werden, stammt aus den Procure-to-Pay-Transaktionen; stellen Sie also sicher, dass Ihr Prozess die richtigen Informationen in einem brauchbaren Format und vorzugsweise in demselben System erfasst, in dem Sie Ihre Ausgaben analysieren, um die Dinge zu vereinfachen.

Nr. 6 Achten Sie auf die Anzahl der Tage für die Rechnungsfreigabe: Wenn eine Rechnung nicht fristgerecht genehmigt wird, kann es sein, dass Ihnen Rabatte entgehen, daher ist dies eine wichtige Kennzahl. Rechnungen, die im Voraus mit Bestellungen genehmigt werden, sparen Zeit, aber wenn die Konformität mit den Bestellungen unter 50 % liegt, müssen Sie sich auf die Geschwindigkeit Ihres Unternehmens verlassen, um eine Rechnung zu genehmigen, frühzeitig zu bezahlen und einen Rabatt zu erhalten. Ein regelbasierter digitaler Workflow hilft, diese Kennzahl zu verbessern, den Prozess zu beschleunigen und Rabatte zu erfassen, ganz zu schweigen davon, dass die Lieferanten zufrieden gestellt werden.

Die Beschaffungskennzahlen müssen nicht überwältigend sein, ebenso wenig wie der P2P-Prozess die digitale Transformation durchführt. Schauen Sie sich die Webinar-Auszeichnung von der Hackett Group und Ivalua an, in der bewährte Verfahren und Kennzahlen aufgeschlüsselt werden. Sie können auch den Procurement-Benchmarkbericht der Hackett Group hier herunterladen, um alle relevanten Kennzahlen zu erhalten, anhand derer Sie Ihre Leistung mit anderen Unternehmen oder Top-Performern vergleichen können. 

Wenn Sie mehr über die Procure-to-Pay-Lösung von Ivalua erfahren möchten, besuchen Sie bitte unsere Website oder fordern Sie eine Demo unserer Procure-to-Pay-Software an.