Mit integrierter ERP-Beschaffung mehr Kontrolle in komplexen Systemlandschaften

Wenn Ihr Beschaffungsteam mit mehreren ERP-Systemen arbeitet, verbringen Sie wahrscheinlich mehr Zeit damit, Daten zusammenzutragen, als strategische Initiativen voranzutreiben. Getrennte Lieferantendaten, uneinheitliche Prozesse und eingeschränkte Transparenz beeinträchtigen die Effizienz und begünstigen Einkäufe außerhalb definierter Beschaffungsprozesse. All das reduziert den strategischen Einfluss der Beschaffung in Ihrem Unternehmen.

Die gute Nachricht: Dieses Problem lässt sich lösen, ohne Ihre bestehende ERP-Landschaft komplett zu ersetzen.

In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie diese Herausforderungen mit einem einheitlichen, beschaffungsorientierten Ansatz meistern können, der Ihre bestehende Infrastruktur erhält. Sie lernen, wie Ivaluas Plattform eine integrierte ERP-Beschaffung ermöglicht, indem sie sich nahtlos in mehrere ERP-Systeme integriert, Lieferantendaten zentralisiert, Workflows optimiert und messbare Geschäftsergebnisse liefert.

ERP-Beschaffungsprozess im Überblick

Werfen wir einen Blick auf den ERP-Beschaffungsprozess und beginnen mit einer kurzen Definition.

Ein ERP-gestützter Beschaffungsprozess hilft Unternehmen, ihre Einkaufsabläufe effizienter, genauer und kontrollierter zu steuern. Durch die Automatisierung und Vernetzung zentraler Prozessschritte reduzieren ERP-Systeme manuellen Aufwand, verbessern die Compliance und sorgen für Echtzeit-Transparenz über Ausgaben.

Im Folgenden finden Sie die typischen Schritte eines ERP-Beschaffungsprozesses:

1. Bedarfserfassung und Genehmigung: Eine Abteilung identifiziert einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen und erstellt im ERP-System eine Bestellanforderung. Diese wird anschließend durch vordefinierte Genehmigungsworkflows geleitet, um Budgetkonformität und Richtlinieneinhaltung sicherzustellen, bevor der Prozess fortgesetzt wird.
2. Lieferantenauswahl und RFQ-Management: Nach der Genehmigung der Anforderung kann das Beschaffungsteam den Lieferantenauswahlprozess starten. Das ERP-System unterstützt bei der Erstellung und Verwaltung von Angebotsanfragen, verfolgt Rückmeldungen und ermöglicht den Vergleich von Angeboten, um den passenden Lieferanten anhand von Kosten, Verfügbarkeit und Konditionen zu bestimmen.
3. Bestellgenerierung: Das ERP-System erstellt automatisch eine Bestellung auf Basis der genehmigten Anforderung und der RFQ-Informationen. Sie enthält wichtige Angaben wie Mengen, Preise, Lieferzeiten und Vertragsbedingungen und wird elektronisch an den Lieferanten zur Bestätigung übermittelt.
4. Wareneingang und Prüfung: Sobald Waren oder Dienstleistungen geliefert werden, erfasst das zuständige Team die Lieferung im ERP-System und prüft sie auf Richtigkeit und Qualität. Dieser Schritt stellt sicher, dass Bestellung und Lieferung übereinstimmen, und verknüpft die Informationen mit der ursprünglichen Bestellung und Anforderung.
5. Rechnungsabgleich und Zahlungsabwicklung: Abschließend wird die Lieferantenrechnung eingereicht und im ERP-System automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Abweichungen werden markiert und geprüft, um Fehler zu vermeiden und die Prüfbarkeit sicherzustellen.

Dieser durchgängige Prozess stellt sicher, dass die Beschaffung von der Anforderung bis zur Zahlung reibungslos und regelkonform abläuft. Dennoch sind ERP-Systeme nicht darauf ausgelegt, die durchgängige Transparenz, Flexibilität oder Lieferantenkollaboration bereitzustellen, die moderne Beschaffungsorganisationen benötigen. Mit zunehmendem Unternehmenswachstum können diese Einschränkungen die Leistungsfähigkeit spürbar beeinträchtigen.rows.

Warum integrierte ERP-Beschaffung blinde Flecken in der Beschaffung erzeugen

ERP-Systeme sind sehr leistungsfähig, wenn es um die Verwaltung interner Transaktionen geht. In den Bereichen, in denen die Beschaffung strategisch arbeiten muss, stoßen sie jedoch häufig an ihre Grenzen.

Ein Beispiel ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die meisten ERP-Systeme bieten keine umfassenden Funktionen für Onboarding, Leistungsüberwachung oder Echtzeit-Risikoüberwachung. Dadurch finden diese Aktivitäten entweder außerhalb des Systems statt oder werden nicht konsequent durchgeführt. Fragmentierte Prozesse verlangsamen Entscheidungen und erhöhen Risiken.

Wenn ERP-Workflows unflexibel sind, lassen sich Sourcing- und Vertragsprozesse nur schwer steuern. Teams weichen dann häufig auf Tabellen und voneinander getrennten Tools aus, um Systembeschränkungen zu umgehen. Ohne eine dedizierte Sourcing-Ebene ist es schwierig, RFx-Prozesse zu standardisieren oder die Einhaltung verhandelter Konditionen nachzuverfolgen.

Auch bei der Transparenz über Ausgaben zeigen sich Einschränkungen. Zwar speichern ERP-Systeme Einkaufsdaten, doch sie ermöglichen meist keine einfache Klassifizierung oder Analyse, um Einsparpotenziale zu erkennen oder nicht regelkonforme Ausgaben sichtbar zu machen.

Hinzu kommt, dass ERP-basierte Beschaffungslösungen häufig komplex und wenig intuitiv sind. Das erschwert die Nutzung durch Fachbereiche, sodass Systeme teilweise umgangen werden. Die Folge sind inkonsistente Prozesse, mehr Einkäufe außerhalb definierter Beschaffungsprozesse und insgesamt geringere Transparenz. Solche Ausgaben können die Marge eines Unternehmens um bis zu 10 Prozent reduzieren.

Diese Herausforderungen verstärken sich insbesondere in Organisationen, die mehrere ERP-Systeme über verschiedene Geschäftsbereiche oder Regionen hinweg nutzen. Unterschiedliche Datenstrukturen, Workflows und Konventionen erschweren eine einheitliche Sicht auf Lieferanten, Verträge und Ausgaben erheblich.

Dieses Problem zeigte sich deutlich bei Chassis Brake, dessen fragmentierte ERP-Struktur und Defizite im Lieferantenmanagement wir in der abschließenden Fallstudie darstellen.

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Werfen wir nun einen Blick auf die Unterschiede und darauf, warum traditionelle ERP-Systeme den Anforderungen moderner Beschaffungsorganisationen nicht gerecht werden.

Für Produktion und Logistik entwickelt, nicht für die Beschaffung

ERP-Systeme wurden ursprünglich für Produktions- und Logistikteams entwickelt, um transaktionale Prozesse wie Auftragsabwicklung, Auftragsmanagement, Bestandsverwaltung und Buchhaltung zu steuern. Dadurch sind sie hervorragend geeignet, strukturierte Daten und interne Workflows zu verwalten, unterstützen jedoch nicht die strategischen Anforderungen moderner Beschaffungsorganisationen.

Funktionen wie Sourcing, Lieferantenrisikomanagement und Compliance-Workflows erfordern dynamische Zusammenarbeit und flexible, regelbasierte Prozesse, also Fähigkeiten, die ERP-Systeme von Haus aus nicht bereitstellen. Stattdessen greifen Beschaffungsteams häufig auf Tabellen und voneinander getrennte Tools zurück, um RFx-Prozesse zu steuern oder Compliance nachzuverfolgen. Dieser Ansatz ist jedoch nicht skalierbar.

Datensilos durch mehrere ERP-Systeme und uneinheitliche Prozesse

Große Unternehmen betreiben oft mehrere ERP-Umgebungen, die jeweils unterschiedliche Regionen, Geschäftsbereiche oder Tochtergesellschaften unterstützen und jeweils eigenen Regeln und Datenstrukturen folgen. Das führt zu fragmentierten Daten und zahlreichen Doppelungen.

Ohne eine übergreifende Ebene, die die Beschaffung im gesamten Unternehmen verbindet, fehlt Teams die Transparenz über globale Ausgaben. Zudem werden Lieferanten häufig mehrfach angelegt, und Kategorienstrategien bleiben isoliert. Beschaffungsverantwortliche, die unternehmensweite Initiativen vorantreiben wollen, stoßen schnell auf Hindernisse und verpassen mögliche Konsolidierungs- und Einsparpotenziale.

Unzureichende Lieferantenkollaboration und Onboarding

Obwohl der Erfolg der Beschaffung stark von Lieferantenbeziehungen abhängt, bieten die meisten ERP-Systeme nur begrenzte Unterstützung für das Lieferanten-Onboarding oder die Zusammenarbeit. Lieferanten müssen häufig unterschiedliche Portale nutzen, Formulare manuell ausfüllen und Dokumente per E-Mail austauschen.

Darüber hinaus fehlt in der Regel ein einheitlicher Aufnahmeprozess sowie eine zentrale Sicht auf Leistung und Compliance von Lieferanten. Das ist nicht nur ineffizient, sondern verlängert auch Onboarding-Zeiten und erhöht Risiken.

Keine echte Beschaffungsintelligenz

ERP-Systeme sammeln große Mengen an Daten, machen diese jedoch selten direkt nutzbar. Beschaffungsrelevante Erkenntnisse sind oft in unstrukturierten Feldern verborgen, über mehrere Systeme verteilt oder in Reporting-Modulen eingeschlossen, die nicht für Sourcing oder Compliance konzipiert wurden.

Ohne aussagekräftige Datenanalysen ist es schwierig, KPIs zu verfolgen, Einsparpotenziale zu identifizieren oder Risiken im Lieferantenportfolio zu überwachen. Selbst grundlegende Fragen wie: „Welche Lieferanten liefern unterdurchschnittliche Leistungen?“ oder „Wo entstehen Ausgaben außerhalb vertraglicher Vereinbarungen?“ lassen sich oft nur mit erheblichem Aufwand beantworten.

Glücklicherweise bieten moderne Beschaffungstechnologien wie Ivaluas Lösung intelligente Funktionen, die über die Möglichkeiten traditioneller ERP-Systeme hinausgehen. Im nächsten Abschnitt wird erläutert, worin diese Unterschiede bestehen.

Die Beschaffung in Multi-ERP-Unternehmen erfolgreich vereinheitlichen

Moderne Beschaffungsteams, die in globalen Organisationen mit mehreren Einheiten arbeiten, benötigen mehr, als traditionelle ERP-Systeme allein leisten können. Um die Beschaffung über Regionen, Geschäftsbereiche und Lieferanten hinweg zu vereinheitlichen, müssen isolierte Workflows und fragmentierte Daten überwunden werden.

Wie gelingt das? Mit einer stärker vernetzten, flexiblen digitalen Beschaffungsplattform, die bestehende ERP-Investitionen ergänzt und gleichzeitig funktionale Lücken schließt. So wird sichergestellt, dass Nutzer unabhängig von ihrem Standort regelkonform arbeiten können.

Koordination über Einheiten und Länder hinweg

Unternehmen, die in mehreren Ländern oder Tochtergesellschaften tätig sind, müssen lokale Anforderungen, unterschiedliche Währungen, steuerliche Regelungen, Genehmigungsstrukturen und Lieferantenorganisationen berücksichtigen. Die meisten ERP-Systeme sind nicht dafür ausgelegt, diese Aspekte über verschiedene Regionen hinweg abzubilden – zumindest nicht ohne aufwendige Anpassungen.

Ivalua bietet hingegen eine native Unterstützung für die Integration mehrerer ERP-Systeme und ermöglicht es, Komplexität zu steuern, ohne Konsistenz zu verlieren. Die offene Plattform zentralisiert globale Prozesse und berücksichtigt gleichzeitig lokale Vorschriften und Workflows – ganz ohne individuelle Programmierung. Dadurch folgen Nutzer unabhängig von ihrem Standort denselben Prozessen und greifen auf dieselben Tools zu.

Einheitliche Lieferantenstammdaten, Kategorien und Ausgabenklassifizierung

Wenn Lieferanten- und Ausgabendaten in mehreren, voneinander getrennten ERP-Systemen gespeichert sind, ist eine einheitliche Datenbasis kaum zu erreichen. Ein gemeinsames Datenmodell ermöglicht konsistente Lieferantenstammdaten, standardisierte Kategorienstrukturen und eine einheitliche Ausgabenklassifizierung über alle Beschaffungssysteme hinweg.

Mit Ivalua lassen sich dank flexibler Datenarchitektur und Plug-and-Play-Integration Lieferanteninformationen harmonisieren und Ausgaben ganzheitlich analysieren. So erhalten alle Beteiligten, vom SRM-Team über das Finanzteam bis hin zum Treasury, dieselbe Sicht auf Risiken, Daten und Bewertungen von Lieferanten. Das reduziert Betrug, Verschwendung und ineffiziente Investitionen.

Tools für Lieferantenanbindung und Zusammenarbeit

ERP-Systeme bieten in der Regel nur begrenzte Funktionen für die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Teams müssen RFX-Prozesse, Dokumentenaustausch und Risikobewertungen daher häufig über getrennte Prozesse organisieren.

Ivalua bündelt diese Aktivitäten in einer integrierten Source-to-pay-Plattform. Sourcing-Events durchführen, Compliance-Dokumente erfassen oder die Lieferantenleistung überwachen. Und das alles erfolgt in einer zentralen Umgebung. Das erhöht Geschwindigkeit und Flexibilität sowohl für Beschaffungsteams als auch für Lieferanten. Lieferanten profitieren von schnelleren Onboarding-Prozessen, neuen Geschäftsmöglichkeiten und schnelleren Zahlungen.

Konfigurierbare Workflows ohne Programmierung

Globale Beschaffungsorganisationen müssen Prozesse an unterschiedliche Geschäftsbereiche und Anwendungsfälle anpassen. Wenn jede Änderung IT-Ressourcen erfordert, entstehen Engpässe und zusätzliche Kosten.

Mit der Beschaffungsplattform von Ivalua können Teams Workflows, Genehmigungslogiken, Regeln und Vorlagen über intuitive No-Code-Funktionen konfigurieren. Diese Flexibilität ermöglicht es Fachbereichen, die Plattform an ihre Anforderungen anzupassen, während Standards gleichzeitig konsistent eingehalten werden. So lassen sich die Vorteile der Cloud durch höhere Prozessagilität und kontinuierliche Verbesserung voll ausschöpfen.

Auf diese Weise erhalten Sie eine Beschaffungslösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst, anstatt neue Möglichkeiten zu blockieren.

Umfassende Nachvollziehbarkeit und Compliance über mehrere ERP-Systeme hinweg

Wenn Beschaffungsprozesse über mehrere Systeme verteilt sind, wird es schwierig, Richtlinien durchzusetzen und Compliance nachzuverfolgen. Ivalua bietet vollständige Nachvollziehbarkeit durch zentrales Vertragsmanagement sowie transparente Sourcing- und Lieferanteninteraktionen.

Jeder Schritt im Beschaffungsprozess wird dokumentiert, Verträge werden versioniert und Richtlinien einheitlich angewendet. Dadurch entsteht vollständige Transparenz für interne und regulatorische Prüfungen und Sie können sicher sein, alle Anforderungen zu erfüllen. 

Pro Tipp

Erfahren Sie, wie eine einheitliche Plattform Ihren gesamten Beschaffungsprozess effizienter und transparenter gestaltet.
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Auch wenn diese Funktionen die Grundlage für eine unternehmensweite Beschaffung in einer Multi-ERP-Umgebung bilden, stellt sich die Frage, wie sie umgesetzt werden können, ohne bestehende Systeme vollständig zu ersetzen.

Werfen wir einen Blick darauf, wie Ivaluas speziell entwickelte Beschaffungsplattform sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integriert, um Funktionslücken zu schließen und Komplexität zu reduzieren.

So vereinheitlichen Sie die Beschaffung über integrierte ERP-Systeme

Ivalua bietet eine vollständig integrierte, beschaffungsorientierte Plattform, die systemübergreifend Transparenz, Kontrolle und Effizienz schafft, ohne aufwendige Systemumstellungen.

Im Folgenden finden Sie zentrale Funktionen der einheitlichen Plattform von Ivalua, die sie zu einer idealen Lösung für Beschaffungsteams machen.

Eine zentrale Datenbasis über alle Systeme hinweg

Ivaluas Multi-ERP-Integrationsfunktionen schaffen eine zentrale Sicht auf Lieferantendaten, Ausgaben und Sourcing-Aktivitäten über Ihre gesamte Systemlandschaft hinweg. Die Plattform integriert Daten aus allen ERP-Instanzen und Altsystemen und stellt so konsistente Stammdaten sowie Echtzeit-Transparenz sicher.

Beschaffungsorientiertes Design statt ERP-Erweiterung

Im Gegensatz zu klassischen ERP-Erweiterungen wurde Ivalua speziell für die Beschaffung entwickelt. Von strategischem Sourcing und Vertragsmanagement bis hin zu Lieferantenrisiko und Procure-to-Pay-Prozessen. Die Plattform ermöglicht es der Beschaffung, über den gesamten Lebenszyklus hinweg strategischen Mehrwert zu liefern und Risiken zu reduzieren.

No-Code-Workflows, die Ihre Organisation abbilden

Jede Organisation hat unterschiedliche Anforderungen. Mit Ivaluas No-Code/Low-Code-Plattform können Teams Workflows, Genehmigungsprozesse, Risikoprüfungen und Budgetkontrollen eigenständig konfigurieren, ohne auf IT angewiesen zu sein. Gleichzeitig bleibt die notwendige Flexibilität für IT bestehen, um Datensicherheit, Richtlinienkonformität und nahtlosen Datenaustausch zwischen Systemen zu gewährleisten.

Echtzeit-Zusammenarbeit und Lieferanten-Onboarding

Ivalua ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit über Lieferantenportale, strukturierte Intake-Prozesse und Dokumentenaustausch. Lieferanten können effizient angebunden werden und während der gesamten Zusammenarbeit aktiv eingebunden bleiben, ganz ohne die typischen E-Mail-Schleifen. Darüber hinaus stehen integrierte Schulungs- und Supportfunktionen zur Verfügung, um die Nutzung bei internen Teams und externen Partnern zu fördern.

Integrierte Analysen und Beschaffungs-KPIs

Ivalua erfasst Einsparungen, Compliance, Durchlaufzeiten und Lieferantenrisiken über verschiedene ERP-Umgebungen hinweg mithilfe integrierter Ausgabenanalysen. Beschaffungsverantwortliche können dadurch KPIs in Echtzeit überwachen und detaillierte Einblicke gewinnen, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Im nächsten Abschnitt stellen wir Erkenntnisse von Forrester Research vor, die die Kosteneinsparungen und geschäftlichen Vorteile verdeutlichen, die durch den Einsatz von Ivalua erzielt werden können.

Kosteneinsparungen und geschäftlicher Mehrwert durch Ivaluas Ausgabe- und Lieferantenmanagement-Plattform

Die Total Economic Impact™ (TEI) Studie aus dem Jahr 2025 bietet einen detaillierten Einblick in die finanziellen und operativen Effizienzgewinne, die Unternehmen durch die Implementierung der Spend- und Lieferantenmanagement-Plattform von Ivalua erzielen.

Auf Basis ausführlicher Interviews mit Kunden, die Ivaluas E-Procurement-Software einsetzen, hat Forrester messbaren ROI und strategische Vorteile der Plattform quantifiziert, darunter Kosteneinsparungen, höhere Agilität, verbesserte Lieferantenkollaboration und effektiveres Risikomanagement.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• 393 % Return on Investment innerhalb der ersten drei Jahre
• Amortisationszeit von weniger als 6 Monaten – ein schneller Weg zur Wertschöpfung
• 25,5 Millionen US-Dollar Nettobarwert nach Berücksichtigung aller Plattform- und Implementierungskosten

Diese Ergebnisse zeigen, wie Ivalua Beschaffungsteams dabei unterstützt, sowohl operative Effizienz zu steigern als auch messbaren Geschäftswert zu schaffen.

Im nächsten Schritt betrachten wir eine Praxisgeschichte eines Ivalua-Kunden: Chassis Brakes.

Beschaffungsprozesse optimieren und zusätzlichen Mehrwert erschließen

Der Weg zu exzellenter Beschaffung beginnt mit Transparenz, Kontrolle und vernetzten Prozessen. Die Beschaffungsplattform von Ivalua erreicht dies, indem sie alle Beschaffungsaktivitäten und Workflows zusammenführt – von Sourcing über Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement bis hin zur Ausgabenanalyse – selbst in Umgebungen mit mehreren ERP-Systemen.

Ivalua wurde gezielt für den Einkauf entwickelt und durchbricht Datensilos, ohne eine komplette vollständige Systemablösung zu erfordern. Daten aus verschiedenen ERP-Systemen werden nahtlos integriert und zu einer einheitlichen, belastbaren Datenbasis zusammengeführt, die wertvolle Insights und Wachstum ermöglicht.sly integrating data from multiple ERPs to create a single source of truth that can be mined for insights and leveraged for growth.