Automatisierte Bestellungen: So vereinfachen Sie Genehmigungen und Abläufe

Wenn Bestellungen (Purchase Order oder POs) zwischen Posteingängen hin- und herspringen, in E-Mail-Threads verloren gehen oder versehentlich zweimal in verschiedenen Regionen üWenn Bestellungen (Purchase Orders oder POs) zwischen Posteingängen hin- und herspringen, in E-Mail-Threads verloren gehen oder versehentlich zweimal in verschiedenen Regionen übermittelt werden, ist das ein deutliches Signal: Ihr Bestellprozess gerät ins Hintertreffen.

Zwar wissen die meisten modernen Beschaffungs- und Kreditorenteams, dass manuelle PO-Workflows ineffizient sind, doch der Schritt hin zu automatisierten Bestellprozessen wirkt häufig überwältigend, vor allem bei bestehenden ERP-Systemen. Diesen ineffizienten manuellen Workflows fehlt oft die richtige Bestellsoftware, die Genehmigungsabwicklung verzögert sich, und es entstehen Risiken bei der Compliance-Verfolgung und Ausgabentransparenz.

Wir empfehlen nicht unbedingt, bestehende Systeme zu ersetzen oder sofort eine vollständige Transformation zu starten. 

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen hingegen, wie Sie einen pragmatischen Mittelweg finden. Sie erhalten Tipps, wie Bestellautomatisierung Compliance sicherstellt, Genehmigungen beschleunigt und Stakeholdern Echtzeitberichte sowie Ausgabentransparenz liefert, ohne Ihr aktuelles ERP-System aufzugeben.

Erfahren Sie, wie Sie durch die PO-Automatisierung Zeit sparen, Fehler reduzieren und den Einkauf optimieren können. Mehr erfahren und Demo anfordern.

Was ist Bestellautomatisierung?

Bei der Automatisierung von Bestellungen geht es um die Verwendung digitaler Beschaffungsworkflows und Bestellsoftware, um die Erstellung, Weiterleitung und Genehmigung von Bestellungen zu automatisieren und die ERP-Synchronisierung für ein genaues Ausgabenmanagement sicherzustellen.

Anstatt sich auf manuelle Schritte wie das Erstellen von PDFs, das Aktualisieren von Tabellenkalkulationen oder das Einholen von E-Mail-Genehmigungen zu verlassen, können Sie mithilfe einer Software zur Bestellautomatisierung den gesamten Bestellvorgang rationalisieren und standardisieren.

Warum Bestellungen automatisieren?

Teams arbeiten oft über fragmentierte Systeme hinweg und unterliegen strengen Compliance-Anforderungen. Daher ist die Automatisierung von Bestellungen eine wichtige betriebliche Verbesserung.

Beschaffungssoftware mit Funktionen zur Bestellautomatisierung erhöht die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit im gesamten Beschaffungsprozess – mit direktem Einfluss auf Ausgabenmanagement und Lieferantenbeziehungen.

Die Automatisierung von Bestellungen steht im Zentrum zwischen Beschaffung und finanzieller Abwicklung. Wichtig ist, sie von der Automatisierung von Requisition-to-Purchase-Prozessen zu unterscheiden, die früher im Prozess angesiedelt ist und sich auf die Initiierung von Bestellanforderungen konzentriert.

Ebenso unterscheidet sich die Bestellautomatisierung von der Rechnungsautomatisierung, die nach der Bestellung erfolgt und sich auf Zahlungsabwicklung sowie den Abgleich bezieht.

Als Nächstes führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, wie Sie Bestellungen automatisieren können.

So automatisieren Sie Bestellungen Schritt für Schritt

Die Automatisierung von Bestellungen erfordert einen klaren, strukturierten Ansatz. Mit diesem Schritt-für-Schritt-Framework stellen Sie sicher, dass jede Phase des Bestellprozesses optimiert und vollständig mit Ihren bestehenden Systemen verbunden ist.

Schritt 1: Anforderungen in einem strukturierten Aufnahmefluss erfassen

Statt Kaufanfragen über E-Mail-Threads, parallele Kommunikationsstränge oder statische PDF-Formulare zu bearbeiten, startet die Automatisierung mit einem strukturierten Intake-Management-Prozess und einem dynamischen Intake-Formular. Das Intake-Management-Tool von Ivalua nutzt rollenbasierte Workflows, um Antragsteller Schritt für Schritt durch den Prozess zu führen.

Das Formular passt sich automatisch an Faktoren wie Ausgabenkategorie, Abteilung oder Standort an, um sicherzustellen, dass die richtigen Details im Voraus erfasst werden.

Jeder Antragsteller sieht basierend auf seinem Benutzerprofil voreingestellte Werte, wie z. B. Abteilungscode oder Genehmigungsrouting. Dies reduziert Fehler und beschleunigt die Übermittlung. Beispielsweise werden einem Mitglied des Marketingteams, das ein neues Softwareabonnement anfordert, andere Pflichtfelder angezeigt als jemandem, der Büroausstattung bestellt.

Diese strukturierte Aufnahme ist die Grundlage für Genauigkeit, Workflow-Automatisierung, Compliance und Effizienz im gesamten restlichen PO-Prozess.

Sobald eine Bestellanforderung übermittelt wurde, wendet die Bestellautomatisierung Echtzeit-Validierungsregeln an, um sicherzustellen, dass jede Anforderung den internen Richtlinien und externen Verpflichtungen entspricht.

Dazu gehören die Überprüfung von Vertragsverpflichtungen, die Sicherstellung der Budgetkontrolle und die Einhaltung zentraler Compliance-Richtlinien. Statt auf manuelle Prüfungen zu setzen, werden Probleme durch Automatisierung frühzeitig erkannt. Wählt ein Antragsteller beispielsweise einen Lieferanten ohne bestehenden Vertrag, löst das System noch vor der Bearbeitung der Anfrage eine Warnung aus.

Durch die Kontrolle Ihrer Ausgaben von Beginn des Prozesses an können Sie verhindern, dass nicht konforme Einkäufe und unberechtigte Ausgaben durch die Maschen schlüpfen.

Schritt 3: Bestellgenehmigungen automatisieren und jeden Vorgang transparent nachvollziehen

Im Rahmen des Procure-to-Pay-Prozesses leitet Ivalua jede PO-Anfrage dynamisch zur Genehmigung weiter. Dabei werden konfigurierbare Regeln wie Ausgabenschwellen, Kostenstellen, Kategorien oder regionale Richtlinien berücksichtigt. Der Genehmigungsablauf passt sich automatisch an veränderte Bedingungen an.

Sie können das System beispielsweise so einrichten, dass bei Überschreitung eines bestimmten Bestellbetrags ein zusätzlicher Genehmungsschritt hinzugefügt wird, oder dass Anfragen automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden, wenn deren Kostenstelle in der Anfrage hinterlegt ist.

Automatisierte Prüfprotokolle und Benachrichtigungen machen manuelle Nachverfolgungen überflüssig und sorgen für die konsequente Durchsetzung von Richtlinien. Jeder Schritt im Prozess wird lückenlos protokolliert, was Audits erheblich vereinfacht. Das System dokumentiert, wer was wann genehmigt hat – inklusive Neuzuweisungen, Ablehnungen und Kommentaren. So entsteht ein detailliertes Prüfprotokoll ganz ohne manuellen Aufwand.

KI-verbessertes Matching für höhere Genauigkeit

Während Genehmigungsworkflows die Gültigkeit der Bestellung im Vorfeld sicherstellen, nutzt Ivalua KI auch, um die Genauigkeit und Kontrolle im weiteren Verlauf zu verbessern, insbesondere beim Rechnungsabgleich. So geht’s:

• Kognitive Datenerfassung: KI-Modelle extrahieren und interpretieren automatisch Daten aus Rechnungen, unabhängig vom Format, und gleichen sie mit hoher Genauigkeit mit Bestellungen und Quittungen ab.
• Erkennung von Anomalien: Die KI erkennt ungewöhnliche Muster und Abweichungen – etwa Mengenabweichungen, doppelte Rechnungen oder Preisunregelmäßigkeiten. So werden Probleme frühzeitig aufgedeckt und das Risiko von Betrug oder Compliance-Verstößen deutlich reduziert.

Diese Funktionen stellen sicher, dass der gesamte Procure-to-Pay-Zyklus nachvollziehbar und effizient bleibt.

Schritt 4: Dreifachen Rechnungsabgleich automatisieren: von Bestellung bis Zahlung

Ein zentraler Vorteil der Bestellautomatisierung ist der dreifache Rechnungsabgleich, der Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen konsistent zusammenführt. Den wahren Nutzen zeigt die Automatisierung, wenn Bestellungen automatisch mit Rechnungen und Belegen abgeglichen werden.

Ivalua verknüpft diesen Schritt in einem einzigen Workflow, sodass der dreifache Rechnungsabgleich in Echtzeit und ohne manuellen Aufwand erfolgt. Mengen, Preise und Lieferbestätigungen werden automatisch geprüft: Stimmen alle Daten überein, wird die Rechnung direkt zur Zahlung freigegeben. Bei Abweichungen – etwa Preisunterschiede oder fehlende Belege – markiert das System die Fälle und leitet sie zur Klärung an den zuständigen Sachbearbeiter weiter.

Automatisierte Prüfungen sorgen für Richtlinieneinhaltung, reduzieren Betrugsrisiken durch die nahtlose Integration in Anbieterportale und Compliance-Systeme und beschleunigen den gesamten Rechnungs- und Zahlungsprozess (Invoice-to-Pay). So werden Zahlungen präzise und zuverlässig ausgeführt – Überzahlungen oder Betrugsfälle gehören der Vergangenheit an.

KI-gestütztes Lieferantenmanagement

Weitere Möglichkeiten, wie die KI von Ivalua den Rechnungsabgleich und die Lieferantenbeziehungen unterstützt, sind:

• Analyse der Lieferantenleistung: KI verfolgt und analysiert wichtige Leistungskennzahlen wie pünktliche Lieferung, Qualität und Reaktionsfähigkeit, um Teams dabei zu helfen, intelligentere, datengestützte Entscheidungen darüber zu treffen, mit wem sie zusammenarbeiten und warum.
• Verbesserung der Kommunikation: KI hilft beim Verfassen und Verfeinern der Kommunikation mit Lieferanten, verbessert die Klarheit und reduziert Verzögerungen, die durch Missverständnisse verursacht werden können.

Diese Funktionen stärken die Verbindung zwischen Beschaffung und Finanzen und sorgen gleichzeitig für eine stabile Beziehung zu den Lieferanten.

Schritt 5: PO erstellen und direkt mit Ihrem ERP synchronisieren

Sobald eine Bestellanfrage validiert, genehmigt und mit den Richtlinien abgeglichen wurde, generiert Ivalua automatisch die endgültige Bestellung. Anschließend weist die Lösung ihr eine eindeutige Nummer zu und bereitet sie für den Versand vor. Diese enge ERP-Integration verhindert Datenduplizierung und gewährleistet Echtzeit-Transparenz und Reporting der Ausgaben in Beschaffung und Finanzwesen.

Durch eine nahtlose Integration überträgt das System die Bestellung direkt in Ihr ERP-System (z. B. SAP, Oracle, etc.), ohne dass eine manuelle Neueingabe oder E-Mails erforderlich sind. Dies eliminiert redundante Dateneingaben, reduziert das Fehlerrisiko und gewährleistet die Echtzeit-Abstimmung zwischen Beschaffungs-, Finanz- und Bestandsverwaltungssystemen.

Sie können den Live-Status der Bestellung sowie das ERP-Synchronisierungsprotokoll anzeigen, das bestätigt, dass die Bestellung erfolgreich übermittelt und erfasst wurde.

Da sich KI im Einkauf ständig weiterentwickelt, benötigen Unternehmen eine erweiterbare Plattform, die sich anpassen und skalieren lässt, um langfristige Agilität und Innovation zu unterstützen. Da die Plattform von Ivalua auf Erweiterbarkeit ausgelegt ist, lässt sie sich nahtlos in komplexe ERP-Landschaften integrieren und passt sich an sich entwickelnde Geschäftsanforderungen an, ohne dass individuelle Builds oder Workarounds erforderlich sind.

Wie die Bestellungsautomatisierung den Beschaffungsprozess verändert

Die Automatisierung von Bestellungen hat das Potenzial, die Arbeitsweise der Beschaffung grundlegend zu verändern.

Durch das Ersetzen von Ad-hoc-Anfragen durch strukturierte Aufnahmeformulare, die Durchsetzung einer richtlinienbasierten Weiterleitung und die Synchronisierung von Statusaktualisierungen in Echtzeit wird jede Bestellung zu einem zuverlässigen Datenbestand.

Diese Kaufanfragen befanden sich früher in getrennten Tabellenkalkulationen oder isolierten Systemen – jetzt durchlaufen sie einen einheitlichen, automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess, der von Anfang bis Ende nachvollziehbar und prüfungsbereit ist.

Dieser Wandel wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Beschaffung und Finanzwesen arbeiten nicht länger mit widersprüchlichen Daten. Egal, ob die Teams über Regionen, Abteilungen oder verschiedene ERP-Instanzen verteilt sind – alle greifen auf die gleichen präzisen und aktuellen Informationen zu.

Diese Ausrichtung bedeutet schnellere Entscheidungen, saubere Audits und mehr Vertrauen zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Verbessern Sie das Lieferantenmanagement durch konsistente PO-Transparenz

Die Automatisierung des Bestellablaufs verbessert die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten, indem sie ihnen klaren Echtzeitzugriff auf Bestelldetails und Statusaktualisierungen bietet. Dadurch entfällt der ständige E-Mail-Verkehr darüber, was bestellt wurde, wann es eintrifft oder ob eine Rechnung genehmigt wurde.

Zentralisierte Transparenz durch strategisches Lieferantenmanagement und Anbieterportale fördert eine bessere Zusammenarbeit, insbesondere in verteilten Teams.

Lieferanten können den Erhalt der Bestellung und Lieferzeiten einfach bestätigen. Außerdem können sie etwaige Probleme direkt im System melden. Diese Transparenz verbessert die Koordination und verkürzt die Lieferzeiten.

Bei der Kreditorenbuchhaltung gehen weniger Anfragen zum Zahlungsstatus ein, da der gesamte Lebenszyklus der Bestellung von beiden Seiten einsehbar und verfolgbar ist. Wenn alle mit derselben Informationsquelle arbeiten, ist die Kommunikation proaktiv, nicht reaktiv, und beide Seiten können schneller und mit weniger Fehlern arbeiten.

Die Auswirkungen sind spürbar. Sehen wir uns an, wie ein Unternehmen die PO-Automatisierung mit Ivalua in die Praxis umgesetzt und messbare Ergebnisse erzielt hat.

Kundenbericht: Wie EnBW eine konforme PO-Automatisierung im großen Maßstab erreichte

EnBW, einer der größten Infrastrukturbetreiber Deutschlands, hat sich mit Ivalua zusammengetan, um seine Lieferantenmanagement- und Beschaffungsprozesse zu modernisieren.

Mit mehr als 29.000 Mitarbeitern in mehreren Ländern und einem wachsenden Fokus auf erneuerbare Energien benötigte EnBW eine skalierbare Lösung, die eine sichere und effiziente Zusammenarbeit mit seinem umfangreichen Lieferantennetzwerk unterstützen konnte.

Die bisherigen Systeme des Unternehmens waren veraltet und fragmentiert und boten eine eingeschränkte Transparenz, ein schwaches Auftragsmanagement und eine schlechte Integration mit sich entwickelnden Compliance-Anforderungen, was angesichts der Rolle von EnBW als Anbieter kritischer Infrastrukturen besonders bedenklich war.

Seit der Implementierung von Ivalua im Jahr 2021 hat EnBW messbare Ergebnisse erzielt:

• deutlich verbesserte Datenqualität bei 12.000 Lieferanten
• optimierte Zusammenarbeit für 6.500 interne Benutzer und 300 Einkaufsfachleute.
• eine bessere Einbindung der Lieferanten, eine vereinfachte Datenverwaltung und eine verstärkte Nutzung von Katalogen.
• Eine Steigerung der Auftragsautomatisierung um 80 % und eine allgemeine Steigerung der Beschaffungseffizienz um 10 %, und das alles bei gleichzeitiger Durchführung einer parallelen Migration von SAP ECC zu SAP S/4HANA.

„Nach 14 Monaten Implementierung von Ivalua sehen wir, dass wir unsere Prozesse rationalisieren und optimieren können. Dies geht mit einer höheren Automatisierung und Autonomie einher, was für uns ein großer Vorteil ist. Durch die Zusammenarbeit mit Ivalua haben wir die Möglichkeit, mit besseren und qualitativ hochwertigeren Daten zu arbeiten.“

– Miljenko Galic, Leiter Prozessmanagement, Beschaffung, ENBW

Auch Körber hat mit Ivalua den Einkauf durch verantwortungsvolle Nutzung von KI und Automatisierung neu definiert:

Mehrfach als Leader im Gartner® Magic Quadrant™ ist Ivalua für unsere Kunden eine zukunftssichere Investition. Laut einer kürzlich erschienenen  Total Economic Impact™ (TEI)-Studie von Forrester Consulting erzielen Unternehmen it uns in der Regel: 

• 393 % Rendite (ROI) in den ersten drei Jahren
• 25,5 Mio. $ Kapitalwert (NPV) über drei Jahre
• Amortisation in weniger als sechs Monaten

Lesen Sie die komplette Total Economic Impact Studie

Fazit- Effiziente Automatisierung Ihrer Bestellprozesse – so klappt’s

Die Automatisierung von Bestellungen schafft mehr Transparenz und Kontrolle. Richtlinien werden konsequent durchgesetzt, Arbeitsabläufe standardisiert, und Sie behalten die volle Übersicht über jede Ausgabenkategorie – konsistent über Abteilungen, Regionen und Systeme hinweg.

Ihr ERP-System müssen Sie dafür nicht ersetzen. Die passende eProcurement-Software unterstützt Sie bei der Modernisierung Ihrer Bestellprozesse.

Mit Ivalua schlagen Sie die Brücke zwischen Einkauf und Finanzen und bringen Struktur, Geschwindigkeit und Transparenz in jeden Bestellprozess – ohne bestehende Abläufe zu stören. 

Das Ergebnis: höhere Genauigkeit, bessere Compliance und ein Beschaffungsprozess, der so schnell läuft, wie Ihr Unternehmen es braucht.