Die Procurement-Formel: Typen, Prozesse und die Lösungen von morgen

Procurement ist für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen unerlässlich, die für den Geschäftsbetrieb zum richtigen Zeitpunkt, zum richtigen Preis und in der richtigen Qualität benötigt werden. 

Dabei geht Procurement weit über bloße Transaktionen hinaus. Es ist ein wesentlicher Teil der Geschäftsstrategie, der sicherstellt, dass Organisationen qualitativ hochwertige Güter zu wettbewerbsfähigen Preisen sichern. Durch die Aufrechterhaltung einer zuverlässigen Lieferantenbasis unterstützt das Procurement nicht nur die Geschäftskontinuität, sondern fördert auch Innovationen und die Nachhaltigkeit.

In diesem Artikel untersuchen wir, was genau Procurement ist, welche verschiedenen Arten es gibt, wie der Prozess abläuft und welche Lösungen zur Optimierung der Aktivitäten zur Verfügung stehen.

Die verschiedenen Arten von Procurement und ihre strategische Bedeutung

Unterschiedliche Arten der Beschaffung bringen jeweils eigene Stakeholder, Risikoprofile und operative Anforderungen mit sich. So steuert das direkte Procurement häufig Hunderte kritischer Lieferanten, die unmittelbar in die Produktion eingebunden sind, während der indirekte Einkauf oft Tausende Anbieter umfasst, die interne Abläufe unterstützen.

Dienstleistungs- und Investitionsbeschaffung erhöhen die Komplexität zusätzlich und erfordern spezifische Workflows, klare Genehmigungsprozesse sowie ein strukturiertes Performance- und Vertragsmanagement.

Um Risiken gezielt zu steuern und den Wertbeitrag der Beschaffung zu maximieren, müssen Strategien und Technologien konsequent auf die jeweilige Procurement-Art zugeschnitten sein.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Besonderheiten der einzelnen Beschaffungsarten:

Typ	Beschreibung	Beispiel	Sourcing-Methode
Direktes Procurement	Rohstoffe und Materialien für die Produktion	Stahl für die Automobilfertigung	Langfristige Verträge
Indirektes Procurement	Güter und Leistungen zur Unterstützung des operativen Geschäfts	Bürosoftware, Laptops	Kataloge, Spot Buying
Dienstleistungsbeschaffung	Externes Wissen und projektbezogene Leistungen	Rechtsberatung, IT-Services	Ausschreibungsbasiert (RFP)
Investitionsbeschaffung (Capital)	Langfristige Investitionen in Anlagegüter	Maschinen, Fahrzeuge	RFP plus TCO-Analyse

Ist Procurement dasselbe wie Einkauf?

Trotz der häufigen synonymen Verwendung markiert das Procurement die übergeordnete strategische Ebene, die von der Bedarfsplanung bis zum Lieferantenmanagement reicht, wohingegen der Einkauf den taktischen Vollzug dieser Strategien im Tagesgeschäft darstellt.

• Einkauf bezieht sich auf die transaktionalen Aufgaben beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Dazu gehören interne Genehmigungen, die Auftragserteilung sowie die Rechnungsverarbeitung für Zahlungen, wobei der Fokus auf den unmittelbaren Bedürfnissen der Organisation liegt.
• Procurement hingegen umfasst ein breiteres Spektrum an strategischen Aktivitäten, die auf die Optimierung der zahlreichen beteiligten Abläufe abzielen. Es deckt nicht nur die transaktionalen Einkaufsaktivitäten ab, sondern auch strategische Bereiche wie das Management der Lieferantenbeziehung, Lieferantenrisikomanagement, Contract Lifecycle Management, Ausgabenanalysen, Marktanalysen und die Durchführung von Sourcing-Events.

Procurement blickt über einzelne Transaktionen hinaus, um langfristigen Wert für die Organisation zu schaffen, indem es Beschaffungsstrategien mit den Geschäftszielen und -vorgaben in Einklang bringt. 

Das Verständnis der Unterschiede zwischen beiden Bereichen kann Ihrer Organisation helfen, die Procurement-Praktiken zu verbessern und eine größere Effizienz sowie Wertschöpfung in allen lieferanten- und ausgabenbezogenen Aktivitäten voranzutreiben.

Warum ist Procurement im Geschäftsalltag so wichtig?

Heute durchläuft das Procurement eine bedeutende Transformation, da Organisationen zunehmend neue Technologien nutzen, um ihre Prozesse zu rationalisieren und zu automatisieren. 

Dieser Wandel hin zur Digitalisierung verbessert nicht nur die Effizienz, sondern bietet auch bessere Datenanalysen, ein optimiertes Lieferantenmanagement und Kosteneinsparungen. Durch die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie stellt das Procurement sicher, dass Einkäufe Geschäftsziele wie Kosteneinsparungen, Qualitätsverbesserungen und die Verkürzung der Markteinführungszeit unterstützen. 

Es arbeitet mit anderen Abteilungen zusammen, um die operative Leistung zu steigern, und unterstützt strategische Initiativen wie Innovation und Nachhaltigkeit.

Das Verständnis von Procurement-Technologie ist in der heutigen Wettbewerbslandschaft von entscheidender Bedeutung. Softwarelösungen rationalisieren Prozesse, verbessern die Entscheidungsfindung und erhöhen die Transparenz. Zudem helfen sie Organisationen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Die Nutzung technologischer Fortschritte ist essentiell, um Procurement-Abläufe zu optimieren, Risiken für das Unternehmen zu reduzieren und einen strategischen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Einer Deloitte-Umfrage ergab, dass die Mehrheit der Chief Procurement Officers die Auswirkungen der digitalen Transformation im Procurement als signifikant einschätzt. Sie nannten wesentliche Verbesserungen in der Agilität der Geschäftsprozesse und Entscheidungsfindung (95 %), bei Risiko und Compliance (95 %) sowie bei der Transparenz (86 %).

Schritte im Procurement-Prozess 

Das Verständnis jedes einzelnen Schritts im Beschaffungsprozess ist essentiell, um operative Exzellenz zu erreichen und einen Wettbewerbsvorteil zu wahren. Hier sind sechs wesentliche Schritte:

1. Bedarf identifizieren: Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, welche Waren oder Dienstleistungen erforderlich sind, um die betrieblichen Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen. Beispielsweise benötigt ein Fertigungsunternehmen Rohstoffe wie Stahl und Kunststoff. Ein Betriebsleiter könnte etwa mit dem Produktionsteam Rücksprache halten, um Spezifikationen und Mengen festzulegen. Zum Beispiel den Bedarf an 10 Tonnen hochwertigem Stahl bis zum Monatsende.
2. Lieferanten auswählen: Hier wird der beste Lieferant basierend auf Kriterien wie Qualität, Preis, Nachhaltigkeit und Zuverlässigkeit ausgewählt. Das Team erstellt eine Ausschreibung und bewertet die Antworten. Während Qualität und Preis entscheidend sind, spielt Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Die Zuverlässigkeit wird anhand der bisherigen Liefertreue bewertet. Mehr zum Thema in unserem Blog Strategische und effektive Lieferantenbewertung in acht Schritten.
3. Verhandeln und Bestellen: Es müssen vertragliche Bedingungen wie Preis pro Tonne, Lieferplan, Zahlungsbedingungen und Strafen bei Lieferverzug ausgehandelt werden. Sobald Einigkeit besteht, wird eine Bestellung ausgestellt, welche die vereinbarten Konditionen detailliert aufführt.
4. Empfangen und Prüfen: Bei der Lieferung prüft die Warenannahme, ob die Sendung mit den Angaben der Bestellung übereinstimmt. Es werden Menge, Qualität und die Einhaltung spezifizierter Standards kontrolliert. Bei Problemen wird der Lieferant kontaktiert, um eine Lösung (z. B. Rücksendung oder Preisnachlass) zu finden.
5. Rechnung und Zahlung verarbeiten: Sobald die Sendung geprüft und akzeptiert wurde, verarbeitet das Procurement die Rechnung des Lieferanten gemäß den vereinbarten Bedingungen zur Zahlung.
6. Beziehungen verwalten: Eine regelmäßige Kommunikation mit dem Lieferanten stellt reibungslose zukünftige Transaktionen sicher. Das bedeutet, dass man die Qualität und den Service regelmäßig überprüft und gemeinsam mit den Partnern die Kosten optimiert.

Was ist Procurement-Software?

Procurement-Software und -Plattformen zielen darauf ab, den Prozess vom Sourcing bis zur Zahlung und darüber hinaus zu optimieren. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Effizienz, Senkung der Kosten, Risikominderung und Förderung von Innovationen. Strategisches Sourcing ist essentiell für Ziele wie Rentabilität und Resilienz der Lieferkette. 

Ein aktueller Bericht von Ardent Partners zeigt, dass strategisches Sourcing entscheidend ist, um zentrale Geschäftsziele wie Profitabilität, Lieferkettenresilienz, Nachhaltigkeit und Compliance zu erreichen und dass die richtige Procurement-Software dafür ein wesentlicher erster Schritt ist.

Zu den wichtigsten Funktionen robuster Beschaffungsplattformen gehören:

• Automatisierung und KI: Eine leistungsstarke Procurement-Plattform integriert fortschrittliche Automatisierungskapazitäten und KI, um manuelle Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und intelligente Entscheidungsfindungen zu unterstützen. Automatisierte Aufgaben wie die Dateneingabe, die Rechnungsverarbeitung und die Erstellung von Bestellanforderungen reduzieren Fehler und sparen wertvolle Zeit.

• KI-gestützte Analysen bieten tiefe Einblicke in die Lieferantenleistung, Markttrends sowie die Risikoidentifikation und ermöglichen so proaktive Entscheidungen und ein strategisches Sourcing. Generative KI, eine Untergruppe der KI, revolutioniert das Procurement, indem sie Bereiche wie die Datenanalyse, das Vertragsmanagement und die Lieferantenbewertung automatisiert und verbessert. Die Fähigkeit von Generativer KI, Erkenntnisse aus riesigen Datensätzen zu generieren, befähigt Procurement-Experten dazu, den Wert für ihre Organisationen signifikant zu steigern.

• Lieferantenmanagement: Procurement-Plattformen helfen dabei, Lieferantenbeziehungen und die Performance durch umfassende Funktionen für das Lieferantenmanagement zu optimieren. Sie zentralisieren Lieferanteninformationen einschließlich Qualifikationen, Zertifizierungen sowie Compliance-Daten und bieten fortschrittliche Tools für das Lieferanten-Scoring und die Leistungsüberwachung.
  
  Diese Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, die Lieferantenleistung fundiert zu bewerten, Risiken zu mindern und gleichzeitig Möglichkeiten für eine engere Zusammenarbeit zu identifizieren.
  
• Vertragsmanagement: Eine umfassende Procurement-Plattform hilft dabei, den Vertragslebenszyklus von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Ausführung und Erneuerung effizient zu verwalten. Sie bietet eine robuste Vertragserstellung, strukturierte Genehmigungsworkflows sowie eine lückenlose Versionskontrolle. Dies stellt die Einhaltung von Vorschriften und internen Unternehmensrichtlinien sicher.
  
  Fortschrittliche Vertragsanalysen bieten zudem Transparenz über Vertragsbedingungen, Verpflichtungen und Leistungskennzahlen. Dies trägt dazu bei, den Vertragswert zu maximieren und potenzielle Risiken frühzeitig zu minimieren
  
• Ausgabenanalyse: Leistungsstarke Tools zur Ausgabenanalyse bieten volle Transparenz über die Procurement-Ausgaben, identifizieren Kosteneinsparungen und verbessern bestehende Prozesse. Anpassbare Dashboards und Berichte analysieren Ausgabenmuster, die Lieferantenleistung sowie die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien.
  
  Schließlich erleichtern fortschrittliche Analyse- und Datenvisualisierungsfunktionen die datengesteuerte Entscheidungsfindung, optimieren Procurement-Strategien und helfen dabei, Kosten nachhaltig zu senken.
  
• Procure-to-Pay: P2P-Software kann gezielt eingesetzt werden, um Transaktionen zu automatisieren, Nutzer zu bevorzugten Artikeln oder Lieferanten zu leiten und Effizienzen bei der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen zu schaffen.

Angesichts dieser bedeutenden Vorteile ist Procurement-Software für Organisationen kein bloßes optionales Extra mehr. Sie ist eine wesentliche Voraussetzung für die Digitalisation und Transformation der Beschaffung und den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens.

Beschaffung in der Praxis: Erfolgreiche Procurement-Transformationen bei Körber und CACI

Körber, das sind fünf Geschäftsbereiche und 100 internationale Standorte. Das Beschaffungsteam verwaltete das Procurement mit mehreren ERP-Systemen, was viel Raum für Verbesserungen bei der Lieferantenkollaboration und Kommunikation ließ.

Das Team wandte sich an Ivalua, um die Rückverfolgbarkeit von Beschaffungsentscheidungen zu verbessern, Ausgaben zu optimieren, die IT-Infrastruktur zu vereinfachen und mehr Wert aus Lieferantenbeziehungen zu schöpfen. Körber nutzt Ivalua  als  zentrale und voll integrierte S2P-Plattform, die weltweit Konsistenz fördert und gleichzeitig einzigartige Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche erfüllt.

Mit einer einzigen Plattform können sie alle Sourcing-Aktivitäten – direkt und indirekt – verwalten und eine End-to-End-Kollaboration nutzen, um Lieferanten und interne Stakeholder zusammenzubringen. Sie verfügen nun über ein einheitliches Datenmodell für eine echte 360-Grad-Sicht auf Lieferanten weltweit.

“Die Ivalua-Plattform ermöglicht es uns, alle wichtigen Sourcing-Aktivitäten [direkt und indirekt] an einem Ort zu verwalten und so Standardisierung und Vereinheitlichung von Lieferantendaten in unseren globalen Geschäftsbereichen voranzutreiben”

– Michael Stietz, SVP & Chief Procurement Officer, Körber

Auch CACI stand vor der Herausforderung, Procurement-Prozesse zu optimieren und manuelle Aufgaben zu reduzieren. Der Übergang zu einem papierlosen Procurement und einer digitalen Kreditorenbuchhaltung stellte erhebliche Hürden dar, die innovative Lösungen für eine gesteigerte Effizienz erforderten.

Die Plattform von Ivalua bot eine umfassende Lösung für diese Herausforderungen. Ihre Benutzerfreundlichkeit und das lieferantenfreundliche Modell ermöglichten eine schnelle Akzeptanz im Unternehmen. Die Flexibilität der Plattform erlaubte es CACI zudem, innovative Ideen direkt umzusetzen, um den eigenen Wettbewerbsvorteil zu wahren.

Das Resultat? 

• Vollständige Transparenz und durchgängige Kontrolle über alle Ausgaben sowie den gesamten Source-to-Pay- und Procure-to-Pay-Prozess
• 99 % der Lieferanten erfolgreich angebunden und aktiv in die Plattform integriert
• 95 % des gesamten Einkaufsvolumens unter zentralem Management (Spend under Management)
• Reduktion der operativen Kosten um 30 % durch Automatisierung und Prozessstandardisierung
• Nahezu 100 % digitalisierte Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) und Einkaufsprozesse
• Deutliche Reduktion manueller Tätigkeiten durch End-to-End-Automatisierung
• One-Click-Automatisierung für Compliance- und Audit-Anforderungen
• Verbesserte Effizienz, höhere Anwenderakzeptanz und nachhaltige Skalierbarkeit im Procurement

„Mit dem richtigen Team und der richtigen Technologie ist eine echte digitale Transformation möglich“,

– William Mertz, Procurement Director bei CACI.

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Wie Ivalua Sie beim Management des Procurements unterstützen kann

Da Unternehmen der Modernisierung ihrer Procurement-Technologien zunehmend Priorität einräumen, ist es von entscheidender Bedeutung, Lösungen zu wählen, die Prozesse rationalisieren, die Effizienz steigern und eine strategische Entscheidungsfindung ermöglichen.

Ivalua wurde  wiederholt als Leader im Gartner Magic Quadrant für S2P Lösungen S2P-Magic-Quadrant anerkannt und bietet mit seiner Source-to-Pay-Plattform einen einheitlichen Ansatz für das Procurement-Management an. Dieser deckt sowohl direkte als auch indirekte Procurement-Anforderungen nahtlos ab. Mit einer einzigen Codebasis und einem einheitlichen Datenmodell gewährleistet Ivalua Konsistenz und Genauigkeit über den gesamten Procurement-Zyklus hinweg. Dies befähigt Unternehmen dazu, das Sourcing zu optimieren, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und Kosteneinsparungen für alle Procurement-Funktionen zu erzielen.

Ivalua setzt auf eine langfristige Partnerschaft mit Ihnen. Wir bieten Ihnen eine dynamische Plattform, die sich mit Ihren Geschäftsanforderungen weiterentwickelt, anstatt Sie auf statische Funktionen zu begrenzen. 

Weiterhin ergab eine kürzlich erschienene “Total Economic Impact”-Studie, dass Ivalua-Kunden in der Regel unter anderem von folgenden Vorteilen profitieren: 

• 80 % Zeitersparnis bei der Einarbeitung von Lieferanten.
• Amortisation in weniger als sechs Monaten.
• 393 % Rendite (ROI) in den ersten drei Jahren.