Direktbeschaffung und indirekte Beschaffung: Die wichtigsten Unterschiede, versteckten Herausforderungen und größten Chancen

Direktbeschaffung und indirekte Beschaffung sind zwei grundlegende Ansätze im Supply Chain Management, die jeweils unterschiedliche Funktionen innerhalb eines Unternehmens erfüllen. Beide konzentrieren sich auf Effizienzsteigerung und Kostensenkung, unterscheiden sich jedoch in ihrer strategischen Ausrichtung und ihren Auswirkungen auf den operativen Betrieb des Unternehmens.

Die Optimierung der Abläufe in der indirekten Beschaffung trägt dazu bei, eine agile und kosteneffiziente Organisationsstruktur aufrechtzuerhalten, während die Direktbeschaffung sicherstellt, dass wichtige Materialien für die Produktion in der richtigen Qualität und Verfügbarkeit vorhanden sind. Zusammen sind diese Beschaffungsstrategien essenziell für einen robusten und effizienten Geschäftsbetrieb.

In diesem Artikel zeigen wir die wichtigsten Unterschiede und Herausforderungen zwischen Direktbeschaffung und indirekter Beschaffung, mögliche Sourcing-Strategien und wie Technologie diese Beschaffungsprozesse modernisieren kann.

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffungsfunktion eines Unternehmens ist verantwortlich für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die zur Herstellung der an Kunden verkauften Produkte benötigt werden, sowie für den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen, die für den laufenden Betrieb des Unternehmens erforderlich sind.

Dies ist jedoch eine gewisse Vereinfachung dessen, was moderne, erstklassige Beschaffungsorganisationen für das gesamte Unternehmen leisten. Die Beschaffung kann und sollte ein bedeutender Schlüsselfaktor für das gesamte Unternehmen sein.

Es gibt verschiedene Phasen der Wertschöpfung in der Beschaffung, die mit dem Source-to-Pay-Prozess verknüpft sind:

• Wert identifizieren: Beschaffungsteams nutzen Ausgabendaten und -analysen, um Trends im Ausgabenmanagement zu verstehen, Chancen zu erkennen und Strategien für das Warengruppenmanagement zu entwickeln.
• Wert schaffen: Die Beschaffung nutzen relevante Prozesse und Tools, um die passenden Lieferanten einzubinden und auszuwählen.
• Wert sichern: Es wird ein Vertrag geschlossen, der die Verantwortlichkeiten und Pflichten von Lieferant und Käufer regelt. Zudem müssen die richtigen Procure-to-Pay-Prozesse vorhanden sein, um die Einhaltung dieser Vereinbarungen sowie der Waren, Dienstleistungen und Preise sicherzustellen.
• Wert überwachen und messen: Die Beschaffungsorganisation betrachtet den Source-to-Pay-Prozess und die Lieferantenbeziehungen ganzheitlich.

Es ist wichtig, dass Beschaffungsteams dies über alle Ausgabenkategorien hinweg tun, einschließlich direkter und indirekter Ausgaben, und die Unterschiede sowie den jeweiligen Fokus jeder Kategorie verstehen.

Was ist Direktbeschaffung und wie funktioniert sie?

Direktbeschaffung ist der End-to-End-Prozess, den Unternehmen verfolgen, um die Beschaffung direkter Materialien zu verwalten. Also aller Materialien, Teile oder Komponenten, die direkt in die hergestellten Produkte einfließen.

Typische Beispiele für Direktbeschaffung

Zur Direktbeschaffung gehören Rohstoffe wie Metalle, Kunststoffe und Chemikalien; Komponenten wie Halbleiter oder mechanische Teile sowie Handelswaren, die integraler Bestandteil der Kernprodukte eines Unternehmens sind. Diese Materialien und Teile sind die Bausteine des Endangebots eines Unternehmens und daher geschäftskritisch für den Herstellungsprozess.

Wer trägt die Verantwortung im Unternehmen für die Beschaffung?

Typischerweise wird die Direktbeschaffung von Supply-Chain- oder Betriebsteams geleitet. Diese Teams arbeiten eng mit der Produktentwicklung, dem Engineering und der Qualitätssicherung zusammen, um sicherzustellen, dass die beschafften Materialien genauen Spezifikationen und Produktionszeitplänen entsprechen.

In Fertigungsumgebungen beginnt diese Verantwortlichkeit oft schon in der Phase der Produkteinführung (NPI), die Produktdesign, Sourcing, Qualitätsprüfung und Markteinführung umfasst. Sie setzt sich über die Produktion bis hin zur End-of-Life-Phase des Produkts fort. Das strategische Lieferantenmanagement ist hier ebenfalls eine Schlüsselaufgabe, um eine zuverlässige Versorgung und wettbewerbsfähige Preise zu sichern.

Wichtige Herausforderungen und Risiken bei der Beschaffung

Preisschwankungen bei Rohstoffen und Teilen können die Margen schmälern, wenn sie nicht sorgfältig gemanagt werden. Zudem können Qualitätsprobleme die Produktion ins Stocken bringen und das Kundenvertrauen untergraben, während Lieferausfälle die Produktionspläne durcheinanderbringen können.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, sollten Führungskräfte in Supply Chain und Beschaffung solche Risiken kontinuierlich überwachen, Lieferantenbeziehungen stärken und durch Planung und teamübergreifende Zusammenarbeit daran arbeiten, Störungen zu vermeiden.

Was ist indirekte Beschaffung? Wichtige Kategorien und zentrale Treiber

Die indirekte Beschaffung umfasst den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt mit den Fertigungsstoffen verbunden sind, aber für den täglichen Betrieb unerlässlich sind. Von IT-Hardware und Bürobedarf bis hin zu Beratungsdienstleistungen und Gebäudeverwaltung.

Im Gegensatz zur Direktbeschaffung, die typischerweise einen zentralisierten und produktionsorientierten Ansatz verfolgt, ist die indirekte Beschaffung oft dezentraler organisiert. Hier lösen mehrere Abteilungen wie IT, HR und Hausverwaltung Bestellungen und Kaufentscheidungen aus. 

Dieses funktionsübergreifende Ausgabenprofil macht ein effektives Management unverzichtbar, damit die Mitarbeiter über die Ressourcen und Dienstleistungen verfügen, die sie benötigen, um produktiv zu bleiben.

Häufige Kategorien der indirekten Beschaffung

Diese Ausgabenkategorie umfasst Bürobedarf, Wartungsdienste, IT-Services und Software, Energieversorgung sowie Hausverwaltung. Dazu gehören auch Reisekosten und Ausgaben für Berater.

Warum indirekte Ausgaben schwieriger zu verwalten sind

Indirekte Ausgaben sind bekanntermaßen schwer zu kontrollieren, da viele verschiedene Stakeholder im gesamten Unternehmen involviert sind, von denen jeder eigene Bedürfnisse und Prioritäten hat. Anders als bei der Direktbeschaffung, die meist in der Hand von Supply Chain oder Operations liegt, verteilen sich Entscheidungen zu indirekten Ausgaben auf verschiedene Abteilungen. 

Dies führt zu geringerer Transparenz, inkonsistenten Prozessen und weniger Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien.

Wichtige Compliance- und Kostenrisiken 

Eine schlechte Kontrolle über indirekte Ausgaben kann erhebliche Risiken mit sich bringen. Maverick Spend – also Käufe, die außerhalb der genehmigten Kanäle getätigt werden – kann schnell anwachsen, das Budget verschwenden und das Unternehmen ungeprüften Lieferanten aussetzen.

Die Nichteinhaltung von Verträgen ist ein weiteres Problem, da Abteilungen ausgehandelte Vereinbarungen umgehen und so bessere Konditionen verpassen könnten. 

Direktbeschaffung und indirekte Beschaffung: Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Lassen Sie uns einige der wesentlichen Unterschiede zwischen direkten und indirekten Ausgaben genauer betrachten. 

Die folgende Tabelle bietet eine Zusammenfassung dieser Hauptunterschiede:

Fokusbereich	Direktbeschaffung	Indirekte Beschaffung
Zweck der Ausgaben	Sicherung von Waren und Materialien, die für die Produktion kritisch sind	Unterstützung des täglichen Betriebs und der Dienstleistungen
Beispiele	Rohstoffe, Komponenten, Verpackung, Produktionsanlagen	Nicht-Produktionsgüter wie Bürobedarf, IT-Dienste, Marketing
Primäre Stakeholder	Fertigung, Supply Chain, Finanzen, Operations	Gebäudeverwaltung, HR, Marketing, IT, Finanzen
Beschaffungsprozess	Prognosegesteuert als Teil der Produktionsplanung	Anfragegesteuert, oft Ad-hoc basierend auf operativen Bedürfnissen
Risikoexposition	Hoch: Beeinflusst Produktionskontinuität, Marge, Qualität	Gering: Beeinflusst Effizienz, aber nicht die Produktion
Maverick Spend	Generell geringer aufgrund strenger Aufsicht	Häufiger, da Endanwender Ad-hoc Käufe tätigen
Systeme und Kontrollen	Integriert mit ERP, MRP und Tools zur Lieferantenkollaboration	Vielfältiger: P2P-Systeme, Tools für Betriebskostenmanagement

Unterschiede bei Ausgaben und Lieferanten 

Die Direktbeschaffung zielt primär darauf ab, Materialien bester Qualität für die Produktion zum kosteneffizientesten Preis zu sichern, um die Produktqualität zu erhalten oder zu verbessern und sicherzustellen, dass der Produktionsprozess wirtschaftlich und effizient ist. Das Risikomanagement und die Gewährleistung der Lieferantenzuverlässigkeit sind entscheidend, um Unterbrechungen der Lieferkette im Fertigungsprozess zu vermeiden.

Die indirekte Beschaffung konzentriert sich auf die Kostenminimierung bei gleichzeitiger Sicherstellung, dass das Unternehmen über alle notwendigen Support-Dienstleistungen und Materialien für einen reibungslosen Betrieb verfügt. Effizienz, Kosteneinsparungen und operative Effektivität werden hier typischerweise höher priorisiert als die strategischen Beziehungen, die die Direktbeschaffung kennzeichnen.

Variation bei Stakeholdern und Prozessen 

Die Direktbeschaffung liegt in der Verantwortung der Supply Chain und erfordert eine enge Zusammenarbeit mit der Produktionsabteilung, Qualitätssicherung, dem Engineering und den Produktentwicklungsteams. Lieferanten in diesem Bereich werden typischerweise als strategische Partner betrachtet, und diese Beziehungen werden aktiv für eine langfristige Zusammenarbeit und Wertschöpfung gepflegt. 

Aufgrund der hohen Bedeutung für Produktionskontinuität und Qualität folgt die Direktbeschaffung meist einem strukturierten Prozess. Dieser kann detaillierte Lieferantenbewertungen, Qualitätsprüfungen und langfristige Verträge umfassen.

Im Gegensatz dazu ist die indirekte Beschaffung breiter verteilt und bindet eine größere Bandbreite an Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen ein, wie z. B. IT, Hausverwaltung, HR und Finanzen. Lieferantenbeziehungen sind in der indirekten Beschaffung oft weniger intensiv, es sei denn, der Service ist geschäftskritisch wie beispielsweise IT-Support oder essenzielle Gebäudewartung. 

Der Fokus liegt auf der Optimierung der Abläufe und Kostensenkung durch Methoden wie Bündelung von Einkaufsvolumen und Lieferantenfokussierung.

Anforderungen an Beschaffungskontrollen und Systeme 

Auch die Anforderungen der Beschaffungstools unterscheiden sich:

• Direktbeschaffung benötigt robuste Systeme zur Verfolgung von Stücklisten (BOM) und Rückverfolgbarkeit, um Genauigkeit in Sourcing und Produktion zu gewährleisten.
• Indirekte Beschaffung profitiert von automatisierten Workflows, geführtem Einkauf und Budgetkontrollen, um Ausgaben innerhalb genehmigter Parameter zu halten.

Wo die größten Chancen für beide Beschaffungsarten liegen 

Sowohl die Direktbeschaffung als auch die indirekte Beschaffung haben einzigartige Herausforderungen, aber auch ungenutzte Chancen. 

Hier können die richtigen Strategien und Technologien Mehrwert schaffen.

Direktbeschaffung: Stärkung der Lieferantenkontinuität und Kostenkontrolle 

Es gibt einige Möglichkeiten, bei der Direktbeschaffung einen Mehrwert zu schaffen:

• Die Nutzung von Volumenbündelung kann helfen, bessere Preise zu sichern und das Versorgungsrisiko zu senken.
• Die Einführung eines mehrstufigen Risikotrackings hilft dabei, Schwachstellen tiefer in der Lieferkette zu erkennen und das Risiko von Störungen zu verringern.
• Bestandsgekoppelte Sourcing-Strategien stellen sicher, dass Sie sich nicht überverpflichten oder Lücken lassen, die die Produktion beeinträchtigen könnten.

In der indirekten Beschaffung: Förderung von Effizienz, Transparenz und Compliance 

Da die indirekte Beschaffung typischerweise fragmentierter und weniger transparent ist, entstehen Chancen, die Kontrolle zu straffen:

• Funktionen für geführte Käufe machen es Mitarbeitern leichter, genehmigte Lieferanten zu wählen und Vorschriften einzuhalten.
• Genehmigungs-Workflows stellen sicher, dass Ausgaben innerhalb der Budget- und Richtliniengrenzen bleiben.
• Die Erfassung von Maverick Spend bietet Sichtbarkeit auf Lücken und wo man Ausgaben zusammenlegen kann.

Gemeinsame Chance: Verbindung von Planung, Sourcing und Ausführung

Die größte Chance liegt darin, den Kreis zwischen Planung, Sourcing und Ausführung zu schließen, indem beide Ausgabenarten gemeinsam verwaltet werden. Wenn Budgets, Prognosen, Sourcing-Aktivitäten und tatsächliche Ausgaben vollständig vernetzt sind, können Beschaffungsteams klügere Entscheidungen treffen, Maverick Buying reduzieren und sich an den breiteren finanziellen und operativen Zielen ausrichten.

Fallstudie: Wie Körber das Sourcing aller Materialien mit Hilfe einer durchgängingen Plattform optimiert

Körber managt mehrere Unternehmen in fünf Geschäftsbereichen. Digital, Pharma, Supply Chain, Tissue und Tabak und unterhält 100 internationale Standorte. Das Beschaffungsteam verwaltete die Beschaffung mit mehreren ERP-Systemen, was viel Raum für Verbesserungen bei der Lieferantenkollaboration und Kommunikation ließ.

Das Team wandte sich an Ivalua, um die Rückverfolgbarkeit von Beschaffungsentscheidungen zu verbessern, Ausgaben zu optimieren, die IT-Infrastruktur zu vereinfachen und mehr Wert aus Lieferantenbeziehungen zu schöpfen. Körber nutzte Ivalua, um eine zentrale, flexible und voll integrierte S2P-Plattform zu schaffen, die weltweit Konsistenz fördert und gleichzeitig einzigartige Anforderungen der Geschäftsbereiche erfüllt.

Mit einer einzigen Plattform können sie alle Sourcing-Aktivitäten – direkt und indirekt – verwalten und eine End-to-End-Kollaboration nutzen, um Lieferanten und interne Stakeholder zusammenzubringen. Sie verfügen nun über ein einheitliches Datenmodell für eine echte 360-Grad-Sicht auf Lieferanten weltweit.

“Die Ivalua-Plattform ermöglicht es uns, alle wichtigen Sourcing-Aktivitäten [direkt und indirekt] an einem Ort zu verwalten und so Standardisierung und Vereinheitlichung von Lieferantendaten in unseren globalen Geschäftsbereichen voranzutreiben”

– Michael Stietz, SVP & Chief Procurement Officer, Körber

Lesen Sie die komplette Körber-Fallstudie.

Sourcing-Strategien für Direktbeschaffung und indirekte Beschaffung 

Um sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsstrategie maximalen Wert liefert, ist es essentiell, aktiv nach Möglichkeiten zur Verbesserung des Managements direkter und indirekter Ausgaben zu suchen. Das bedeutet, Ausgabendaten zu analysieren, um Potenzial für Kosteneinsparungen aufzudecken und Redundanzen zu vermeiden.

Insbesondere bei der indirekten Beschaffung muss die Lieferantenleistung ganzheitlich verfolgt werden. Die Festlegung der richtigen KPIs ist entscheidend, um die Lieferantenleistung zu messen und zu steuern:

• Kosteneinsparungen: Misst Reduzierungen der Gesamtausgaben im Vergleich zu früheren Perioden, oft durch bessere Verhandlungen oder Prozess-Effizienzen.
  
• Durchlaufzeit der Bestellung: Verfolgt die Zeit von der Erstellung einer Bestellung bis zur Erfüllung, um Engpässe zu identifizieren.
  
• Lieferanten-Compliance-Rate: Bewertet, wie gut Lieferanten vereinbarte Bedingungen und Service-Level einhalten.
  
• Vertragsnutzung: Misst, wie viel Prozent der Ausgaben über bestehende ausgehandelte Verträge laufen.
  
• Maverick Spend: Verfolgt „wilde“ Einkäufe und zeigt auf, wo Ausgabenkontrolle fehlt.
  
• Lieferzeit des Lieferanten: Bewertet, wie schnell Lieferanten nach Auftragserteilung liefern.
  
• Beschaffungs-ROI: Berechnet die Kapitalrendite, indem Einsparungen und Wertschöpfung mit den Betriebskosten der Beschaffung verglichen werden.
  
• Lieferantenrisikomanagement: Misst, wie effektiv Risiken wie finanzielle Gesundheit, regulatorische Themen und geopolitische Bedrohungen erkannt und gemindert werden.

Es ist ebenso wichtig, eng mit internen Stakeholdern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass diese KPIs mit den weiteren Unternehmenszielen übereinstimmen. Moderne Sourcingtools wie Ivalua helfen dabei, diese Erkenntnisse in Maßnahmen umzusetzen.

Warum sich Sourcing-Strategien unterscheiden müssen 

Direktbeschaffung und indirekte Beschaffung haben unterschiedliche operative Realitäten und erfordern daher maßgeschneiderte Strategien.

• In der Direktbeschaffung ist Konsistenz das Wichtigste. Volumenverpflichtungen, Lieferfenster und Lieferantenzuverlässigkeit sind essentiell, um die Produktionslinien am Laufen zu halten.
• Die indirekte Beschaffung hingegen ist durch dezentrale Entscheidungsfindung und dynamische, sich ändernde Bedürfnisse gekennzeichnet. Hier müssen Teams standardisierte Kontrollen mit Flexibilität ausbalancieren, um diverse Stakeholder zu bedienen.

Wann zentralisiertes oder dezentralisiertes Sourcing sinnvoll ist 

Die richtige Balance zwischen zentraler Kontrolle und dezentraler Flexibilität zu finden, hängt von mehreren Sachen ab. Führungskräfte sollten sich fragen: 

• Wie kritisch ist die Kategorie für die Produktion oder Leistungserbringung?
• Sind die Lieferantenmärkte fragmentiert oder konsolidiert?
• Benötigen Endanwender spezialisierten Input oder Support?

Zentralisiertes Sourcing kann Mengenrabatte und standardisierte Qualität für hochwertige Kategorien liefern, während dezentrale Ansätze oft besser für Dienstleistungen oder geringvolumige Käufe funktionieren, die sich an lokale Bedürfnisse anpassen müssen.

Die Rolle von Daten, Kollaboration und Technologie in der Ausführung 

Egal ob zentralisiert oder verteilt: Beschaffungsteams benötigen genaue Daten, enge funktionsübergreifende Zusammenarbeit und flexible Technologie. 

Integrierte Tools wie die Sourcing-Lösung von Ivalua ermöglichen es, Strategien mit Bedarfssignalen in Echtzeit, Risikoprofilen und Kostentreibern abzugleichen.

Operative Widerstandsfähigkeit mit einer einheitlichen Beschaffungsplattform stärken

Die effektive Verwaltung von Direktbeschaffung und indirekter Beschaffung erfordert ein Verständnis ihrer unterschiedlichen Auswirkungen, den Einsatz passender KPIs zur Erfolgsmessung und den gezielten Einsatz strategischer Beschaffungssoftware. Durch die Umsetzung dieser Vorgehensweisen kann Ihr Team fundierte Entscheidungen treffen und Kosten kontrollieren, während die Compliance über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg gewährleistet bleibt.

Einheitliche Beschaffungsplattformen wie Ivalua verwandeln Sourcing und Zahlungsprozesse in Quellen operativer Widerstandsfähigkeit und strategischer Vorteile. So können Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren und in der heutigen Wettbewerbslandschaft die Nase vorn behalten.