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The Forrester Wave™: Supplier Value Management Platforms, Q3 2024 Zum Bericht
Optimierung der Beschaffungseingänge: Vereinfachung von Anfragen, Steigerung der Effizienz und Förderung der Compliance
Sind Sie das Chaos im Zusammenhang mit eingehenden Beschaffungsanfragen leid?
Beschaffungsteams stehen oft vor der monumentalen Aufgabe, eine Vielzahl von Anfragen aus dem gesamten Unternehmen zu bearbeiten. Bei diesen Anfragen fehlen häufig wesentliche Informationen, und sie werden in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Kanäle übermittelt, beispielsweise per E-Mail. Das Ergebnis? Ein chaotischer Zustrom, der sich nur schwer organisieren, priorisieren und rechtzeitig erledigen lässt.
Andererseits werden Mitarbeiter, die Anfragen einreichen, oft im Dunkeln gelassen und sind sich über den Prozess, die erforderlichen Informationen und den Status ihrer Anfragen unsicher.
Vereinfachung des Eingangs-Lebenszyklus mit Ivalua
Ivaluas Eingangsmanagement-Lösung revolutioniert die Art und Weise, wie Beschaffungsanfragen bearbeitet werden. Durch den Einsatz von Konversationserfahrung und generativer KI von IVA stellt unsere Lösung für jede Anfrage Folgendes sicher:
- Genaue Erfassung – Beseitigen Sie fehlende Informationen und Unstimmigkeiten.
- Effiziente Priorisierung – Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und gehen Sie kritische Anforderungen umgehend an.
- Nahtlose Orchestrierung: Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Weiterleitung über Systeme hinweg, um manuelle Workarounds und Fehler zu reduzieren.
Vorteile für die Gesamtorganisation
- Vollständige Transparenz: Die Beschaffungsteams wie auch die Mitarbeiter können den Anfragestatus in Echtzeit verfolgen, wodurch das berüchtigte „schwarze Loch“ der Vergangenheit angehört.
- Beschleunigte Wertschöpfung: Beschleunigen Sie den Beschaffungsprozess und ermöglichen Sie eine schnellere Ausführung und Lieferung.
- Verbesserte Servicelevels: Verbessern Sie die Gesamtzusammenarbeit und das Serviceerlebnis für Mitarbeiter und steigern Sie die Zufriedenheit.
HAUPTEINSATZFÄLLE
Lieferant
Anforderung eines neuen Lieferanten oder einer Risikobewertung. Vereinfachen Sie die Lieferantenintegration und reduzieren Sie Risiken.
Sourcing
Anforderung eines Sourcing-Prozesses für einen definierten Bedarf. Schaffen Sie Transparenz und ermöglichen SIe die Zusammenarbeit mit Stakeholdern und KMU während des gesamten Sourcing-Prozesses.
Vertrag
Anforderung eines neuen Vertrags oder des Zugangs zur Rechtsabteilung. Stellen Sie sicher, dass die Auftragsvergabe optimiert und effizient ist, und sorgen Sie für mehr Transparenz in Bezug auf Status und Fristen.
Bestellungen
Anforderung von Produkten und Dienstleistungen. Nutzen Sie einen dynamischen Orchestrierungs-Workflow, um das richtige Produkt vom richtigen Lieferanten zu kaufen.
Alle Anfragen
Hilfe, Fragen, Unterstützung für IT, HR und mehr. Nutzen Sie KI-gestützten Eingang, flexible Workflows und ereignisbasierte Integration, um Abläufe systemübergreifend zu koordinieren.
Eingangsorchestrierung und -ausführung: Einfache, dialogorientierte und konforme Prozesse
Transformieren Sie Ihre Organisation, verbessern Sie das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und optimieren Sie gleichzeitig Richtlinien, Prozessorchestrierung und die Ausgaben-Compliance. Reduzieren Sie Risiken und maximieren Sie den Wert Ihrer vorhandenen Technologie.
Vereinfachung der Mitarbeiterseite der Beschaffung
- Eine zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen und Fragen, erreichbar von jedem Gerät aus.
- Optimierte, dialogorientierte und Gen-KI-geleitete Eingangsprozesse.
- Zentralisierte Zusammenarbeit mit unterstützenden Teammitgliedern und Transparenz in Bezug auf den Status.
Prozesstransparenz und mühelose Compliance
- Transparenz über den gesamten Prozesslebenszyklus, unabhängig vom System.
- Eliminieren Sie manuellen Aufwand, Risiken und Betrug, indem Sie sicherstellen, dass alle Anfragen konformen, verwalteten Prozessen folgen.
- Binden Sie automatisch die richtigen Personen und Support-Teams nach Bedarf ein, basierend auf der Art der Anfrage, Schwellenwerten, Risikobewertungen, Ausgabenkategorien und mehr.
Nahtlose Ökosystem- und Datenorchestrierung
- Workflow-Automatisierung, die Prozesse über jedes System hinweg steuert.
- KI-gesteuerte, intelligente Prozessorchestrierung, die den Wert eines bestehenden Tech-Stacks maximiert.
- Einfache Integration und Anwendungsfall-Erweiterung durch OOTB-Tools mit geringem/ohne Programmieraufwand.
Eine einheitliche Plattform für alle Ausgaben
Gen-KI-gestützter Eingang
- Einfach für Mitarbeiter
Profitieren Sie von einem zentralisierten Zugangspunkt für alle Anfragen mit einem Gen-KI-gestützten Chatkonversationserlebnis.
- Eine einzige, erweiterbare Anlaufstelle für alle Anfragen
Unterstützung bei allen Anfragen, Prozessen, Systemen und Geräten, unabhängig von der Art der Anfrage: Lieferanten, Sourcing, Verträge, Beschaffung, IT, HR usw.
Fortschrittsverfolgung und Zusammenarbeit während der gesamten Prozessausführung
- Zusammenarbeit und Transparenz
Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit mit klaren, leicht zugänglichen Anfragestatus-Meldungen und Tools für die Zusammenarbeit, um das Engagement bei allen Teammitgliedern zu fördern, die die Prozessausführung unterstützen.
- Verknüpft mit S2P für nahtlose Ausführung
Unterstützung bei allen Anfragen, Prozessen, Systemen und Geräten, unabhängig von der Art der Anfrage: Lieferanten, Sourcing, Verträge, Beschaffung, IT, HR usw.
Triage und Verwaltung des Eingangs-Lebenszyklus
- Nachfrage erfassen, geringfügige Ausgaben verwalten
Optimieren Sie die Erfassung von Anfragen und Anforderungen, um sicherzustellen, dass mehr Ausgaben verwaltet werden.
- Triage, Überwachung, Zuordnung, Ausführung
Ordnungsgemäße Verwaltung und Ausführung jedes Eingangs.
- Analytik zur Steigerung von Zufriedenheit und Wert
Nutzen Sie Analytik, um Engpässe zu verfolgen, zu identifizieren, zu überwachen und zu beseitigen. Finden Sie Möglichkeiten zur Wertsteigerung und zur Verbesserung der Wirkung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Eingangsprozess?
Ein Eingangsprozess ist die Art und Weise, wie eine Organisation Anfragen von Mitarbeitern sammelt, die Anfrage triagiert oder klärt und die Anfrage anhand eines Workflows bis zur Ausführung weiterleitet.
Was ist eine Eingangsmanagement-Software?
Die Eingangsmanagement-Software dient als zentrale Anlaufstelle für alle Arten von Benutzern und bietet ihnen die Möglichkeit, Anfragen einzugeben und zu triagieren/zu verwalten. Das System orchestriert einen Workflow über verschiedene Lösungen/Systeme hinweg, die zur Erfüllung oder Ausführung der Anfrage erforderlich sind. Die Eingangssoftware ist der Beginn des Intake-to-Procure oder -Pay-Prozesses, der den Eingang, das Lieferantenmanagement, das Sourcing, das Vertragsmanagement, eProcurement, Zahlungen und mehr umfassen kann.
Welche Schritte umfasst der Eingangsmanagement-Prozess?
Der Eingangsmanagment-Prozess beginnt mit einer Anfrage eines Mitarbeiters, die manchmal auch als Bedarfserfassung bezeichnet wird. Der nächste Schritt ist die Triage oder Bewertung der Anfrage. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: durch einen automatisierten Workflow, der von generativer KI und/oder Metadaten und „Regeln“ wie Typ/Schwellenwerten usw. gesteuert wird, oder durch Beschaffungspersonal, das bei der Bewertung der richtigen Vorgehensweise eine Rolle spielt. Sobald der Prozess festgelegt ist, orchestriert das System den Workflow über verschiedene Systeme und Prozesse hinweg und stellt so die Ausführung oder Erfüllung der Anfrage sicher. Der letzte Teil des Prozesses betrifft die Transparenz, sowohl in Bezug auf den Zugriff auf den Status jeder einzelnen Anfrage für relevante Benutzer als auch auf den Zugriff auf Dashboards und Analytik auf Managementebene.
Welche Vorteile bietet die Verwendung einer Eingangsmanagement-Software?
Eingangsmanagement-Software bietet Mitarbeitern eine optimierte, geführte und transparente Erfahrung bei der Erfassung von Anfragen und stellt gleichzeitig Beschaffungs- und Supportteams effiziente Funktionalitäten für die Verwaltung und Ausführung von Anfragen zur Verfügung. Diese Lösungen bieten allen Benutzern Funktionalitäten für Zusammenarbeit und Transparenz. Sie verbessern auch die Einhaltung von Richtlinien, Prozessen, bestehenden Verträgen und Strategien. Schließlich bieten diese Lösungen Funktionalitäten zur Beschaffungsorchestrierung und -integration, die einfache bis komplexe Prozesse und Datenflüsse über die verschiedenen Systeme hinweg ermöglichen, die zur Ausführung oder Erfüllung einer Anfrage erforderlich sein können.
Weitere Ressourcen
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