Erfolgskennzahlen im Beschaffungsmanagement: Von Transparenz bis Resilienz

Zentrale Erkenntnisse auf einen Blick

• Erfolgskennzahlen (“Key Performance Indicators” – KPIs) machen den Wertbeitrag des Beschaffungsmanagements sichtbar und sichern Unterstützung im Top-Management.
  
• Kosten-, Effizienz-, Risiko- und Nachhaltigkeitskennzahlen bilden zusammen die Basis für Transparenz und Resilienz.
  
• Studien zeigen: Digitalisierte Prozesse senken Prozesskosten erheblich und steigern die Automatisierungsquote.
  
• Über 70 % der Unternehmen in Europa erlebten zuletzt gravierende Lieferkettenunterbrechungen – ein starkes Argument für systematisches Risikomanagement.
  
• Nachhaltigkeits-KPIs wie CO₂-Footprint und Lieferantendiversifizierung sind in der DACH-Region regulatorisch vorgeschrieben und sichern die Zukunftsfähigkeit.

Warum Erfolgskennzahlen im Beschaffungsmanagement entscheidend sind

Beschaffungsmanagement entwickelt sich nicht nur in der DACH-Region zunehmend vom Kostenblock zum strategischen Werttreiber. Während in der Vergangenheit reine Einsparungen im Vordergrund standen, rücken heute Transparenz, Resilienz und Nachhaltigkeit ins Zentrum. 

Einkaufsleiter weltweit erleben einen steigenden Druck, den Beitrag der Beschaffung anhand klarer Kennzahlen zu belegen. So stehen 2025 laut Deloittes neuestem “Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey” Margenoptimierung durch Kostensenkung für 72 % aller befragten CPOs im Fokus, gefolgt von operativer Effizienz, digitaler Transformation und GenAI.

Erfolgskennzahlen sind dabei mehr als Reporting-Instrumente – sie ermöglichen faktenbasierte Steuerung und belegen, wie Einkauf und Beschaffung Innovation, Resilienz und ESG-Ziele vorantreiben.

Die wichtigsten KPI-Kategorien im Überblick

Im modernen Beschaffungsmanagement bilden klar definierte KPI-Kategorien die Grundlage für Transparenz, Kontrolle und strategische Entscheidungen.

1. Kosten- und Einsparungskennzahlen

Traditionell werden im Einkauf vor allem Kosten betrachtet – und auch heute bleiben diese Kennzahlen essenziell, beispielsweise:

• Einsparungen (Savings): Differenz zwischen ursprünglichem Preis und verhandeltem Endpreis
  
• Total Cost of Ownership (TCO): geht über den reinen Anschaffungspreis hinaus und betrachtet alle Kosten, die während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung anfallen.
  
• Maverick Buying Rate: Anteil von Einkäufen außerhalb bestehender Verträge oder Prozesse.
  

Laut einer Total Economic Impact”-Studie von Forrester Consulting erzielen Unternehmen mit der Beschaffungsplattform von Ivalua durchschnittlich 2,25-2,35 % zusätzliche Einsparungen jährlich, dank zentralisierter Lieferantendaten, innovativer Analyse-Tools und durchgängiger Automatisierung der Source-to-Pay-Prozesse.

Laden Sie hier die “Total Economic Impact”-Studie kostenlos herunter.

2. Effizienz- und Prozesskennzahlen

Neben Kosten rückt die Prozesseffizienz zunehmend in den Fokus. Moderne Beschaffung muss nicht nur schneller, sondern auch digitaler und nutzerfreundlicher sein. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören unter anderem:

• Durchlaufzeit einer Bestellung (Procure-to-Pay-Zyklus): Zeitspanne vom Bedarfsermittluing bis zur Zahlung.
  
• Automatisierungsquote: Anteil der Bestellungen, die vollständig ohne manuelle Eingriffe abgewickelt werden.
  
• Nutzerzufriedenheit: Messbar über interne Umfragen und das Ticketvolumen.

Pro-Tipp: Messen Sie Durchlaufzeiten und Automatisierungsquoten gezielt, identifizieren Sie Engpässe wie manuelle Genehmigungen und erstellen Sie digitale Workflows, um Beschaffungsprozesse zu optimieren.

3. Risikokennzahlen

Spätestens seit der Pandemie, geopolitischen Spannungen und den wachsenden Unsicherheiten in globalen Lieferketten hat das Risikomanagement einen unverzichtbaren Platz im strategischen Lieferantenmanagement eingenommen.

Kennzahlen in diesem Bereich:

• Lieferantenrisiko-Index: Basierend auf Bonität, ESG-Bewertung, geopolitischer Lage.
  
• Lieferantenabhängigkeit: Anteil der Ausgaben bei den Top-5-Lieferanten.
  
• Resilienzfaktor: Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um eine Störung der Lieferkette zu kompensieren.

Pro-Tipp: Nutzen Sie qualitative und quantitative Risikometriken und eine innovative Supplier-Risk-Management-Plattform, um Lieferanten- und Vertragsrisiken effektiv einzuschätzen und nachzuverfolgen.Laden Sie hier Ihre Checkliste für optimales „Supplier Risk & Performance Management“ herunter.

4. Nachhaltigkeitskennzahlen

Derzeit können aktuelle Reformen bei CSRD und CSDDD in Deutschland und der EU zu Verunsicherungen führen. Allerdings lassen CO₂-Bepreisung, Anforderungen in den Bereichen Biodiversität und Menschenrechte sowie Kapitalmarkt-Erwartungen wenig Spielraum für Inaktivität in Sachen ESG, schreibt Christian Maassen (EcoVadis) in Beschaffung Aktuell.

Kennzahlen, die hier im Mittelpunkt stehen, sind: 

• CO₂-Fußabdruck der Lieferkette: Messung von Scope-3-Emissionen.
  
• Anteil nachhaltiger Lieferanten: Bewertet anhand von Zertifikaten und Audit-Ergebnissen.
  
• Diversität in der Lieferkette: Anteil von Lieferanten aus KMU, Start-ups oder divers aufgestellten Unternehmen.
  

Ivaluas Environmental Impact Center (EIC) ermöglicht es Ihnen, Emissionen transparent zu reduzieren, Lieferanten kollaborativ einzubinden und aktiv zu den Nachhaltigkeitszielen Ihres Unternehmens beizutragen. Datenblatt “Environmental Impact Center” herunterladen.

Praxisbeispiel: So optimiert SHS das Beschaffungsmanagement für Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit

Mit Ivaluas integrierter Beschaffungslattform konnte SHS – Stahl-Holding-Saar GmbH & Co Beschaffungszyklen beschleunigen, Kosten senken und Transparenz für nachhaltigere Entscheidungen schaffen. Diese KPIs standen hauptsächlich im Fokus. Heute steuert das Unternehmen alle Mutter- und Tochtergesellschaften über einheitliche Prozesse und erfüllt zugleich die steigenden Kundenanforderungen in Sachen Nachhaltigkeit.

Im Interview sagte Alexander Buß, Leiter der Abteilung für „Prozesse, Performance und Nachhaltigkeit“ im indirekten Einkauf, dass Teams dank Ivalua nun “mehr Zeit haben, Einkaufsstrategien zu entwickeln, zu planen und umzusetzen. Das ist wichtig, um die Chancen nutzen zu können, die die Dekarbonisierung der SHS bietet. Durch den Einsatz digitaler Tools können wir als Einkauf also einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen generieren.”

Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen ein wirkungsvolles KPI-System im Beschaffungsmanagement etablieren kann.

So etablieren Sie ein effektives KPI-System im Beschaffungsmanagement

Die Einführung von Erfolgskennzahlen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Transformationsprozess. Ziel ist nicht nur die Messung, sondern die aktive Steuerung von Wertbeiträgen der Beschaffung. Unternehmen, die hier erfolgreich sind, kombinieren Strategie, Technologie und Change Management. Typischerweise gehen sie dabei in vier Schritten vor:

1. Strategische Zieldefinition: Leiten Sie die Beschaffungs-KPIs direkt aus den Unternehmenszielen ab. Überlegen Sie: Soll die Beschaffung vor allem Kosten senken, Innovationen fördern, Risiken minimieren oder Nachhaltigkeitsziele erreichen? Nur wenn Ziele klar formuliert und priorisiert sind, können Kennzahlen einen echten Steuerungsbeitrag leisten.

2. Kennzahlenauswahl: Weniger ist mehr. Wählen Sie ein Set an KPIs, das sowohl operative Effizienz (z. B. Durchlaufzeiten, Maverick Buying) als auch strategische Wirkung (z. B. Innovationsrate, ESG-Compliance, Risikotransparenz) abbildet. Achten Sie auf eine Balance zwischen finanziellen und nicht-finanziellen Kennzahlen.

3. Technologische Unterstützung: Nutzen Sie integrierte Beschaffungslösungen wie Ivalua, um Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren. Nur so entsteht eine „Single Source of Truth“, die Transparenz schafft und Vergleichbarkeit gewährleistet. Ergänzend können Dashboards und Predictive Analytics helfen, Trends frühzeitig zu erkennen und Szenarien zu simulieren.

4. Regelmäßige Review-Zyklen: Verankern Sie feste Überprüfungen, um Kennzahlen an Marktbedingungen, Unternehmensstrategie und regulatorische Anforderungen anzupassen. KPIs sind kein statisches Konstrukt – sie müssen dynamisch weiterentwickelt werden, damit sie relevant und handlungsleitend bleiben.

Pro-Tipp: Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Bereich, etwa dem indirekten Einkauf. Wählen Sie dort 2-3 entscheidungsrelevante KPIs, testen Sie die Datenqualität und stimmen Sie die Ergebnisse regelmäßig mit den Fachbereichen ab. Erst wenn diese KPIs zuverlässig aussagekräftige Ergebnisse liefern, übertragen Sie den Ansatz auf weitere Kategorien.

Fazit

Erfolgskennzahlen sind heute unverzichtbar, um Beschaffungsmanagement in der DACH-Region als strategische Schlüsselfunktion zu etablieren. Sie ermöglichen Transparenz  und entscheidungswichtige Informationen, um Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und  Nachhaltigkeit zu sichern. Unternehmen, die KPIs systematisch einsetzen, stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit und können in unsicheren Märkten resilient agieren.

Häufig gestellte Fragen zum Thema KPIs im Beschaffungsmanagement

Welche KPIs sind im Beschaffungsmanagement am wichtigsten?

Relevante Kennzahlen sind Einsparungen, TCO, Automatisierungsquote, Lieferantenrisiko-Index und Nachhaltigkeitskennzahlen wie CO₂-Fußabdruck.

Wie unterscheiden sich KPIs im Einkauf von anderen Unternehmenskennzahlen?

KPIs im Einkauf beziehen sich speziell auf Lieferanten, Kosten, Risiken und Nachhaltigkeit. Sie zeigen, welchen Beitrag die Beschaffung zur Unternehmensstrategie leistet.

Welche Rolle spielt Technologie bei der KPI-Messung?

Moderne Beschaffungsplattformen wie Ivalua bieten eine „Single Source of Truth“, automatisieren die Datenerfassung und stellen Echtzeit-Analysen bereit.

Werden Nachhaltigkeits-KPIs in der DACH-Region verpflichtend?

Ja. Mit der EU-CSRD und Lieferkettengesetzgebung sind Unternehmen verpflichtet, Nachhaltigkeitskennzahlen offenzulegen und in ihre Steuerung einzubeziehen.