Bestellungen verstehen: Warum veraltete  Prozesse Ihr Budget belasten

Bestellungen sind wesentliche Bestandteile der Beschaffung und des Geschäftsbetriebs, da sie Genauigkeit und Rechenschaftspflicht gewährleisten. Sie fungieren als formelle Vereinbarungen zwischen Käufern und Lieferanten, legen Kaufdetails präzise fest und verhindern Streitigkeiten oder Missverständnisse.

Dieser Artikel gibt Einblick in  die Grundlagen von Bestellungen, die verschiedenen Bestellungsarten, den operativen Prozess und ihre Bedeutung für Unternehmen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein formelles Dokument eines Käufers an einen Verkäufer, das eine Transaktion detailliert beschreibt. Sie wird oft mit einer Bestellanforderung verwechselt, bei der es sich um einen internen Genehmigungsantrag handelt. Eine Bestellung hingegen spezifiziert die Transaktion mit dem Lieferanten. Sie enthält wichtige Informationen wie Produkttypen, Mengen, Preise, Liefertermine und Zahlungsbedingungen. Sobald sie akzeptiert wurde, wird sie zu einer rechtlich bindenden Vereinbarung.

Bestellungen sind entscheidend für eine klare Kommunikation bei Geschäftstransaktionen. Sie reduzieren Missverständnisse und steigern die Effizienz in der Beschaffung, der Bestandskontrolle, der Budgetverwaltung und den Lieferantenbeziehungen. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf manuelle Prozesse. Eine Studie der Hackett Group zur Purchase-to-Pay-Performance ergab, dass 61 % der Unternehmen aufgrund manueller Prozesse operative Ineffizienzen erlebten.

Während Bestellungen Transaktionen einleiten, fordern Rechnungen die Zahlung nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an und schließen damit den Kreditorenprozess ab. Das Verständnis der Beziehung zwischen Bestellungen und Rechnungen ist entscheidend für die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses.

Arten von Bestellungen

Verschiedene Arten von Bestellungen sind auf unterschiedliche Beschaffungsanforderungen zugeschnitten. Diese Übersicht untersucht die verschiedenen Typen und zeigt auf, wie ein digitales Bestellmanagementsystem Prozesse optimieren kann.

Die sieben Schritte im Bestellprozess

Der Bestellprozess ist ein strukturierter Workflow, der sicherstellt, dass Beschaffungsaktivitäten effizient und transparent sind.

1. Bedarfsanforderung: Ein Mitarbeiter oder eine Abteilung stellt einen formellen Antrag auf Waren oder Dienstleistungen.
2. Erstellung der Bestellung: Nach der Genehmigung der PR wandelt das Team diese in eine formelle Bestellung um.
3. Genehmigung: Bevor die Bestellung an den Lieferanten geht, durchläuft sie einen Genehmigungs-Workflow (z. B. durch Budgetverantwortliche).
4. Versand an den Lieferanten: Die Bestellung wird per E-Mail oder über E-Procurement-Plattformen übermittelt.
5. Wareneingang & Prüfung: Bei Lieferung wird geprüft, ob Qualität und Menge mit der Bestellung übereinstimmen.
6. Rechnungsabgleich: Die Finanzabteilung vergleicht die Rechnung des Lieferanten mit der Bestellung und dem Wareneingangsbeleg (Matching).
7. Zahlungsabwicklung: Die Zahlung erfolgt gemäß den in der Bestellung festgelegten Bedingungen.

Laut der Hackett Group können Unternehmen durch ein besseres Beschaffungsmanagement ihre Kosten um bis zu 30 % senken.

Die Optimierung des Bestellwesens kann die Beschaffungskosten erheblich senken. Laut der Hackett Group können Unternehmen ihre Beschaffungskosten durch ein besseres Beschaffungsmanagement, wozu auch die Optimierung des Bestellprozesses gehört, um bis zu 30 % senken.

Für diejenigen, die tiefer in die Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse eintauchen möchten, einschließlich der Frage, wie sich Bestellungen in die umfassendere Beschaffungsstrategie einfügen, lohnt es sich, mehr über den Purchase-to-Pay-Prozess zu erfahren.

Vorteile eines digitalen Managementsystems für Bestellungen

Die Implementierung eines digitalen Bestellsystems kann die Beschaffung transformieren, indem sie die Effizienz steigert, Kosten senkt und die betrieblichen Abläufe insgesamt verbessert.

Ein entscheidender Vorteil ist die Reduzierung von Fehlern und manuellen Aufgaben. Durch Automatisierung können Unternehmen menschliche Fehler bei der Dateneingabe minimieren und so eine höhere Genauigkeit der Bestellungen sowie weniger kostspielige Unterbrechungen gewährleisten. Digitale Systeme beschleunigen die Bearbeitung durch automatisierte Genehmigungen und sofortigen Versand, was schnellere Reaktionen auf den Beschaffungsbedarf ermöglicht.

Eine verbesserte Transparenz ist ein weiterer wesentlicher Vorteil. Echtzeit-Tracking und Status-Updates ermöglichen es Beschaffungsteams, Bestellungen zu überwachen und Probleme umgehend zu beheben, was für eine höhere Zuverlässigkeit sorgt. Ein robustes digitales System lässt sich nahtlos in andere Beschaffungs- und Finanzplattformen integrieren und synchronisiert Daten, um die Bestands-, Budget- und Lieferantenverwaltung zu optimieren.

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben sparen diese Systeme Zeit und ermöglichen es den Teams, sich auf strategische Aktivitäten wie das Lieferantenmanagement und die Kostenoptimierung zu konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsarbeit aufzuhalten.

Laut Ardent Partners kann eine Senkung der Beschaffungskosten um 1–2 % dieselbe Auswirkung auf die Rentabilität haben wie eine Umsatzsteigerung von 10 %. Diese Statistik unterstreicht zusätzlich die Bedeutung der Straffung von Beschaffungsprozessen durch digitale Lösungen.

Wie Ivalua den Bestellprozess automatisieren kann

Die E-Procurement-Plattform von Ivalua vereinfacht jeden Schritt und ermöglicht es Teams, alle Ausgaben über eine zentrale Plattform zu verwalten:

• Vollständige Automatisierung: Reduziert manuelle Aufgaben und beschleunigt den Zyklus.
• Benutzerfreundlichkeit: Erstellung von Bestellungen mit nur drei Klicks.
• Intelligentes 4-Way-Matching: Gleicht Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Vertrag ab, um Überzahlungen zu vermeiden.
• Anpassbare Workflows: Automatisierte Prüfprozesse nach Ihren Regeln.
• Echtzeit-Analysen: Datenbasierte Einblicke zur Optimierung der Strategie.

Darüber hinaus lässt sich die Plattform nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und synchronisiert Beschaffungsdaten für ein besseres Bestands- und Budgetmanagement.

Laut Forrester verfügt „Ivalua über Stärken in seiner gesamten Suite, insbesondere im Bereich Source-to-Contract. Die Strategie von Ivalua besteht darin, Kunden dabei zu unterstützen, ihre gesamten Ausgaben mit all ihren Lieferanten über eine einzige, einheitliche SVM-Plattform zu verwalten, die auf Transparenz, Akzeptanz, Effizienz und Zusammenarbeit basiert.“

Eine kürzlich veröffentlichte, unabhängige „Total Economic Impact™ (TEI)“ Studie bietet darüber hinaus eine detaillierte Analyse der finanziellen Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz der Ivalua-Plattform erzielen.

Die wichtigsten Ergebnisse:

•  393 % ROI in den ersten drei Jahren
•  $25,5 Mio. Kapitalwert (NPV) in den ersten 3 Jahren
• Amortisation in weniger als 6 Monaten

Bewerten und verbessern Sie Ihre aktuelle Bestellstrategie

Die Einführung von E-Procurement-Software und Lösungen für das Bestellmanagement – wie die von Ivalua – kann der entscheidende Schlüssel sein, um eine höhere Effizienz und Kosteneinsparungen in Ihren Beschaffungsabläufen zu realisieren. Letztendlich statten Sie Ihr Unternehmen so mit den notwendigen Werkzeugen aus, um den Einkauf zu optimieren und substanzielle Verbesserungen in Ihrer gesamten Lieferkette voranzutreiben. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre aktuelle Strategie im Bestellmanagement zu bewerten und festzustellen, ob manuelle Prozesse Sie ausbremsen oder Probleme bei der Transparenz und Systemintegration verursachen.